Auxiliar de Recursos Humanos

El puesto de apoyo temporal se ubicará en la unidad regional de Recursos Humanos, parte de la Oficina Regional de la OIT para América Latina y el Caribe. Esta Oficina Regional tiene la responsabilidad general de la promoción de los principios y políticas de la OIT, la implementación de los programas de la OIT y la provisión de orientación estratégica y apoyo a todas las oficinas en los países y a los equipos de trabajo decente en la región.

La unidad regional de Recursos Humanos, brinda asesoría administrativa y de gestión a las oficinas y asesora a la sede sobre los requisitos de la región con respecto a las políticas y prácticas de recursos humanos. La unidad comparte responsabilidad con los directores en la región para garantizar que los recursos humanos se utilizan de manera efectiva en apoyo a los objetivos de la OIT, proporcionando servicios de recursos humanos proactivos y consultivos.

La unidad regional de Recursos Humanos precisa de un apoyo temporal para la gestión de diversos servicios en el ámbito administrativo y de Recursos Humanos.

Bajo la supervisión directa de la Oficial de Recursos Humanos, la Asistente se encargará de dar apoyo a la Unidad en diversos temas de recursos humanos. Sus funciones serán:

1. Apoyar al Comité de Capacitación en la implementación de la estrategia de capacitación de la Oficina Regional, identificando cursos de formación como parte del análisis de la encuesta de necesidades de formación.  Mantener actualizado el cuadro de control de los fondos de desarrollo del personal. Apoyar en la organización y desarrollo de eventos de formación.

2. Apoyo en la preparación de una guía digital para la inducción de nuevos funcionarios en colaboración con las demás unidades.

3. Preparar, en IRIS, órdenes de compra relacionados con capacitación del personal y autorizaciones de viaje del personal de la unidad.

1. Realizar diversas tareas de apoyo especializadas en el ámbito de los recursos humanos, lo cual incluye iniciar, procesar y seguir de cerca acciones administrativas de recursos humanos en la(s) área(s) de trabajo asignada(s), verificar que la información está en conformidad con las normas establecidas y mantener al día los archivos y registros correspondientes.

2. Recopilar y revisar información sobre cuestiones relacionadas con los recursos humanos e introducir datos completos en el sistema de planificación de los recursos institucionales. Extraer y compilar datos sobre los recursos humanos y presentar las informaciones de base necesarias para hacer análisis y elaborar informes.

3. Prestar apoyo para realizar las tareas de administración de los contratos y de gestión de las prestaciones y derechos, dando seguimiento a la renovación de los contratos, examinando y verificando la información y la documentación, determinando qué miembros del personal reúnen las condiciones para acogerse a las prestaciones y derechos, y preparando la correspondencia y las comunicaciones oficiales correspondientes.

4. Proporcionar ayuda en los procesos de contratación, lo cual incluye preparar, difundir y publicar los anuncios de vacantes, hacer un examen preliminar de las cualificaciones y condiciones que reúnen los candidatos, proporcionar apoyo y organizar las entrevistas y las pruebas, tomar notas durante las entrevistas que realizan los comités de selección, según proceda, y encargarse de las comunicaciones con los candidatos.

5. Organizar sesiones de información (a priori y a posteriori) para el personal y proporcionar apoyo durante las mismas.

6. Actuar como punto focal del sistema de gestión de talentos específicamente a efectos de proporcionar orientación y formación al personal y a los responsables concernidos sobre nuevas funciones y requisitos, proporcionar apoyo de primer nivel trasladando las cuestiones más complejas al nivel superior, generar informes y darles el seguimiento necesario.

7. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y novedades relacionados con los recursos humanos y compartir información con las partes interesadas, proporcionando aclaraciones más detalladas de ser necesario.

8. Atender diversas consultas sobre cuestiones de recursos humanos dirigidas por el personal y los responsables concernidos y preparar respuestas formales que requieren explicaciones sobre las reglas, los reglamentos y los procedimientos. Plantear las cuestiones más complejas al supervisor/a.

9. Tramitar los documentos para permisos de estancia, visados y otras cuestiones oficiales o administrativas y encargarse de su seguimiento con el personal o las autoridades competentes, según proceda.

10. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Secundaria completa. 

Conocimiento de los procedimientos administrativos y prácticas de oficina internos para la preparación de documentos y formularios administrativos, así como para la utilización de los sistemas informáticos.

Estudios técnicos o universitarios serán considerados como una ventaja.

Un mínimo de cinco años de experiencia laboral en tareas de apoyo de oficina, en particular en el ámbito de la administración de recursos humanos. Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de los recursos institucionales.

Perfecto dominio del idioma español y conocimiento del idioma inglés como lengua de trabajo.

Capacidad demostrada para utilizar programas de tratamiento de textos y correo electrónico, Software Windows (Word, Excel, Power Point). Conocimiento de ORACLE es una ventaja.

Capacidad para utilizar otros programas necesarios para la unidad de trabajo.

La persona a cubrir este puesto debe demostrar las nueve competencias fundamentales de la OIT, que se listan a continuación, las cuales se tomarán en cuenta para evaluar su desempeño: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Asume la responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.

• Conocimiento de la administración de recursos humanos.
• Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.
• Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT para este puesto se exigen las competencias siguientes:
• Capacidad para interpretar las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables y trabajar en el respeto de los mismos.
• Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.
• Aptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles.
• Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad a la hora de tratar asuntos confidenciales.
• Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
• Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.