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Chef de FACILITIES

Genève

  • Organization: ILO - International Labour Organization
  • Location: Genève
  • Grade: Senior level - P-5, International Professional - Internationally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Architecture, Building and Property Management
    • Managerial positions
  • Closing Date: Closed

Grade: P5  

No. du poste: RAPS/2/2019/INTSERV/01
Date de publication: 25 juillet 2019
Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 27 août 2019

Job ID: 1580 
Département: INTSERV 
Unité: FACILITIES 
Lieu d'affectation: Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 


Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
  • Les candidats/tes externes.

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des CV et de l'évaluation.

Les candidatures des fonctionnaires qui ont atteint leur âge de retraite tel que défini dans l'article 11.3 du Statut du personnel au plus tard le 31 décembre 2017, ou qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

Les candidatures émanant de personnes qualifiées originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement d'après les prévisions relatives aux effectifs retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: https://jobs.ilo.org/content/non--and-under-represented-member-States-FR/?locale=fr_FR

Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.

Introduction

Le poste est à pourvoir au sein du Département des services internes et de l’administration (INTSERV), qui relève du Portefeuille de la gestion et de la réforme (DDG/MR). INTSERV est responsable de la gestion des installations, de la durabilité environnementale, de la sécurité et de la sûreté, de la logistique et des services, y compris l'impression, la publication et la distribution, le traitement du courrier, les privilèges diplomatiques. Le/la titulaire du poste sera responsable de la direction et de la gestion de l'Unité de la gestion des locaux (FACILITIES) et des services d’équipement assurés par le siège de l’OIT par l’intermédiaire d’une structure composée de fonctionnaires de l’Organisation et de fournisseurs de services externes. FACILITIES est responsable de la gestion des locaux, de l'entretien, de la maintenance et des travaux divers pour le bâtiment du siège à Genève, ainsi que de la gestion des biens dans tous les bureaux du BIT. Le portefeuille des bureaux de l'OIT se compose du bâtiment du siège à Genève, d'environ 61 sites en dehors de Genève et de 144 bureaux de projet. Le/la titulaire du poste appuiera la construction et l'acquisition de bâtiments et surveillera l'entretien de tous les bâtiments et bureaux construits, loués ou propriétés de l'OIT ainsi que la fourniture et la gestion efficaces de tous les biens et services connexes ; il/elle contribuera à mettre en place un environnement de travail de qualité, sécurisé, conforme et productif en privilégiant la qualité des services fournis aux utilisateurs. Il/elle coordonnera également les activités avec l'équipe chargée du projet de rénovation du bâtiment  du siège de l'OIT responsable de ce projet.

Le/la titulaire relèvera de la directrice d’INTSERV.

Tâches spécifiques

1. Elaborer des documents conceptuels, de politique générale et de stratégie à l'intention des de la direction et lui fournir des conseils techniques spécialisés dans les domaines suivants : gestion des bâtiments et des locaux, gestion des bâtiments appartenant à l'OIT et gestion des baux, projets de construction et de rénovation, planification spatiale, exploitation des installations internes et externes et fourniture de services. 

2. Planifier, gérer et coordonner le travail de l'unité FACILITIES. Etablir des priorités, élaborer des plans de travail, attribuer des paramètres de performance et suivre les progrès accomplis par rapport à ces paramètres. Orienter le personnel, lui formuler des appréciations et lui prodiguer des conseils personnalisés.

3. Gérer la prestation efficace des contrats de services pour les locaux dans le bâtiment du siège assurés l’intermédiaire d’une structure composée de fonctionnaires de l’Organisation et de prestataires de services externes. Fournir des orientations pour la conception et la mise en œuvre de normes de qualité, le contrôle de la qualité et l'assurance de la qualité pour tous les services de FACILITIES. Participer aux négociations avec les fournisseurs de services externes pour élaborer des contrats de services appropriés et établir des normes de contrôle de la qualité et de surveillance des résultats opérationnels des fournisseurs de services.

4. Diriger la gestion des biens immobiliers et du portefeuille au siège et dans les bureaux extérieurs.

5. Gérer et contrôler l'utilisation efficace et efficiente des ressources et des actifs affectés à FACILITIES. Déterminer les besoins en personnel, par une combinaison optimale de capacités internes et de services externalisés.

section facultative (si nécessaire)

6. Diriger l'élaboration des plans d'entretien préventif pour le siège et les bureaux extérieurs. Etablir des estimations de coûts pour les opérations de réparation/rénovation des installations et des systèmes afin d’en déterminer la faisabilité, à l'appui des plans budgétaires.

7. Surveiller la gestion de l’affectation des locaux et de l'aménagement de l'espace du bâtiment en vue d’assurer une attribution efficace et rationnelle de tout l'espace disponible dans le bâtiment du siège. Gérer les relations et les accords de prestation de services entre l'OIT et les différents locataires/occupants du bâtiment. 

8. Superviser le personnel responsable de la gestion des installations électriques et des installations basse tension (systèmes de sécurité, systèmes de téléphonie), le responsable de la durabilité environnementale et la mise en œuvre de la stratégie de durabilité environnementale de l'OIT dans les installations de l'OIT dans le monde entier. Superviser le  coordonnateur pour les questions de sécurité et santé au travail.

