Chef de Projet Adjoint

Description synthétique du poste

Dans le cadre du projet de «Emergency Health and Protection Réponse in Eastern DRC » financé par le bailleur OFDA et mise en œuvre dans les provinces de Nord Kivu (axes Lubero – Beni et Mutwanga) ainsi Tanganyika (axes Kalemie – Nyunzu),IRC réponds aux besoins essentiel de la sante de la protection des femmes, des filles et des enfants de moins de cinq ans, à travers les équipes mobiles intégrées. Ces équipes seraient mobilisés en appuyé de structures sanitaires submergées par les déplacements massifs et/ou, dans le cas que la population n'a pas accès ni aux installations ni aux services sanitaires stables.

Pour assurer la mise en œuvre efficace et efficient de ces cliniques intégrés au niveau des provinces de Tanganyika et Nord Kivu, IRC cherche d’engager 2 Chef des Projet – Adjoint (CDP-A) (une pour chaque province), dynamiques, vigilants et proactifs, pour piloter la mise en œuvre du composent provincial du projet, sous la supervision du Chef du Projet responsable pour le suivi de l’ensemble du projet.Si vous êtes dédié à la qualité des interventions, motivé par les objectifs humanitaires et que vous avez une forte expérience dans la gestion des projets, y compris le rapportage, ainsi que d’excellentes compétences de planification, communication et de coordination, vous êtes fortement encouragés de postuler.

Positionnement hiérarchique

• Sous la supervision administrative du Coordinateur Terrain et Technique du Coordinateur du Projet, le CDPA est responsable pour la coordination et mise en œuvre efficace du composent provinciale du projet dans les zones ciblées par le projet;
• Le CDPA encadrera l’ensemble des équipes du projet pour les volets santé et protection et supervise directement (opérationnel et administrative) les Managers Protection Autonomisation des Femmes et les Team Leads des Equipes Mobiles (équivalent d’un Manager).Il (elle)sera appuyé par les Coordinateurs Techniques d’IRC pour les aspects techniques.

Description des Taches

Le CDPA aura pour mission principale d’assurer la mise en œuvre d’un projet de qualité dans les zones de santé a quel il/elle est affecté dans le cadre de la mise en œuvre du composante provincial (Nord Kivu, soit Tanganyika) répondant aux besoins des bénéficiaires.Responsable pour la bonne gestion du projet dans la province sous sa responsabilité, il/elle assure la bonne coordination, planification et suivi conjoint entre les équipes programme et support, de tous les aspects du projet (y compris les activités, indicateurs M&E, les achats et les dépenses). Responsable de la qualité des interventions dans la province sous sa responsabilité, il/elle, en proche collaboration avec le CdP, crée un cadre de travail constructif et favorable à l’apprentissage, à l’analyse autocritique et à l’identification de solutions, toujours avec l’objectif d’assurer la redevabilité auprès nos bénéficiaires et les interventions de haut qualité. Il/elle assure les visites terrain régulière soutenant les équipes dans la mise en œuvre et assurant les relations constructives avec les acteurs externes, facilitant l’accès et l’acceptation d’IRC dans la zone d’intervention.

Planification du projet

En appuie et collaboration avec le CdP :

Contribuer à la mise à jour et renforcement de la stratégie globale, les méthodes, outils et matériels  de mise en œuvre du projet;

Co-organiser les réunions de lancement, de suivi et de clôture des projets au niveau de la province;

En collaboration avec le CDP, planifier les différentes étapes de mise en œuvre du projet au niveau de la province, et donner des directives aux équipes sous sa responsabilité, en priorisant et organisant les activités et les ressources pour atteindre les objectifs du projet.

Suivi de mise en œuvre du projet

• Superviser et être garant de la mise en œuvre d’un projet de qualité dans la zone sous sa responsabilité, s’assurant que standards techniques d’IRC et les politiques sectorielles du ministère de sante sont connues, appliques et respectés, s’appuyant sur les coordinateurs techniques et le CdP;
• Assurer la conformité des activités aux engagements bailleur, la communauté et les partenaires ;
• Organiser les réunions hebdomadaires avec l’équipe du projet, afin d’assurer une planification, revu et identification des besoins du projet quotidien, tant que la recherche des solutions aux défis, permettant la bonne suivi des activités et l’identification au temps des besoins d’ajustement;
• Au moins une fois par mois et en collaboration avec le CdP, organiser une réunion avec l’ensemble de l’équipe (programme et support) afin d’assurer le revue conjointe de l’avancement du projet, analysantles défis internes tant qu’externe, des possibles retards, ainsi l’avancement des indicateurs vis-à-vis la durée et consommation budgétaire, afin de pouvoir identifier les possibles solutions et/ou le besoin d’aide à la hiérarchie, et d’informer les mises a jours des plan des activités, des achats et de dépenses, pour la période suivante;
• Assurer le partage des mises à jour des dites documents (plan des activités, dépenses), ainsi les rapports mensuels et autres documents pertinents pour une gestion de projet efficace avec le CdP;
• Assurer un suivi budgétaire quotidien des lignes sur sa responsabilité, pour assurer sa consommation assurer la consommation des ressources dans une façon efficace et conforme le plan de dépense et d’achat;
• Travailler avec les départements logistiques et finance, ainsi le CdP, sur la mise à jour hebdomadaire du BVA et le revu des couts affectés, permettant les corrections selon le besoin, et un aperçu correct de la consommation a tout moment;
• Anticiper et atténuer les risques et résoudre tous les défis imprévus durant la mise en œuvre des projets ;
• S’assurer que la mise en œuvre du projet est réalisée dans les délais, en termes d’objectifs et de budget, en utilisant des systèmes M&E efficaces pour atteindre l’impact souhaité ;
• Faire monter tout défi a son hiérarchie pour permettre l’analyse et prise d’action adéquate. ;
• Veiller sur le respect des standards et des principes humanitaires et d’IRC lors la mise en œuvre d’interventions du projet.

