Assistant national - Chargé des Opérations

Dans le cadre de la mise en œuvre des activités des bureaux pays de la FAO, qui sont dirigés par un Représentant FAO et qui ont pour objectif principal d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et de réduire la faim et la malnutrition, pour aider à développer l’agriculture, la pêche et la sylviculture, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable.

Le poste est situé à Abidjan.

L’assistant (e) chargé (e) des opérations rend compte au Représentant de la FAO

1. Contribution positive au succès global de la mise en œuvre et à l’atteinte des objectifs du bureau de partenariat et de liaison.
2. De manière spécifique \:

• Mise en place et Archivages des données projets sur One drive
• Plan de travail et budget détaillé de chaque projet disponible
• Plans d’achats trimestrielles disponibles
• Mise en place d’un système de suivi des projets en exécution avec des outils appropriés (fiches des visites de terrain et de collecte d’information) ;
• Suivi et analyse constants de l'environnement des opérations, réajustement des opérations, avis sur les aspects juridiques et évaluation du risque en temps utile.
• Le suivi et la gestion logistiques relatives aux activités régionales est assurées (Voyages- Ateliers et Réunions)
• Le contrôle Qualité interne sur différents segments Administration Achat et Sécurité est fait et les rapports remis au FAOR

Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Côte d’Ivoire, et sous la supervision directe de l’Assistant au Programme, ci-dessous, le mandat \:

• Appuyer le fonctionnement régulier des équipes Programme, Administration et Achat et la fourniture efficiente des services attendus de la part du Bureau de Partenariat et de Liaison (BPL) de la FAO en CI

• Contribuer à la supervision et à l’analyse de la situation budgétaire des projets actifs afin de s’assurer de la bonne gestion des budgets des projets et permettre la préparation des rapports et des révisions budgétaires, conformément aux accords de financements avec les donateurs et aux règles de l’Organisation;

• Établir et maintenir un mécanisme de contrôle financier efficace clair permettant de certifier l’exactitude, la pertinence et la conformité avec les procédures et les règlements budgétaires de la FAO de tous les documents administratifs et financiers présentés au Représentant de la FAO pour signature.

• Préparer et soumettre toutes les demandes de budget aux organisateurs des activités placées sous la tutelle du bureau de partenariat et de liaison.

• Analyser les plans d’achat en fonction des activités prévues dans le plan de travail conformément au plan de travail, et faire le suivi du processus d'acquisition auprès de l’équipe Achat.

• Archiver toute la documentation relative aux projets en cours (GCP, TCP, UTF etc.) sur OneDrive en respectant la hiérarchie utilisée.

• Préparation des ateliers régionaux et nationaux (mise en place du budget, suivi logistique, suivi des réservations de billets d’avion, élaboration des TA internationaux des participants).

• Développer en collaboration avec l’équipe Programme et Administration un canevas MS Excel pour le suivi des projets comprenant les sections suivantes \:
• Un modèle de capture du plan de travail annuel,
• Un modèle de budget annuel comprenant les feuillets spécifiques à chaque ligne budgétaire,
• Un plan d’achat connecté à la composante budget et plan de travail.
• Plan de voyage et réunions

• Former/Assister les Chefs de projet à la capture des informations clés sur leur projet (Plan de travail, Budget et Achat etc.).

• Faire le suivi qualité avec les Chefs de projet et les services des équipes Administration et Achat.

• S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confié.

• Diplôme secondaire, Minimum BAC 4 en comptabilité –Finance ou Administration ou toute autre discipline assimilée ;
• Au moins 3 ans d’expériences pertinentes auprès des Organisations Internationales ou nationales dans les domaines des opérations ;
• Parler parfaitement le français et être capable de rédiger un rapport financier et d’établir un budget ;
• Ressortissant de la Côte d’Ivoire.

• Être axé sur les résultats
• Esprit d'équipe
• Communiquer
• Établir des relations constructives.
• Partage des connaissances et amélioration continue

• Très bon sens de l'organisation et aptitude à respecter des échéanciers serrés ;
• Capacité à prioriser les tâches ;
• Aptitudes à la communication ;
• Capacité à travailler d’une manière harmonieuse et efficace dans une équipe multiculturelle ;
• Excellentes qualités relationnelles et aptitude à entretenir des relations de travail efficaces avec les superviseurs et les collègues.

Please note that all candidates should adhere to FAO Values of Commitment to FAO, Respect for All and Integrity and Transparency.