Associé d'appui au Projet

Yaoundé

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Yaoundé
Grade: Administrative support - LICA-6, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Administration
- Project and Programme Management
Closing Date: Closed

Functional Responsibilities

L'UNOPS CDOH renforcera ses activités au Cameroun au cours des prochaines années et recherche des candidats qualifiés pour occuper ce poste d’Associé d’appui au projet

Sous l'orientation générale et la supervision du chef de projet, le (la) chargée d’appui au projet soutient le chef de projet dans les opérations quotidiennes. Il / elle devrait atteindre et dépasser les performances et les objectifs attendu par les parties prenantes.

La République démocratique du Congo

L’UNOPS CDOH, le Centre Opérationnel pour l’Afrique Central en République démocratique du Congo (RDC) fournit des services depuis son bureau principal basé à Kinshasa RDC. Le bureau de CDOH couvre 11 pays en Afrique Centrale et Australe tels que la RDC, la République du Congo, la République Centrafricaine, le Cameroun, le Burundi, le Rwanda, le Gabon, la Guinée Equatoriale, Madagascar, Angola et Comores.

L’organisation répond aux besoins du gouvernement de la RDC grâce au financement des donateurs bilatéraux, de la Banque Mondiale, d’institutions financières internationales et d’agences des Nations Unies. L’UNOPS en RDC fournit un large éventail de services de gestion de projets et d’autres services connexes, y compris en matière d’achats, de gestion de contrats, de logistique, de ressources humaines et de gestion financière.

L’UNOPS aide ses partenaires à atteindre les objectifs de leurs projets, notamment dans les domaines des infrastructures physiques et sociales, des élections et de la protection de l’environnement.

Functional Responsibilities

Sous la supervision du Chef de Projet, l’Associé (e) d’appui au Projet assumera les taches suivantes:

Résumé des fonctions:
Mise en œuvre du projet
Gestion financière et achats
Suivi évaluation des activités et rédaction des rapports du projet
Coordination et liaison
Gestion du savoir et innovation
Soutien opérationnel et logistique

2.1. La mise en œuvre du projet
- Soutenir le chef de projet pour s'assurer que les politiques et les procédures de l'UNOPS et de la Banque Mondiale, les règles et règlements financiers (FR & R) sont respectés pour une mise en œuvre et une progression efficaces du projet;
- Surveiller les activités financières du projet et conseiller le chef de projet en conséquence;
- Suivre les dépenses et prendre des mesures pertinentes lorsque cela est nécessaire pour réviser les budgets (réalignement et modification);
- Surveiller et enregistrer les meilleures pratiques et les approches novatrices au sein de l'UNOPS FR & R; Identifier et montrer des options alternatives en fonction des besoins de l'activité;
- Gérer les flux d'information et superviser les contrôles des changements, les registres des risques et la gestion des problèmes; Documenter et ré adresser les leçons apprises et les meilleures pratiques;
- Soutenir le processus de planification du projet;
- •Garantir l’existence et l’archivage de tous les documents financiers du projet pour les processus d'audit et d'examen;
- Gestion du plan de travail dans le cadre du projet au besoin;
- Aider le responsable du projet à surveiller les indicateurs de qualité du projet et à entreprendre des tâches d'assurance mensuelle pour le compte du chef de projet
- Assurer l'efficacité et la qualité du travail en tout temps.

2.2. Gestion financière et achats
- Maintenir tous les documents financiers du projet pour les processus d'audit et d'examen.
- Assurer une saisie précise des données dans le système UNOPS ERP (Enterprise Resource Planning).
- Surveiller le budget du projet et les dépenses financières et toutes les procédures administratives conformes
- Traiter les paiements directs et les demandes anticipées et préparer les révisions budgétaires du projet.
- Produire des rapports financiers; Y compris l'élaboration de modules de suivi financier et de rapports selon les exigences de l'UNOPS.
- Soutenir le chef de projet en surveillant les budgets, les flux de trésorerie et les rapports sur les obligations de dépenses afin de s'assurer que les produits livrables sont respectés.
- Alerter le gestionnaire de projet ou tout déficit financier et dépenses excessives.
- Proposez une révision budgétaire et lancez des mesures correctives si nécessaire.
- Coordonner les communications, les réunions et les rapports des fournisseurs au besoin

Suivi et reporting du projet

Fournir des contributions substantielles pour aider le Chef de projet dans la préparation des rapports et des documents du projet.
Maintenir les enregistrements des fichiers de projets et autres documents.
Maintenir les enregistrements suivants: registre de qualité, enregistrement de l'élément de configuration et tous les autres registres / journaux délégués par le chef de projet
Soutenir le gestionnaire de projet en maintenant ce qui suit:
Procédure d'approvisionnement, ressources humaines et finances requises par la Directive organisationnelle (OD) 12.
Gérer la compilation, la consolidation et l'analyse des données pertinentes de la mission.
Aider le chef de projet dans la préparation des rapports d'achèvement des projets et assurer le respect des obligations contractuelles.

