Administration Internship

Los Grandes Ecosistemas Marinos del Caribe y de la Plataforma Continental del Norte de Brasil (denominados en conjunto “la región CLME+”) son 2 de los 66 grandes ecosistemas marinos o GEMs del mundo. En conjunto, estos 2 ecosistemas cubren un espacio marino de aproximadamente 4.4 millones de km2 y son compartidos por 26 Estados Independientes y 18 Territorios de Ultramar.

Los ecosistemas del CLME + son importantes contribuyentes al desarrollo socioeconómico regional y son clave para muchos procesos ecológicos de importancia mundial y para la conservación de la diversidad biológica. Desde el punto de vista geopolítico, la región CLME + constituye uno de los conjuntos de GEM más diversos y complejos del mundo, lo que hace que la gobernanza y gestión conjunta de los recursos marinos vivos compartidos en la región sea particularmente difícil.

Una gran cantidad de organizaciones -incluidas varias agencias de la ONU, organizaciones regionales intergubernamentales y ONGs- están activas en la región CLME+. Numerosos programas, proyectos e iniciativas que contribuyen a los objetivos del proyecto se encuentran actualmente en ejecución. Sin embargo, la coordinación y colaboración entre las muchas organizaciones e iniciativas en la región aún es incipiente.

El Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM), a través del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), otorgó una beca de 12,5 millones de dólares para apoyar la ejecución de un proyecto de 5 años (el "Proyecto CLME +" 2015-2021). Este proyecto busca catalizar la implementación del "PAE del CLME+", un Programa de Acciones Estratégicas a 10 años para salvaguardar los recursos marinos vivos en toda la región.

La Unidad Coordinación del Proyecto CLME+ (UCP) forma parte del cluster de Agua y Energia de UNOPS (con sede principal en Copenhagen, Dinamarca) y está localizada físicamente en Cartagena, Colombia. La UCP cuenta a la fecha con seis colaboradores a tiempo completo, liderados por el Coordinador Regional del Proyecto, los cuales interactúan con organizaciones intergubernamentales, otras agencias de la ONU, puntos focales de cada país, consultores y otros socios en toda la región. 

La presente pasantía es necesaria para apoyar los retos operativos en la actual fase de implementación del proyecto, organización de eventos regionales y en la gestión de las necesidades internas de la oficina.

La pasantía permitirá al pasante ganar experiencia dentro de las agencias de las Naciones Unidas así como desarrollar habilidades de gestión, manejo de procedimientos y políticas, gestión de proveedores e interacción con clientes internos y externos.

1. Duties and Responsibilities

-Apoyar la gestión interna de la oficina y la coordinación logística de las actividades del proyecto que lo requieran.

-Colaborar en los procesos de adquisición mediante la coordinación, búsqueda y gestión de proveedores, la solicitud y recepción de ofertas, apoyo en la redacción de informes de evaluación y seguimiento de la calidad de servicio.

-Colaborar con el mantenimiento de los sitios web del proyecto y la respectiva información a difundir.

-Apoyar en la administración de gestión de viajes (procesamiento de autorizaciones de viaje, reserva de tiquetes aéreos, reservas de hoteles, etc.)

-Apoyar la manutención de documentación y registros organizados, listos para realizar las correspondientes transacciones, esto para asistir en el procesamiento eficiente de los pagos y cumplir con los requisitos de auditoría.  

-Apoyar en la coordinación de impresión de materiales y control de inventario.

-Apoyar la adquisición de suministros de oficina necesarios para el funcionamiento de la misma. 

-Cualquier otra tarea administrativa y de apoyo logístico requerida por los miembros del proyecto.

2. Training components and learning elements

UNOPS valora las contribuciones de los pasantes y reconoce la importancia del aprendizaje durante una pasantía. Por lo tanto, UNOPS ofrece oportunidades para la capacitación durante el trabajo, el estudio de procedimientos, manuales y políticas relacionados a la organización, documentación del proyecto, la preparación de documentación de soporte, informes y el análisis de información. UNOPS alienta al pasante a plantear deseos específicos con respecto a las oportunidades de aprendizaje antes y durante la pasantía en las áreas temáticas que se les asignará.

3. Participation in missions or training courses

Cursos virtuales de capacitación en UNOPS Learning Zone

El pasante administrativo debe estar estudiando para obtener un título universitario como pregrado, o graduado recientemente de dichos estudios dentro de un año previo a la fecha de aplicación de la pasantía. El candidato debe estar preferiblemente inscrito en un programa profesional en un área pertinente a la administración, tales como; Administración de Empresas, Comunicaciones, Relaciones Internacionales o afines.

Fluidez (hablado, leído y escrito) en Español

Nivel intermedio/avanzado de Inglés se considerará una ventaja.

Experiencia previa no es requerida, sin embargo es deseable que:

- Cuente con interés y/o experiencia en Organizaciones Multilaterales, sus procedimientos internos, la gestión administrativa y la coordinación con proveedores y clientes.

Es deseable que cuente con excelentes habilidades de comunicación y organización.

Atención a los detalles y determinación para cumplir con plazos.

Responder positivamente a retroalimentación y a diferentes puntos de vista.

Sensibilidad y adaptabilidad a diferencias culturales, de género y de nacionalidades.

Habilidad para trabajar bajo presión y balancear varias tareas a la vez.

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.