By continuing to browse this site, you agree to our use of cookies. Read our privacy policy
  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Jakarta
  • Grade: LICA-4, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Information Technology and Computer Science
    • Procurement
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
    • Documentation and Information Management
  • Closing Date: 2019-07-23

What does it mean?

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.

Operations Assistant (Retainer)

Jakarta (Indonesia)

Background Information - UNOPS

UNOPS supports the successful implementation of its partners’ peacebuilding, humanitarian and development projects around the world. Our mission is to serve people in need by expanding the ability of the United Nations, governments and other partners to manage projects, infrastructure and procurement in a sustainable and efficient manner.

Working in some of the world’s most challenging environments, our vision is to advance sustainable implementation practices, always satisfying or surpassing our partners’ expectations.

With over 7,000 personnel spread across 80 countries, UNOPS offers its partners the logistical, technical and management knowledge they need, wherever they need it.

A flexible structure and global reach means that we can quickly respond to our partners' needs, while offering the benefits of economies of scale. 


Latar Belakang – UNOPS

UNOPS mendukung berhasilnya pelaksanaan proyek pembinaan perdamaian, kemanusiaan, dan pembangunan mitranya di seluruh dunia. Misi kami adalah melayani orang-orang yang membutuhkan dengan memperluas peran Perserikatan Bangsa-Bangsa, pemerintah, dan mitra lainnya dalam mengelola proyek, prasarana, dan pengadaan secara berkelanjutan dan efisien.

Bekerja di sejumlah lingkungan yang paling menantang di dunia, kami berupaya mendorong praktik pelaksanaan yang berkelanjutan dan senantiasa memberikan layanan yang melampaui harapan para mitra.

Dengan lebih dari 7.000 personel yang tersebar di 80 negara, UNOPS memberikan pengetahuan tentang logistik, teknik, dan pengelolaan kapan saja dibutuhkan mitra.

Struktur yang fleksibel dan jangkauan global memampukan kami memenuhi kebutuhan mitra dengan cepat dan memberikan manfaat penerapan ekonomi skala. 




Background Information - Job-specific

THOH

Thailand Operations Hub (THOH) is a UNOPS business unit under the UNOPS Asia Regional Office and it was established to better support, develop and oversee the UNOPS portfolio of projects in South East Asia and the Pacific.

The Hub comprises three main portfolios –THOH Thailand, THOH Indonesia and THOH Pacific and provides a wide range of services including Project Management, Transactional HR, Financial, and Procurement to clients that include other UN entities, INGOs and governments/government agencies donors.

Badan Restorasi Gambut Results Enabling Facility (BRG REF)

Seasonal peatland fires are now compromising Indonesia’s economic and social development by creating considerable threats to health, the environment, and the economy. In 2015 peat fires and their related haze resulted in the hospitalization of more than half a million people due to acute respiratory infections. These fires that raged through 2.6 million hectares of forest and peatland areas in the islands of Kalimantan and Sumatra released 1.6 Gts of CO2e, surpassing the annual CO2 emissions of advanced industrialized nations such as Germany, France, and others. Direct and indirect damages cost the Indonesian national economy an estimated USD 16 billion, about 2% of its annual GDP.

In recognition of the importance of peatlands for climate change mitigation, the Government of Indonesia through Presidential Regulation No 1/2016 constituted the Peatland Restoration Agency (BRG). BRG has an important mandate: prevent forest fires, especially in peatland areas, as well as restore 2 million hectares of peatlands devastated by forest and land fires. The Agency identified 7 target provinces for peatland restoration and fire prevention activities in Riau, Jambi, South Sumatra, West Kalimantan, Central Kalimantan, South Kalimantan and Papua.

Since its establishment in 2016, Norway has been supporting BRG, as current support to the BRG by the Norwegian Government falls within the wider partnership between Norway and Indonesia established in 2010 through the Letter of Intent (LOI) to reduce emissions from deforestation and land degradation of forests and peatlands . The support is part of an international climate mitigation initiative (UNFCCC) supported programme that uses international aid to counter forest degradation in various parts of the world, and this is one of the largest ever contribution made to reduce deforestation.

In the framework of this background, Norway and BRG have asked UNOPS to develop a flexible multiyear administrative support mechanism for managing Norway’s financial support to BRG through the establishment of the BRG Results Enabling Facility (BRG REF). The mechanism has within its scope a back-office management component and a service, procurement, grants management and a delivery component.
In the context of the BRG-REF, UNOPS is hiring for the position of Operations Assistant, the position will be based in BRG Office. 

​​​​​​THOH

Hub Operasional Thailand/Thailand Operations Hub (THOH) merupakan unit bisnis UNOPS yang bekerja di bawah Kantor Regional Asia UNOPS. Hub ini didirikan untuk mendukung, mengembangkan, dan mengawasi portofolio proyek UNOPS dengan lebih baik di kawasan Asia Tenggara dan Pasifik.

Hub tersebut terdiri dari tiga portofolio utama - THOH Thailand, THOH Indonesia, dan THOH Pasifik yang memberikan berbagai layanan termasuk Pengelolaan Proyek, Personalia Transaksional, Keuangan, dan Pengadaan kepada klien yang melibatkan badan-badan PBB lainnya, LSM Internasional, dan pemerintah/lembaga donor pemerintah.

Fasilitas Pendukung Hasil/Result Enabling Facility BRG (BRG REF)

Kebakaran lahan gambut musiman membahayakan pembangunan ekonomi dan sosial Indonesia mengingat besarnya ancaman yang ditimbulkan terhadap kesehatan, lingkungan, dan perekonomian. Pada tahun 2015, lebih dari setengah juta orang harus dirawat di rumah sakit karena menderita infeksi saluran pernapasan akut akibat kabut yang dihasilkan kebakaran gambut. Kebakaran yang melanda 2,6 juta hektare kawasan hutan dan lahan gambut di pulau Kalimantan dan Sumatera menghasilkan 1,6 gigaton CO2, melebihi emisi CO2 tahunan negara-negara industri maju seperti Jerman, Prancis, dan lainnya. Kerusakan langsung dan tidak langsung menyebabkan kerugian ekonomi nasional yang diperkirakan sebesar 16 miliar dolar Amerika Serikat atau sekitar 2% dari PDB tahunan Indonesia.

Mengingat pentingnya lahan gambut untuk mitigasi perubahan iklim, Pemerintah Indonesia melalui Peraturan Presiden Nomor 1 tahun 2016 membentuk Badan Restorasi Gambut (BRG). Tugas penting BRG di antaranya: mencegah kebakaran hutan terutama di wilayah lahan gambut dan merestorasi 2 juta hektare lahan gambut yang rusak akibat kebakaran hutan dan lahan. BRG mengidentifikasi 7 provinsi sebagai sasaran kegiatan pencegahan kebakaran dan restorasi lahan gambut yaitu Riau, Jambi, Sumatera Selatan, Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah, Kalimantan Selatan, dan Papua.

Sejak didirikan pada tahun 2016, BRG mendapat dukungan dari Norwegia. Dukungan Pemerintah Norwegia kepada BRG adalah bagian dari kerja sama antara Norwegia dan Indonesia yang dilakukan tahun 2010 melalui Surat Minat (LOI) untuk mengurangi emisi yang diakibatkan penggundulan hutan serta degradasi lahan hutan dan gambut. Dukungan tersebut merupakan bagian dari program yang didukung mitigasi perubahan iklim internasional (berdasarkan Konvensi Rangka Kerja PBB tentang Perubahan Iklim/UNFCCC) yang memanfaatkan bantuan internasional untuk mengatasi degradasi hutan di berbagai belahan dunia. Dukungan tersebut merupakan salah satu kontribusi terbesar dalam sejarah untuk mengurangi penggundulan hutan.

Berdasarkan latar belakang tersebut, Norwegia dan BRG telah meminta UNOPS untuk membuat mekanisme dukungan administratif yang dapat dimanfaatkan selama periode tertentu dan bersifat fleksibel guna mengelola bantuan keuangan dari Norwegia kepada BRG melalui pendirian Fasilitas Pendukung Hasil/Result Enabling Facility BRG (REF BRG). Mekanisme tersebut mencakup komponen pengelolaan kantor administrasi; pengelolaan layanan, pengadaan, dan hibah; serta komponen pengiriman.

Untuk mendukung REF BRG, UNOPS membuka lowongan kerja untuk posisi Asisten Operasi di BRG. 