2.4. Coordination et liaison
- Soutenir le chef de projet dans la gestion de tous les contrats (Achats, RH, Contrats de Service, etc.) dans le cadre du Projet
- Coordonner de manière proactive / assurer la liaison avec les unités de soutien sur toutes les questions administratives liées à la gestion des contrats
- Assurer la liaison avec les membres de l'équipe du Bureau de gestion du programme (PMO) pour compléter les tâches liées à l'assurance de projet.

2.5. Gestion des connaissances et innovation

Soutenir la compilation des leçons apprises selon le format de rapport défini.
Contribuer à la diffusion et au partage des meilleures pratiques et des leçons apprises pour la planification et la construction
Contribuer à l'expertise dans les outils et les techniques

2.6. Soutien opérationnel et logistique

En consultation avec les parties prenantes concernées, aider à préparer les modifications des accords et des révisions budgétaires, le cas échéant;
Examiner le rapport d'informations financières, dépenses, etc. dans OneUNOPS
Assurer la conformité des demandes de décaissement du projet avec les procédures, les plans de travail et la disponibilité des ressources pour les dépenses;
Soutenir le développement et la maintenance des systèmes d'information de gestion basés sur OneUNOPS pour assurer le suivi en temps réel et la gestion des actifs dans le cadre des activités du projet;
Assurer la liaison avec l'Unité des finances pour traiter et surveiller toutes les demandes de paiement dans le cadre du Projet
Aider le chef de projet à surveiller toutes les exigences en matière de ressources humaines et les activités connexes dans le cadre du projet
Soutenir le chef de projet dans la préparation des termes de référence pour les intrants requis dans les projets (personnel, services de conseil individuels et institutionnels, approvisionnement en biens et services, organisation de formation, séminaires, etc.) avec des experts et / Ou le soutien du client, au besoin;
Apporter son soutien aux consultants dans le cadre de leur mission;
Organiser toutes les réunions du projet et des parties prenantes au besoin, et tenir les registres de ces réunions.
Maintenir les enregistrements des fichiers de projet et des rapports d'activité en copie papier et rigide.
Préparez les prévisions budgétaires et les rapports financiers périodiques comme demandé.
Examiner les rapports hebdomadaires d'activité et les rapports financiers trimestriels en ce qui concerne les résultats en fonction des plans de travail et des prévisions budgétaires
Assurer la liaison avec les unités de financement et logistique / approvisionnement dans le suivi des engagements et des décaissements.
Identifier les goulets d'étranglement opérationnels, administratifs, financiers et autres qui peuvent entraver la livraison des projets; Recommander des solutions et prendre des mesures correctives appropriées
Au nom du projet et selon les directives du chef de projet, participez à des visites périodiques sur les sites du projet en RD Congo afin de vérifier la conformité des activités

Effectuer d'autres tâches assignées par le Chef de projet

Education

Avoir un diplôme secondaire est exigé
Avoir un diplôme universitaire dans les domaines de Gestion publique, administration publique, finance, économie, relations internationales ou toute autre discipline similaire est un avantage.

Experience

Avoir au moins 6 années d’expérience professionnelle pertinente et progressive spécialement dans le domaine de la gestion de projet et de la gestion des opérations, axée sur les finances, le suivi, le reporting, le renforcement des capacités et la coordination.
2 années d’expérience exigées pour les candidats ayant un diplôme universitaire dans les domaines de gestion publique, administration publique, finance, économie, relations internationales ou toute autre discipline similaire.
L'expérience et la connaissance démontrée des règles et des procédures de l'ONU en matière d'approvisionnement, de finance, de gestion des ressources humaines et de règles et règlements administratifs seront un atout

Languages

La connaissance du français (parlé et écrit) est exigée.
La connaissance de l’anglais est un avantage

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

Contract type: Individual Contractor Agreements LICA
Contract level: LICA 6
Contract duration: Ongoing ICA - Open-ended, subject to organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance.

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
Harmonisation de la vie professionnelle - UNOPS valorise ses collaborateurs et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation travail-vie et offrons plusieurs options de travail flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS pour tous les types de contrats.
Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

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