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Assistant(e) de direction - Représentation de l’IRD au Kenya

Nairobi

  • Organization: ICRAF - The World Agroforestry Centre
  • Location: Nairobi
  • Grade: Administrative support - Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
  • Closing Date: Closed

Activités

Secrétariat –administration

·Assister la planification, l’organisation, la coordination interne et externe de réunions et assurer la prise de notes en français et/ou anglais.

·Réception, pré-sélection et suivi de la correspondance et de la communication avec le représentant, prise d’informations (fournisseurs, hôtels, etc.)

·Mise à jour et suivi du fichier partenaires.

·Assurer la permanence de la représentation lorsque le représentant est absent et l’informer à son retour

·Organiser l’agenda du représentant et le planning de la représentation, des personnels, de l’utilisation des véhicules

·Assurer le suivi et le classement de la correspondance officielle et des documents y afférant.

·Rédiger des documents, courriers et notes.

·Ecrire et distribuer à qui de droit les compte-rendu de réunion, et distribuer les procès-verbaux

·Recevoir les appels téléphoniques en Français, Anglais ou Kiswahili, et en rendre compte au représentant.

·Coordonner l’utilisation et la maintenance des équipements bureautique et des véhicules.

·Coordonner l’organisation de manifestations scientifiques.

·Assurer le suivi de l’actualité régionale pour le développement durable local a régional (faits divers, programmation, appels d’offres)

·Suivi du site internet de la représentation

Suivi RH

·Abonder l’espace collaboratif

·Assister l’accueil des agents IRD en affectation ou en mission dans la zone de compétence de la représentation (obtention des visas, permis etc).

·Assurer la gestion et le suivi administratif des absences et congés annuels des agents de droit local permanent.

·Rédiger les décisions de congés du personnel expatrié et des agents de droit local permanent.

Missions et voyages - achats:

·Assister les visiteurs de l’IRD en mission à Nairobi et au Kenya/Afrique de l’Est

·Administrer et superviser les besoins de la représentation liés aux voyages, à la comptabilité,

·Planifier les achats de fournitures bureautiques en partenariat avec l’hébergeur (ICRAF) et autres fournisseurs

·Obtenir auprès des agents en mission les justificatifs de déplacement et factures associées.

·Organiser l’hébergement et les démarches bancaires ou autre des personnels en mission et/ou visiteurs

·Organiser et faciliter les déplacements des personnels dans Nairobi et au Kenya, les réservations d’hôtel ou autres démarches administratives


Requirements

Compétences

·Au moins 2 ans d’expérience professionnelle

·Excellentes qualités organisationnelles

·Maîtrise de l’outil informatique, notamment les logiciels de bureautique

·Sens de la communication

·Esprit de synthèse et d’analyse

·Autonomie tout en sachant rendre compte de son travail

·Bonne expression écrite et orale

·Maîtrise courante de l’anglais et du kiswahili, parlé ou écrit

·Maitrise du français (niveau CRECL: B2/C1)


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