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  • Organization: WHO - World Health Organization
  • Location: Bujumbura
  • Grade: GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Logistics
    • Supply Chain
    • Administrative support
  • Closing Date: 2019-07-30

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Assistant/Logistics

Bujumbura (Burundi)

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les CSUs ont ete instaures dans la structure organisationnelle de l'OMS pour apporter un appui aux responsables de programmes et aux staffs, dans le but de leur permettre d'assumer entierement leurs responsabilites dans l'environnement du GSM et egalement assurer le respect des textes, principes et procedures de l'OMS, dans toutes les transactions administratives et financieres et tout type de transaction dans le contexte du nouveau systeme ERP (Enterprise Resource Planning).

DESCRIPTION OF DUTIES

L'Assistant Logistique rend compte au Charge des Operations et apporte son appui technique aux managers et aux staffs dans la gestion des transactions dans le GSM en rapport avec les domaines suivants \:I. Gestion des operations logistiques1. Assiste le personnel intemational a l'importation, l'enregistrement de leurs vehicules prives et des effets personnels.2. Assure le lien avec le service des Douanes et les services de l'Etat dans les formalites pour les approvisionnements en biens du bureau.3. Coordonne et gere la gestion de l'espace au sein du bureau en rapport avec les differentes unites.4. Verifie et signale toute situation anormale necessitant une reparation au sein du bureau, et procede a un suivi de la mise en oeuvre des reparations.II. La gestion de la flotte1. Coordonne le mouvement des chauffeurs du bureau et assigne un chauffeur chaque fois qu'une mission officielle est annoncee sur la base d'une programmation bien etablie.2. Fais le suivi avec les chauffeurs de l'entretien regulier des vehicules et des reparations necessaires dans les delais pour eviter les blocages dus a la non disponibilite de vehicules.3. Fais le suivi de l'approvisionnement en carburant des vehicules et du groupe electrogene ; declenche l'approvisionnement des que le seuil de securite est atteint.4. Fais le suivi avec les chauffeurs des documents d'assurance et de visite technique des vehicules.III. Gestion des stocks du bureau1. Assure la gestion des stocks du bureau.2. Fais le point regulier des besoins en fournitures du Bureau Pays et prends les actions necessaires en informant l'administration des besoins d'approvisionnement et de renouvellement du stock.3. Assurer la distribution des equipements pour l'ensemble des staffs en collaboration avec l'equipe administrative,4. Fais le suivi de la gestion des fiches de stocks en mettant quotidiennement a jour les fiches de stocks et les differents documents d'entree et de sortie de stocks.5. Supervise l'equipe de reception des fournitures livres au bureau et produit un PV de reception en bonne et due forme et signe par tout le comite de reception.6. Procede aux inventaires periodiques des stocks7. Sert de back up aux membres de l'equipe dans des positions similaires ou differents au sein du bureau pays.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential\: Diplome d'etudes secondaires suivies d'une formation en Administration et Gestion.
Desirable\: Bac 2 en Administration et en gestion.

Experience

Essential\: 5 a 7 annees d'experience dans une institution publique ou privee reconnue.
Desirable\: Experience dans des postes d'appui administratif ou dans la gestion des operations de logistique au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une experience dans les systemes bases sur Oracle ou un autre systeme similaire a ERP est un atout.

Skills

Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procedures et les pratiques, regles et reglements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour etre en mesure de briefer et expliquer les procedures aux autres membres du personnel.

WHO Competencies

Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results
Ensuring the effective use of resources

Use of Language Skills

Essential\: Intermediate knowledge of English. Expert knowledge of French.
Desirable\:

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at BIF 25,311,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

  • This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
  • Only candidates under serious consideration will be contacted.
  • A written test may be used as a form of screening.
  • In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link\: http\://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
  • Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
  • Staff members in other duty stations are encouraged to apply.
  • WHO is committed to workforce diversity.
  • WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
  • This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

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