Functional Responsibilities

Duties and responsibilities

Under the general guidance of Head of Working Group of General Affairs and Staffing on behalf of Secretary of the BRG and under the management of the UNOPS Head of ISU, the incumbent is responsible for the following:

  • Provide assistance in preparing data for regular maintenance and procurement of Information Communication Technology (ICT) hardware and office supplies for BRG;
  • Check and ensure internet connection is working all the time to avoid internet downtime in office;
  • Collect and provide specification of the required assets as requested by the supervisor for procurement administration and process as well as designing Terms of Reference;
  • Provide support in periodic monitoring and maintaining asset condition to ensure proper functioning;
  • Collect and input data for asset report (on asset condition, status, functionality and wear period) on a quarterly basis;
  • Provide support in calculating the asset maintenance and operation cost and appropriate funding as assigned by Supervisor;
  • Provide support in other State Funded procurement function based on state regulations and terms as assigned by the Supervisor;
  • Assist in asset handover to community/province/district government; and
  • Assist in handing over asset from UNOPS to BRG.

Tugas dan Tanggung Jawab

Menurut panduan umum Kepala Kelompok Kerja Umum dan Kepegawaian atas nama Sekretariat BRG dan manajemen Kepala Unit Dukungan Pelaksanaan/Implementation Support Unit (ISU) UNOPS, Asisten Operasi akan bertanggung jawab terhadap hal-hal berikut:

  • Membantu mempersiapkan data pemeliharaan rutin dan pengadaan perangkat keras Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dan perlengkapan kantor untuk BRG;
  • Memeriksa dan memastikan koneksi internet berfungsi setiap saat untuk menghindari gangguan internet di kantor;
  • Mengumpulkan dan memberikan spesifikasi aset yang diperlukan yang diminta oleh Supervisor untuk administrasi dan proses pengadaan serta merancang Kerangka Acuan;
  • Memberikan dukungan pemantauan berkala dan menjaga kondisi aset untuk memastikan berfungsi dengan baik;
  • Mengumpulkan dan menginput data untuk laporan aset (berdasarkan kondisi aset, status, fungsionalitas, dan periode pemakaian) setiap tiga bulan;
  • Memberikan dukungan penghitungan biaya pemeliharaan dan operasi aset dan pendanaan yang sesuai sebagaimana ditugaskan oleh Supervisor;
  • Memberikan dukungan dalam fungsi pengadaan lainnya yang didanai Negara berdasarkan peraturan dan ketentuan negara sebagaimana ditugaskan oleh Supervisor;
  • Membantu penyerahan aset kepada masyarakat / pemerintah provinsi / kabupaten; dan
  • Membantu penyerahan aset dari UNOPS ke BRG.





Competencies

Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organizational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion.
Memperlakukan semua orang dengan rasa hormat; peka dalam menanggapi perbedaan, dan mendorong orang lain untuk melakukan hal yang sama.  Menjunjung tinggi norma organisasi dan kode etik.  Mempertahankan standar kejujuran yang tinggi.  Menjadi teladan dalam keberagaman dan inklusi.

Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles. 
Memberi teladan yang baik untuk menumbuhkan semangat tim. Berkolaborasi dan mendukung perkembangan orang lain. Khusus manajer personalia: Memberi teladan kepemimpinan yang baik, memotivasi, mengarahkan, dan menginspirasi orang lain untuk menjadi sukses dengan gaya kepemimpinan yang sesuai.

Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role).
Memahami pengaruh perannya terhadap para mitra dan selalu mengutamakan penerima manfaat akhir. Membangun dan memelihara hubungan eksternal yang kuat dan menjadi mitra yang kompeten (jika relevan dengan peran yang diemban).

Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries.
Melakukan tindakan yang sesuai secara efisien untuk diri sendiri dan/atau orang lain guna mencapai tujuan. Mengambil tindakan untuk sepenuhnya menunaikan tugas dengan tetap mempertimbangkan kualitas di semua sektor. Pandai melihat peluang dan mampu menindaklanjutinya.  Memahami bahwa penggunaan sumber daya yang bertanggung jawab akan memaksimalkan dampak terhadap penerima manfaat.

Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements.
Terbuka pada perubahan dan fleksibel dalam lingkungan yang dinamis. Menerapkan pendekatan yang efektif sesuai dengan perubahan kondisi atau kebutuhan. Mampu belajar dari pengalaman dan bersikap lebih baik. Memiliki kinerja yang konsisten sekalipun berada di bawah tekanan. Terus melakukan peningkatan.

Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving.
Mampu mengevaluasi data dan tindakan agar dapat mengambil keputusan yang logis dan pragmatis.  Melakukan pendekatan yang rasional dan adil dengan memperhitungkan risiko. Menerapkan inovasi dan kreativitas dalam menyelesaikan masalah.


Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground.
Menyampaikan ide dan fakta secara jelas, singkat, dan terbuka.  Pola komunikasi menunjukkan kepekaan terhadap perasaan dan kebutuhan orang lain. Mampu mendengarkan secara aktif dan membagikan pengetahuan secara proaktif. Menyelesaikan perselisihan secara efektif dengan mengatasi perbedaan pendapat dan mencapai mufakat.


Education/Experience/Language requirements

Education:
  • High School Diploma with specialization in Information Technology, Information System or other closely related field with minimum of four (4) years of relevant work experience.  
  • Bachelor’s degree in Engineering, Information Technology, Information System or other closely related field with some relevant experience may compensate for some of the required years of experience.
  • Completion of secondary school and 50% reduced years of experience may be considered for qualified female applicants

Experience:

  • Minimum two (2) years of experience in Information Communication Technology (ICT) / Management Information System (MIS) or other closely related field in combination with a high school diploma.
  • Prior work experience in ICT infrastructure, maintenance of computer information system, network maintenance, trouble shooting, procurement administration and administration of asset management would be an asset.
  • Certification of Basic procurement of goods and services in State Funding from Government procurement policy for goods / services (LKPP Indonesia) would be an asset.
  • Good communication skill.
  • Detail oriented and Multi-tasking skill.
  • Ability to work in the team.
Language:
  • Intermediate level in English and fluency in Bahasa Indonesia is required.

Pendidikan:

  • Minimum lulusan SMU/SMK/setingkat dengan spesialisasi Teknologi Informasi, Sistem Informasi atau bidang yang terkait erat lainnya dengan minimum empat (4) tahun pengalaman.
  • Sarjana di bidang Teknik, Teknologi Informasi, Sistem Informasi atau bidang terkait erat lainnya dengan beberapa tahun pengalaman yang relevan dapat mengkompensasi tahun pengalaman yang dibutuhkan.
  • Pelamar wanita yang memenuhi kualifikasi dan telah menyelesaikan pendidikan di sekolah menengah dapat dipertimbangkan untuk pengurangan 50% dari persyaratan tahun pengalaman kerja.

Pengalaman:

  • Minimum dua (2) tahun pengalaman dalam sistem TIK / SIM atau bidang terkait erat lainnya untuk pelamar dengan ijazah sekolah menengah. 
  • Memiliki pengalaman kerja di infrastruktur ICT, pemeliharaan sistem informasi komputer, pemeliharaan jariangan, trouble shooting, administrasi pengadaan, dan administrasi manajemen aset akan menjadi aset. 
  • Memiliki sertifikasi keahlian Pengadaan Barang dan Jasa dalam Pendanaan Negara dari kebijakan pengadaan Pemerintah untuk barang / jasa (LKPP Indonesia) akan menjadi aset.
  • Keterampilan komunikasi yang baik.
  • Keterampilan berorientasi detail dan multi-tugas.
  • Kemampuan untuk bekerja dalam tim.

Bahasa:
  • Wajib memiliki kemampuan Bahasa Inggris level menengah dan fasih berbahasa Indonesia.






Contract type, level and duration

Contract type: Local Individual contractor Agreement (LICA)

Jenis kontrak: Perjanjian Kontraktor Perorangan Lokal

Contract level: ICS-4 (LICA-4)

Level kontrak: ICS-4 (LICA-4)

Contract duration: 7 (seven) months with possibility of extension.

Durasi kontrak: 7 (tujuh) bulan dengan kemungkinan diperpanjang.
This position is based in family duty station.
Posisi ini merupakan posisi berbasis family duty station.

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link: Untuk detail lebih lanjut tentang modalitas kontrak ICA, silakan ikuti tautan ini:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 




Additional Considerations

  • This is a local position, therefore only nationals of duty station or applicants who are legally entitled to be employed in the duty station will be considered.
  • Please note that the closing date is midnight Copenhagen time.
  • Applications received after the closing date will not be considered.
  • Only those candidates that are short-listed for interviews will be notified.
  • For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post
  • The incumbent is responsible to abide by security policies, administrative instructions, plans and procedures of the UN Security Management System and that of UNOPS.  

It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential recruits/interns. Recruitment/internship in UNOPS is contingent on the results of such checks.

Work life harmonization - UNOPS values its people and recognizes the importance of balancing professional and personal demands. We have a progressive policy on work-life harmonization and offer several flexible working options. This policy applies to UNOPS personnel on all contract types Female candidates are strongly encouraged to apply.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

What does it mean?

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.