9. Superviser l’entreprise chargée de l'entretien et de l'exploitation des installations de chauffage, de ventilation, de climatisation, de plomberie et de gestion des immeubles au moyen des accords de niveau de service et des indicateurs clés de performance et en regroupant les services de façon optimale. Diriger et superviser les travaux de sociétés d'ingénierie externes, en fournissant des études techniques spécialisées à l'appui des projets et des opérations. 

10. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques
  1. Jouer un rôle directeur au sein de l’unité de travail et faire preuve de clairvoyance.
  2. Se charger de l’élaboration et de l’évaluation des programmes. Fixer les priorités et les objectifs de l’unité de travail et organiser les ressources de façon à atteindre ces objectifs.
  3. Formuler des propositions de programme et de budget, et appliquer les décisions qui influent sur la rentabilité de la gestion du département, du programme ou du secteur. Mettre au point une série de critères permettant de mesurer l’efficacité du programme. Superviser les services administratifs pour un département ou secteur important.
  4. Collaborer avec l’équipe de gestion en qualité de membre stratégique et préparer les documents théoriques, stratégiques et politiques. Imaginer, concevoir et mettre au point une série de services, d’instruments et autres activités de soutien connexes. Planifier, organiser et superviser la préparation et la production de documents administratifs et techniques et/ou des principales publications.
  5. Fournir des conseils de nature politique sur un large éventail de sujets comme les accords de coopération qui impliquent des activités entre programmes, département ou secteurs, les questions financières ou de personnel et les contrôles de qualité. Identifier, analyser et documenter les expériences acquises à l’issue de la prestation de services, de la mise en œuvre de la coopération pour le développement et autres activités de développement.
  6. Planifier et coordonner les activités entreprises en collaboration avec d’autres organisations et/ou organismes.
  7. Evaluer les besoins, créer et entreprendre des activités conjointement aux bureaux hors siège et aux mandants. Évaluer les activités entreprises avec les bureaux extérieurs et tirer les conclusions pertinentes. Coordonner les activités de coopération pour le développement pour un département ou secteur important.
  8. Représenter l’unité de travail et le bureau dans les réunions internes et externes pour ce qui concerne les questions de politique.
  9. Gérer et coordonner d’importantes réunions ou des manifestations spéciales.
Qualifications requises
Formation

Diplôme universitaire supérieur en ingénierie mécanique, en ingénierie électromécanique ou électrique assorti d’une expertise reconnue dans le domaine des installations et des systèmes techniques liés au bâtiment.

Expérience

Au moins dix ans d'expérience à des niveaux de responsabilité croissants dans une fonction ou un rôle lié à la construction ou à la gestion des locaux dont au moins sept au niveau international.

Au moins cinq ans à un niveau de responsabilité significatif impliquant la supervision à la fois du personnel interne et des prestataires de services externes dans le cadre de la fourniture d’un appui  aux utilisateurs, y compris la gestion d’ensemble des locaux et l'exploitation et l'entretien des installations techniques dans les grands bâtiments.   

Langues

Excellente maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

Connaissance approfondie de l’ensemble des aspects de la gestion des locaux, de la construction et de l’entretien des bâtiments et du soutien logistique. Bonne connaissance des dispositions réglementaires et législatives en matière de construction et d'exploitation des bâtiments ; connaissance des stratégies et des normes d'entretien / aptitude avérée à négocier des contrats d’achat de biens et de services. Excellentes aptitudes à gérer des projets. Solides compétences analytiques, esprit de décision et capacité à résoudre des problèmes. Capacité à identifier les activités et les tâches prioritaires, à ajuster les priorités lorsque nécessaire et à suivre et adapter les plans et les mesures selon les besoins, à prévoir les risques et à planifier des mesures d'urgence.

Très bonne connaissance du règlement financier et des règles de gestion financière. Connaissance approfondie des politiques, des procédures administratives et des pratiques de l’organisation. Excellente aptitude à élaborer, mettre en œuvre, assurer le suivi et évaluer des programmes. Aptitude confirmée à conseiller et à orienter le personnel en matière de politiques, procédures et pratiques. Aptitude confirmée à coordonner des activités et à élaborer des directrices et des politiques. Excellente aptitude rédactionnelle. Sens aigu de la communication et de la présentation. Faculté de négociation. Maîtrise des outils informatiques.

Excellente faculté d’encadrement, d’organisation et de gestion. Aptitude démontrée à imaginer, mettre en œuvre et évaluer des activités de l’unité de travail, du programme ou du projet et à rechercher les fonds nécessaires. Avoir du tact et le don de persuasion dans les contacts. Excellente connaissance de l’éventail de sujets techniques abordés par l’unité de travail ou le programme. Aptitude démontrée à assurer efficacement le suivi du programme de travail et des ressources et à les évaluer.



Compétences comportementales

Haut niveau d'intégrité ; aptitude élevée à diriger du personnel; aptitude à adopter un comportement orienté sur les besoins des clients, en mettant en avant la nécessité de respecter les utilisateurs et de concentrer les efforts sur eux; aptitude à encourager le travail en équipe et la communication au sein de l’unité/ du département et avec d’autres départements/régions au siège et sur le terrain. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.


Conditions d'emploi

  • Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
  • Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
  • Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
  • Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.

Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter: https://jobs.ilo.org/content/International-FR/?locale=fr_FR.

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT, ILO Jobs, à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/?locale=fr_FR. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

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