Associé (e) aux Achats

Goma

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Goma
Grade: Administrative support - LICA-6, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Procurement
Closing Date: Closed

Informations générales sur l’UNOPS

Le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, d'aide humanitaire et de développement de ses partenaires dans le monde entier. L'UNOPS aide les partenaires à bâtir un avenir meilleur en fournissant des services qui accroissent l'efficience, l'efficacité et la durabilité des projets de consolidation de la paix, d'aide humanitaire et de développement. Désigné comme une ressource centrale des Nations Unies, l'UNOPS fournit des services de gestion de projets, d'achats et d'infrastructure durables à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d'organisations du système des Nations Unies.

Background Information - PSC

Centre pour la Paix et la Sécurité de l’UNOPS - PSC

Le Centre pour la Paix et la Sécurité de l’UNOPS (Peace and Security Cluster - PSC) est l’un des principaux prestataires de services dans le domaine de la lutte antimines avec le Service antimines des Nations Unies (UNMAS), le PNUD, l’UNICEF, les gouvernements des pays affectés par les mines et d’autres partenaires dans le domaine de la lutte antimines. Ce Centre est chargé de diriger, fournir le soutien et superviser la gestion quotidienne des bureaux de projets sur le terrain en répondant aux besoins du client conformément aux règles et règlements de l’UNOPS. Le Centre est dirigé par le Directeur du PSC qui détient l’autorité générale et la responsabilité de la performance du Centre envers ses clients.

Background Information - Job-specific

Service d'action antimines des Nations Unies (UNMAS) RDC

La République démocratique du Congo (RDC) a connu depuis près de deux décennies des troubles, en particulier dans les provinces de l'Est. L’utilisation des mines était une caractéristique du conflit et les restes des explosifs de guerre lors des combats restent un danger.

UNMAS est arrivé en RDC en 2002 pour apporter un soutien à la Mission de maintien de la paix (MONUSCO) et de mener une action humanitaire de déminage. Il continue de travailler avec tous les acteurs impliqués dans la lutte antimines, la gestion des armes et des munitions et les questions de sécurité.

Functional Responsibilities

* LES CANDIDATS (ES)SANS EXPERIENCE DE L’ONU OU DE L’UNOPS SONT VIVEMENT ENCOURAGÉS (ES) A POSTULER !

Sous la supervision directe du Chef des Services de Soutien, l’Associé (e) aux Achats veille à ce que des services de soutien efficaces et rapides en matière d’achat et de gestion des contrats soient fournis aux différents Chargés de Programme d’une zone géographique donnée. Il / elle promeut une approche axée sur le client, la qualité, les résultats et fournit un soutien au personnel chargé des achats. Dans l'exercice de ses fonctions, l'Associé (e) aux achats travaille avec un minimum de supervision et assure la liaison entre les Chefs des services de soutien du programme UNOPS, les conseillers techniques principaux, les gestionnaires de portefeuille et / ou les assistants de portefeuille de l'UNOPS afin d'assurer la meilleure assistance possible. Les fonctions clés sont:

Services de soutien transactionnels aux achats:

Intégrer les étapes nécessaires pour renforcer la durabilité dans le processus d’approvisionnement.
Mettre à disposition les soumissions aux Comités des contrats et des biens. (CPCs);
Etablir les documents de préparation / traitement des commandes d'achat, des contrats, des accords à long terme ou de leurs modifications;
Fournir les recherches / données demandées sur les marchés en effectuant des études de marché régulières pour déterminer les sources d'approvisionnement, à l'aide du marché global des Nations Unies et d'autres sources externes;
Mettre en place / améliorer et maintenir la base de données des fournisseurs locaux en assurant une mise à jour régulière des données;
Mettre à jour les bases de données d’information de tous les dossiers Achats;
Générer l’état des rapports si nécessaire;
Assurer la disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d'audit et de révisions.

Planification des achats, réquisitions et sourcing:

Collaborer avec le personnel et les Chefs des différents projets dans le cadre de la préparation de leurs plans d’achats et d’attribution de marché en administrant et surveillant toutes les questions liées aux achats pour la zone géographique / l’activité de projet donnée;
Mettre à jour un processus de suivi des achats des projets et faire des comptes rendus sur les commandes d'achat en cours au bureau demandeur;
Faire des propositions aux entités requérantes sur le mode de provision des biens, travaux et services, y compris les délais de passation des marchés de chaque étape;
Examiner les demandes pour s'assurer qu'elles sont complètes;
Préparer les Spécifications détaillées des équipements et matériaux, des profils d'emploi et l'énoncé des travaux pour la préparation du RFP, RFQ et ITB, en veillant à ce que les propositions soient approuvées par les unités demandeurs;
Assurer une liaison constante entre les fournisseurs et les clients jusqu’à la livraison des marchandises en toute sécurité;
Rédiger des lettres, notes de service, fax, courriers électroniques, etc. Faire un suivi avec les fournisseurs tout au long du cycle d’approvisionnement ; enquête et résolution des problèmes post-commande et des rapports d'avancement sur les achats;
Fournir des réponses orales / écrites aux requêtes des projets, des clients, des entreprises, etc. sur des questions liées à l'approvisionnement;
Préparer des rapports mensuels sur les questions d’achat;
Assurer la liaison avec l'unité de la logistique et les projets lors de la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir un rapport de livraison correct, un RIR (rapport de réception et d'inspection) ou les certificats correspondants et de s'assurer qu'un inventaire adéquat est établi.

