Human Resources officer payroll

Requisition ID: req5005

Job Title: Human Resources officer payroll

Sector: Human Resources

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Congo, Democratic Republic of the

Job Description

Le (la) HR Officer s’occupe principalement de la paie du personnel national de IRC RDC, de la déclaration des cotisations et impôts à la DGE à Kinshasa  et de la gestion des autres aspects RH pour le bureau de Kinshasa. Il fait partie de l’équipe nationale RH et collabore étroitement avec les équipes RH des provinces pour assurer la gestion des aspects sous sa responsabilité.

Il s’assure de la conformité de la gestion du personnel national avec les lois congolaises en la matière (notamment le code du travail) et les politiques de l’IRC (Reglement d’Entreprise, Global HR Operating Policies and Procedures (GHROPP), memos internes.

Responsabilités 

Paie 

• Etablir les états de paie du personnel national d’IRC-RDC (environ 500 agents) en introduisant les données fournies par les différentes provinces dans le logiciel de Paie NOLAN et en extraire les rapports pour les approbations;
• S’assurer de la véracité des informations envoyées des provinces et en cas de besoin demander leur correction pour assurer l’exactitude des salaires payés au personnel;
• Faire approuver les différents rapports de paie et soumettre la version online du payroll à la signature de la Finance et de la Direction chaque mois;
• Etablir les demandes de paiement des salaires et s’assurer que les paiements de salaires sans tous les bureaux sont faits dans les délais;
• Rendre disponibles les bulletins de paie de tout le personnel au niveau national et de s’assurer de leur distribution et du classement des copies signées;
• Prépare les avances sur salaires pour le personnel du bureau de Kinshasa;
• Faire la compilation des données des cotisations et impôts chaque mois pour les salariés, les occasionnels et les décomptes finals, établir les demandes de paiement et s’assurer que les paiements et les déclarations auprès de la Direction de Grandes Entreprises (DGE) sont faits dans le délai légal
  

Gestion RH du bureau de Kinshasa

• Appuyer le recrutement du bureau de Kinshasa en travaillant étroitement avec le Gestionnaire RH chargé de l’acquisition des talents;
• S’assurer de la documentation de tout le processus de recrutement conformément aux politiques de l’IRC;
• S’assurer de la constitution et de la mise à jour en temps réel des dossiers individuels du personnel conformément à la politique de gestion des dossiers du personnel ainsi quela mise à jour et en temps réel des bases de données des ressources; 

• Gérer le processus de sorties du personnel du bureau de Kinshasa ; Préparer le paiement des décomptes finaux  et s’assurer que le paiement est fait à temps ainsi que la remise de l’attestation de service rendu;
• Gérer le paiement des factures des structures médicales et de tout autre partenaire du département RH;
• Contrôle et tient les statistiques des coûts relatifs à la prise en charge médicale du personnel national, assurant la liaison avec les centres médicaux si nécessaire pour garantir la pertinence des soins et la conformité des factures ;
• Assure le suivi de toute question ou problème relatif à la santé et à la prise en charge médicale des employés nationauxOrganiser le programme d’accueil et d’orientation de nouveaux employés;
• Organiser, en collaboration avec le Gestionnaire RH chargé du développement des compétences, les orientations générales de groupe et toute autre activité initiée par le pays ou au niveau global;
• Recevoir et résumer toutes les recommandations contenues dans l’évaluation de performance et l’envoyer aux RH nationales;
• S’assurer que toutes les activités d’apprentissage et de développement de la province sont effectuées et contacter les structures d’apprentissage pour l’organisation des formations (INPP et autres);
• Ecrire et envoyer au Gestionnaire RH chargé du développement des compétences un rapport annuel surla réussite du Plan d’Apprentissage et Développement provincial pour l’année en soulignant lespoints de force, de faiblesse et les leçons apprises.

Rapport RH

• Rapporter mensuellement et envoie les informations à jour sur le mouvement du personnel du bureau de Kinshasa à travers les HR metrics report;
• Mettre à jour le fichier de suivi congé, des décomptes finals, suivi des talents et l’organigramme et le soumet trimestriellement a son superviseur et place une copie sur le serveur RH du bureau;
• Compiler annuellement le Head count du bureau National;
• Soumet trimestriellement le tableau récapitulatif des couts des soins médicaux avec les analyses des couts et des moyennes par staff et par structure et faire des propositions d’améliorations des services des soins donnés au staff à sa hiérarchie.

Administration RH

• Assurer le suivi du renouvellement des contrats à temps, au moins 15 jours avant la fin de ces derniers;
• Assurer que le classement et l’archivage des dossiers du personnel national est à jour et est conforme à la réglementation de l’IRC;
• Assurer que les timesheets du personnel national sont collectées à temps et sont corrects;
• Assurer le suivi et le contrôle des présences en collaboration avec les superviseurs ;
• Travailler avec les superviseurs des équipes pour produire un planning de congé de tous les employés nationaux et en faire le suivi;
• Soumettre à la signature de la Direction les documents RH venant des provinces et les renvoyer après signature.

Respect du Code de déontologie d’IRC (IRC Way)

• S’engage à respecter le Code de déontologie de l’IRC (IRC Way) ;
• S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail ;
• Etre disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC.

Qualifications

• Etre intègre, honnête et digne de confiance
• Diplôme universitaire en Ressources Humaines, Sciences Administratives et/ou commerciales ou autre domaine apparentée
• Expérience de deux années au moins dans la gestion des RH,Etre à l’aise avec les chiffres et les calculs
• Bonne connaissance de la législation sociale et fiscale congolaise
• Excellent niveau de français écrit et oral, une bonne connaissance de l’anglais est un atout
• Excellent faculté d’organisation, rigueur et précision
• Excellentes compétences interpersonnelles, de bonne communication et en médiations
• Grande capacité d’analyse et de résolution des problèmes et des conflits ;
• Sens de l'organisation et capacité d'établir des priorités et de respecter les délais requis
• Esprit d'équipe avec une personnalité attentive à respecter les besoins de bien-être du personnel
• Aptitude à conseiller et coacher les autres, si nécessaire.
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives