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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Bujumbura
  • Grade: SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Project and Programme Management
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2019-06-25

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Un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) du Projet

Bujumbura (Burundi)

Background

Dans le cadre du Programme de Coopération (CPD) 2019-20123, le PNUD, en concertation avec différents ministères dont celui de la Justice, de l’Intérieur, de la Décentralisation, de la Fonction Publique et de la Bonne Gouvernance a formulé un Programme opérationnel sur l’amélioration de l’Accès aux Services Administratifs et Judiciaires, PASD.
 
Le Programme vise l’amélioration de l’accès équitable (en tenant compte des besoins spécifiques des hommes, des femmes et des groupes vulnérables) aux services publics administratifs et judiciaires et aux droits notamment aux niveaux provincial et local, à travers l’autonomisation des citoyens et le renforcement des capacités techniques et opérationnelles de délivrance des services et des mécanismes de redevabilité. 
 
Le Programme prévoit deux résultats et 6 produits.
Le résultat 1, est que les populations locales des zones d’intervention, particulièrement les femmes et les groupes vulnérables sont mieux outillés pour demander les services essentiels et réclamer les droits fondamentaux. Les différents produits liés à ce résultat sont : (1.1) Les parajuristes communautaires et les bureaux d’assistance juridique sont renforcés pour fournir les informations sur les droits et procédures administratives et judiciaires et appuyer les femmes et les groupes vulnérables dans leur demande de services ; (1.2.) Les citoyennes et les citoyens sont impliqués dans l’évaluation des services publics notamment au niveau des administrations communales et provinciales.
 
Le résultat 2 est que Les institutions administratives, judiciaires ainsi que les collectivités locales ont des capacités techniques/opérationnelles accrues pour fournir des services de qualité et de proximité à la population, en tenant compte des besoins spécifiques des femmes et des groupes vulnérables. Les produits liés à ce résultat sont : (2.1.) Les institutions de délivrance des services administratifs aux populations sont mieux outillées pour fournir les services administratifs de qualité et de proximité ; (2.2.) Les institutions judiciaires sont mieux outillées pour fournir les services de qualité et de proximité ; (2.3.) Les institutions tertiaires nationales ont renforcé leurs capacités pour améliorer les compétences techniques des fonctionnaires, des acteurs de justice et des acteurs locaux ; (2.4.) Les institutions de contrôle et d’évaluation des performances et de médiation sont renforcées pour mieux jouer leur rôle dans la promotion de la redevabilité des acteurs et entités en charge de la fourniture des administratifs et judiciaires, aux niveaux national et local.
 
Dans le cadre de la réalisation du produit 2.2., les principales activités prévues sont les suivantes : (i) Promouvoir la justice de proximité à travers le renforcement des capacités techniques et opérationnelles des tribunaux de résidence, le renforcement de la chaîne pénale et les itinérances judiciaires dans les zones de rapatriement ; (ii)   Appuyer la fourniture et la coordination des services d’aide légale aux plus vulnérables ; (iii)  Appuyer les mécanismes de lutte et de prise en charge holistique des victimes de VBG à travers notamment l’opérationnalisation des chambres spécialisées VBG et la mise en place de one-stop center pour la fourniture des services juridiques, de santé, psychosociaux et de réinsertion socioéconomique.
 
Pour renforcer la gestion du programme conformément aux règles et procédures administratives et financières du PNUD, le bureau pays du Burundi a besoin d’un/e assistant/e Administratif/ve et Financier/Financière au niveau de l’équipe de gestion.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe du Conseiller Technique Principal du Programme d’Amélioration de l’accès aux services et aux droits, il/elle effectuera les tâches suivantes :
 