Contrôle qualité/MEAL

• Réaliser des missions de supervisions pour se rassurer de la progression vers l’atteinte des objectifs du projet et des indicateurs et les engagements de qualité;
• En étroite collaboration avec le CDP, le coordinateur MEAL, et les Coordinateurs techniques, assurer que les leçons apprises sont correctement documentées, partagés et analysés et sont prise en compte dans la planification et prise de décision concernant le projet;
• Dans le même sens, veiller que les données sont collectés, de qualité et transmises à temps au département MEAL;
• Veiller que les données de qualité sont transmises à temps et sont utilisés pour prise des décisions;
• Organise les réunions d’analyse de ces données, au moins chaque trimestre afin de pouvoir apprécier l’efficacité et impact des interventions et d’informer la prise de décision;
• Identifier et analyser les lacunes, la valeur ajoutée d’IRC, les synergies et les opportunités dans les zones où les projet(s) sont mis en place et partager les informations pertinentes avec la coordination;
• En collaboration avec le CdP et le Coordinateur MEAL, veiller sur la mise en œuvre d’un système de feedback des bénéficiaires efficace.

Administration et gestion opérationnelle de mise en œuvre du projet

Finance

• Revoir les plans de dépenses de manière régulière (quotidienne, hebdomadaire et mensuelle) et fournir des prévisions précises de dépenses à venir ;
• Prévoir mensuellement les besoins en cash du projet et les soumettre au CdP, Field Coordinator et au département Finance
• Réconcilier sur base régulière les dépenses réalisées et celles planifiées en collaboration avec les Finances

Logistique

• Coordonner avec le CdP et la logistique de la base, la planification et livraison/réponse aux besoins d’approvisionnement en médicament, intrants, matériel et équipements nécessaires à la réalisation des activités;
• En appui aux Team Leaders, travailler avec le département logistique afin d'assurer que les équipes mobiles reçoivent le soutien nécessaire en termes de transport, d'approvisionnement et d'entreposage;
• Assurer une coordination efficace et régulière avec le GSC, notamment concernant :
• Le développement et suivi de la mise à jour du plan d’achat
• la mise à jour sur base du BVA par l’assistant
• Contribuer aux contrôles de qualité et aux comités d’achat pour finaliser la sélection des fournisseurs selon le besoin;
• Confirmer la qualité du matériel choisi lorsque nécessaire ;
• Garantir une gestion et une utilisation adaptées des stocks et équipements destinés au projet 

Rapportage / Transparence

• Fournir des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés aux superviseurs et aux autres équipes d’IRC ;
• Compiler et rédiger des rapports narratifs internes et externes à partager avec le CdP et Grants Manager et contribuer au développement des rapports financiers ;

• S’assurer que les rapports des projets et les différents documents (rapports, liste des bénéficiaires, certificats de subvention, feuilles de présence, etc.) sont bien faits, compilés et archivés en accord avec les procédures IRC ;
• S’assurer que les équipes sont informées et respectent le code de conduite et les procédures de transparence d’IRC.

Sécurité 

• Vérifier avec l’équipe de sécurité les conditions de sécurité avant l’envoi des équipes sur terrain;
• Assurer le respect des procédures de sécurité de l'IRC pour les interventions, ainsi qu'un haut degré de préparation et de sensibilisation à la sécurité des équipes de terrain;
• S’assurer que le staff rapporte tous les incidents et/ou rumeurs en matière de sécurité
• S’assurer que chaque membre de l’équipe du projet est conscient des défis et besoins sécuritaires, politiques, procédures opérationnelles standard (SOP) et qu’ils les suivent scrupuleusement ;
• En collaboration avec le chargé sécurité, surveiller la situation sécuritaire locale et informer le Directeur pays, le Coordinateur terrain ou le chargé de sécurité de la zone, des évolutions grâce à des rapports écrits réguliers ; 

Administration/RH 

• Participer au recrutement de l’équipe (développement d’organigrammes, ToRs, élaboration et révision des tests, entretiens etc.) ;
• S’assurer que l’équipe projet comprend et est capable de remplir ses rôles et responsabilités ;
• Diriger l’équipe projet en collaborant avec le CdP et le Field Coordinator, avec l’appui des coordinateurs techniques;
• Assurer un environnement de travail positif et de bonnes dynamiques d’équipe ;
• Assurer la mise des objectives de performance, et réaliser des évaluations régulières de l’équipe et suivre la gestion de carrière ;
• Gérer les conflits interpersonnels ;
• Renforcer les compétences de l’équipe dans les secteurs pertinents.

Relations externes et internes

• Soutenir, faciliter ou réaliser les activités de liaison et de communication pour consulter activement et impliquer les bénéficiaires, les acteurs clés, les partenaires et les parties prenantes durant toutes les différents cycles du projet ;
• Assurer la participation actif aux mécanismes de réponse aux urgences et la bonne coordination avec les autres acteurs humanitaires dans la Province ou il/elle est affecté, pour limiter les risques de doublons dans l’aide humanitaire ;
• Assurer la représentation de l’IRC auprès des autorités locales et provinciales concernant les questions Sante et de la protection;
• Sur demande de la hiérarchie, faciliter les visites / participe aux réunions bailleurs;
• S’assurer que tous les contacts avec les bénéficiaires sont conduits de manière respectueuse et sensible ;
• Assurer une bonne communication au sein d’équipe, notamment par l’organisation de réunions de coordination et le suivi des points d’action accordées ;
• Participer aux réunions techniques et de coordination internes et externes.