Processus d'appel d'offres et de négociation:

Préparer la liste des Prestataire/fournisseurs (sélectionnés / présélectionnés) appropriés pour des achats de valeur supérieure aux montants désignés par le Chef du projet;
Aider à l'organisation des processus de passation des marchés y compris la préparation et la conduite des RFQ, ITB ou RFP, réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats conformément aux règles et règlements de l'UNOPS en cas d'ajustements requis;
En collaboration avec le programme demandeur / clients des opérations, faciliter la révision et l'évaluation des appels d’offres ou propositions reçues et faire une analyse pour une attribution de contrat moins complexe et le soumettre au LCPC ou à un autre organisme désigné par la loi;
Préparer la soumission HQCPC, ou de l'organisation désignée, avec le programme / opérations demandeurs;
Organiser les réunions du LCPC (ou des organisations statutaires désignées) selon les besoins, et partager les documents au moins 24 heures à l'avance pour révision;
Enregistrer les dossiers du LCPC ou de l'organisation statutaire désigné.

Processus d'appel d'offres et de négociation:

Préparer la liste des Prestataire/fournisseurs (sélectionnés / présélectionnés) appropriés pour des achats de valeur supérieure aux montants désignés par le Chef du projet;
Aider à l'organisation des processus de passation des marchés y compris la préparation et la conduite des RFQ, ITB ou RFP, réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats conformément aux règles et règlements de l'UNOPS en cas d'ajustements requis;
En collaboration avec le programme demandeur/ clients des opérations, faciliter la révision et l'évaluation des appels d’offres ou propositions reçues et faire une analyse pour une attribution de contrat moins complexe et le soumettre au LCPC ou à un autre organisme désigné par la loi;
Préparer la soumission HQCPC, ou d'un organisme désigné, avec le programme / opérations demandeurs;
Organiser les réunions du LCPC (ou des organisations statutaires désignées) selon les besoins, et distribuer les documents au moins 24 heures à l'avance pour révision;
Enregistrer les dossiers du LCPC ou d'une organisation statutaire désignée.

Gestion des contrats:

S’assurer que les contrats sont signés par les fournisseurs;
S’assurer d’une mise à disposition de fonds dans le système d'entreprise et obtenir des signatures pour approbation;
Diffuser l’annonce du contrat et des attributions;
Assurer une bonne gestion des contrats et du système de classement;
Maintenir à jour la liste des bases de données / listes des meilleurs fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services, activités et statistiques.

Gestion d’équipe:

Faciliter l'engagement de l’équipe et la livraison des résultats à travers une planification efficace du travail, la gestion des performances, un encadrement et la promotion de l'apprentissage et du développement professionnel;
Assurer que les membres de l'équipe se conforment aux politiques existantes et aux meilleures pratiques.

Gestion et partage de connaissances:

Organiser et/ou faciliter les différentes initiatives en termes de formation et d’apprentissage pour le personnel, en matière de passation de marché/achats;
Contribuer à la gestion de connaissance et aux forums de bonnes pratiques en synthétisant les enseignements tirés et en diffusant les bonnes pratiques en termes de procédures de passation de marché;
Recueillir de manière productive les contributions, les suggestions et capitaliser les connaissances internes sur les processus d’achat et les meilleures pratiques en matière de passation de marché.

Education/Experience/Language requirements

* LES CANDIDATS (ES) SANS EXPERIENCE DE L’ONU OU DE L’UNOPS SONT VIVEMENT ENCOURAGÉS (ES) A POSTULER !
Formation

Un diplôme Universitaire de premier niveau (Bachelor, ou équivalent) en Achats, chaîne d'approvisionnement, Droit, Commerce, Administration des affaires ou dans un domaine similaire avec deux (2) ans d’expérience ; OU
un diplôme d’étude secondaire ou un baccalauréat avec 6 ans d’expérience est obligatoire.

Expérience professionnelle

Toute expérience en approvisionnement/Achats est considérée comme pertinente.
Maîtrise des logiciels et des progiciels de bureautique (MS Office) est obligatoire.

Langue

La maîtrise du français (parlé, écrit et lu) est obligatoire.
Un niveau d'anglais intermédiaire (parler, écrire et lire) est obligatoire.

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Considérations supplémentaires

* LES CANDIDATS (ES) SANS EXPERIENCE DE L’ONU OU DE L’UNOPS SONT VIVEMENT ENCOURAGÉS (ES) A POSTULER !

Les candidates qualifiées sont vivement encouragées à postuler.
Veuillez noter que la date de clôture est minuit, heure de Copenhague
Les demandes reçues après la date de clôture ne seront pas prises en compte.
Seuls (es) les candidats (es) retenus (es) pour des entretiens seront informés (es)
Harmonisation vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses collaborateurs et reconnaît l'importance de trouver un équilibre entre les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressive d'harmonisation travail-vie personnelle et proposons plusieurs options de travail flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS pour tous les types de contrat.
Le titulaire doit se conformer aux politiques de sécurité, aux instructions administratives, aux plans et procédures du système de gestion de la sécurité des Nations Unies et à ceux de l'UNOPS.

L'UNOPS a pour politique de vérifier les antécédents de toutes les recrues / stagiaires potentiels. Le recrutement / stage à l'UNOPS dépend des résultats de ces contrôles.

Contract type, level and duration

Type de contrat: Accord de Contrat Individuel Local
Niveau du contrat: LICA 6 (ICS 6)
Durée du contrat: Durée indéterminée sous réserve des obligations de l’organisation, de la disponibilité des fonds et de performances satisfaisantes.

Pour plus d'informations sur les modalités de contrat ICA, veuillez suivre ce lien:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Harmonisation vie professionnelle
L'UNOPS valorise ses collaborateurs et reconnaît l'importance de trouver un équilibre entre les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressive d'harmonisation travail-vie personnelle et proposons plusieurs options de travail flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS pour tous les types de contrat.

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