A/ Appui à la gestion financière :
  • Assurer le suivi et l’application des procédures et réglementations financières du PNUD concernant les opérations financières en matière d’achats, de paiements, des réglementations bancaires, des réglementations du taux de change des Nations Unies et autres réglementations comptables et financières du PNUD.
  • Participer à l’élaboration et à la formulation des budgets et s’assurer de leur conformité aux objectifs administratifs du programme.
  • Assurer le suivi financier du programme avec des visites périodiques de contrôle et veiller à ce que les exigences financières et administratives du PNUD soient respectées.
  • Assurer le suivi de l’exécution financière des ressources allouées aux partenaires dans le cadre de la mise en œuvre du programme.
  • Se rassurer de l’implication du genre pour les aspects administratifs et financier du programme 
  • Maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s’assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans Atlas, que tous les paiements sont effectués.
  • Vérifier dans ATLAS l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans les paiements
  • Assurer la liaison sur la conduite de l'audit du projet et assurer l'accès des auditeurs aux documentations du projet, au personnel et aux institutions impliquées dans le projet;
  • S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations quotidiennes et périodiques : préparation des demandes de paiement, établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds. Il (elle) rédige également des rapports internes sur les coûts budgétisés et réels de la composante planification.
  • Mettre en œuvre les recommandations des audits, mettre en place un cadre de contrôle interne efficace.
  • Préparer les rapports consolidés de dépenses (combined delivery reports, CDRs) pour leur certification trimestrielle et annuelle,
  • S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO,
  • S’assurer que les frais de gestion des projets sont correctement pris en compte ; préparer les révisions budgétaires requises et initier toute action dans ATLAS relevant de son profil.
  • Initier les écritures de correction (régularisation dans le journal comptable) ainsi que les écritures de correction des paiements,
  • Assurer toute autre tâche selon les besoins.
B/ Appui à la gestion administrative :
  • Préparer le plan annuel d’achat du programme et s’assurer de sa mise en œuvre
  • S’assurer que les véhicules du programme sont entretenus de façon régulière.
  • Assurer la gestion des assets, des stocks de fournitures et du carburant
  • Gérer le système d’archivage et de classement des documents (sharepoint management).
  • Suivre la maintenance des systèmes bureautique et informatique du programme, en collaboration avec les unités compétentes.
  • Préparer les visites de terrain de l’équipe du programme, vérifier les déplacements des véhicules et la consommation hebdomadaire du carburant.
  • Gérer les absences du personnel en qualité de leave monitor.
  • Assurer toute autre tâche selon les besoins.

Impact des Résultats :

  • Le Programme est géré en conformité aux règles et procédures administratives et financières du PNUD et l’équipe de Programme est formée et appuyée du point de vue administratif et financier dans l’exercice de ses fonctions. En outre, les partenaires et fournisseurs de biens et services sont au courant des règles de gestion administrative et financière.

Competencies

Compétences de base 
Innovation

Aptitude à faire fonctionner des idées nouvelles et utiles 
Niveau 1: Évalue le travail avec un œil critique

Leadership
Aptitude à persuader les autres de suivre 
Niveau 1: Assume la responsabilité de son propre travail et en assure la qualité

Gestion du personnel
Aptitude à améliorer les performances et la satisfaction 
Niveau 1: Comprend les rôles, responsabilités et objectifs personnels et d'équipe

Communication
Capacité d'écoute, d'adaptation, de persuasion et de transformation 
Niveau 2: Comprend, explique et partage les informations sur les tâches assignées avec précision et clarté

Delivery
Capacité à mener des activités en faisant preuve de jugement 
Niveau 2: Respecte les objectifs et les délais pour la livraison des produits ou des services

Technique/Fonctionnelle 
Gestion des connaissances

Aptitude à saisir, développer, partager et utiliser efficacement les informations et les connaissances 
Niveau 1 : Répliquer de manière fiable: Faire le travail conformément aux instructions et démontrer sa motivation à se développer

Gestion de projet
Capacité à planifier, organiser et contrôler les ressources, procédures et protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques 
Niveau 1 : Répliquer de manière fiable: Faire le travail conformément aux instructions et démontrer sa motivation à se développer

Gestion de la relation
Aptitude à nouer et à favoriser des partenariats stratégiques avec d'autres parties, à la coordination inter-institutions et à nouer des relations de travail productives 
Niveau 2: Exécuter et apprendre: Effectue des tâches définies efficacement et approfondit la connaissance du domaine d'activité

Planification stratégique
Capacité à prendre des décisions en accord avec la stratégie, la vision et la mission 
Niveau 2 : Assistance technique: effectue efficacement des tâches définies et approfondit la connaissance du domaine d'activité

Développement et efficacité opérationnelle
Capacité à gérer habilement les opérations en ligne avec les règles et procédures du PNUD 
Niveau 1 : Répliquer de manière fiable: Faire le travail conformément aux instructions et démontrer sa motivation à se développer.

Required Skills and Experience

Qualification académique : 
  • Avoir au moins un diplôme universitaire de niveau A1 en administration, gestion, finances, comptabilité, ou tout autre domaine apparenté ;
  • La détention d’une licence dans ces mêmes domaines constitue un atout.
Expérience professionnelle : 
  • Un minimum de 5 ans d’expérience en administration et finances ou dans le domaine fonctionnement des programmes et projets sont requis ;
  • Une Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point, Outlook, etc.) et une connaissance des tableurs et bases de données ;
  • Une connaissance des outils de gestion administratives et financières du PNUD (Atlas) serait un atout;
Langues requises : 
  • Une maîtrise du français et connaissance de l’anglais. 
Notes:
  • Ce poste est uniquement ouvert aux candidat(e)s de nationalité burundaise ;
  • Ce poste est basé à Bujumbura mais avec des déplacements à l'intérieur du Pays ;
  • Les candidatures féminines qualifiées sont vivement encouragées.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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