Supply Associate, GS6, Niamey, Niger #58759

Sous la Superision directe du Supply Officer, le/la candidate aura pour responsabilités d'appuyer le Bureau dans les transactions  et tâches administratives conformements aux règles et procédures.

UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.
Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n'abandonnons jamais.

Comment est-ce que vous pouvez faire une difference …

Sous la Superision directe du Supply Officer, le/la candidate aura pour responsabilités d'appuyer le Bureau dans les transactions  et tâches administratives conformements aux règles et procédures.

Principale fonction, responsabilités et attributions/tâches connexes

Mise en œuvre de la chaine d’approvisionnement et du plan de contingence

• En consultation avec le superviseur, contribuer à l'élaboration du Plan d'action du programme de pays et faire des recommandations concernant les besoins en approvisionnement pour le plan d'opérations et les plans de travail annuels. Participer à la prévision, planification, mise en œuvre, surveillance et évaluation des opérations de la chaîne d'approvisionnement, y compris à l'établissement d'indicateurs de performance et à l'évaluation de la pertinence des produits et des services.
• Appuyer les activités de préparation et de réponse en matière d'approvisionnement dans les situations d’urgence, y compris l'établissement d'accords à long terme, l'évaluation de la capacité logistique, la mise à jour du plan d'urgence et le prépositionnement des stocks.

Approvisionnement et passation de marchés

• Fournir des contributions et des recommandations sur le plan annuel d'approvisionnement. Procéder à l'examen et à l'analyse des données aux fins de gestion des catégories et d'élaboration de stratégies d'approvisionnement. Réaliser des études de marché dans les domaines pertinents pour l'UNICEF et faire des recommandations sur les meilleures approches pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix et un approvisionnement durable. Soutenir l'innovation en matière de produits et les initiatives en termes d’orientation du marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services.
• Assurer la coordination avec les clients dans la planification des initiatives d'approvisionnement et de passation de marchés, en soutenant l'élaboration de spécifications, de termes de référence, de dispositions logistiques et d'échéanciers appropriés. Tenir compte des possibilités de renforcer la durabilité des chaînes d'approvisionnement.
• Veiller à l'établissement d'accords à long terme et donner suite aux demandes spécifiques d'approvisionnement conformément aux besoins. Préparer et traiter les demandes de devis, les appels d'offres et les demandes de propositions sur demande du superviseur. Organiser les ouvertures d'offres et procéder à l'analyse technique et financière des offres selon les besoins. Procéder aux clarifications et aux négociations avec les fournisseurs. Maintenir le plus haut niveau d'intégrité, de normes éthiques et de transparence dans l'approvisionnement en biens, la passation de marchés de services et les travaux de construction.
• Préparer les demandes d'adjudication notamment les soumissions au Comité d'examen des marchés. Préparer les bons de commande et les contrats dans SAP (ERP - système de planification des ressources de l'entreprise) puis les soumettre aux approbations nécessaires, en veillant à ce que la documentation des systèmes de l'UNICEF soit complète.
• Tenir les parties prenantes/partenaires informés des progrès réalisés. Faire la liaison avec les fournisseurs, en assurant un suivi opportun des échéanciers de livraison. Mettre en œuvre des pratiques appropriées de gestion des fournisseurs, p. ex. des examens de la performance de l’approvisionnement.
• Veiller à ce que les dossiers de passation de marché soient archivés comme il se doit et mis à jour pour référence future, notamment pour un audit.

• Apporter des contributions d’ordre logistique au plan d'approvisionnement, y compris des recommandations sur les contraintes en matière d'infrastructure (par exemple, dédouanement, capacité portuaire, options de transport et capacité d’entreposage) et les différents mécanismes de livraison. Fournir des recommandations sur les exigences budgétaires pour diverses modalités de livraison et veiller à l'établissement du budget avec les clients.
• Faire la liaison entre les collègues de la division de l'approvisionnement et les clients et utiliser les tableaux de bord de l'approvisionnement pour assurer la surveillance du pipeline et l'établissement d'une capacité logistique appropriée. Suivre les progrès de l'approvisionnement à l'étranger et/ou régional et prendre des mesures pour assurer le dédouanement en temps opportun des fournitures entrant dans le pays. Effectuer des recherches, recueillir des données et mener des analyses, produire des rapports et veiller à l'exactitude de l'information dans les systèmes de l’organisation pour permettre une prise de décision éclairée.
• Fournir un appui spécialisé dans le domaine de la logistique, en suivant des processus normalisés et en contribuant, directement ou indirectement, à la livraison efficace des fournitures destinées au programme. Assurer la coordination avec les parties prenantes internes et externes pour appuyer la gestion des opérations logistiques et contribuer à la prestation efficace des services.
• Identifier les besoins en matière de sous-traitance de services logistiques de tiers (par exemple, dédouanement, entreposage, transport, distribution) et gérer la sous-traitance de ces prestataires de services, en établissant notamment des indicateurs clés de performance et des mécanismes de suivi des performances.
• Gérer le traitement de la documentation pour l'exécution des opérations logistiques (p. ex. dédouanement, vérification des factures) et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels, en transmettant les problèmes complexes au superviseur.

• Gérer les entrepôts et les opérations de l'UNICEF conformément aux politiques et procédures de l'UNICEF. Évaluer la capacité d'entreposage, y compris les installations, l'état de l'équipement, la main-d'œuvre et les processus. Proposer des mesures correctives au superviseur. Évaluer, au besoin, de nouvelles installations d'entreposage. Si nécessaire, mettre en place et organiser de nouveaux entrepôts qui peuvent inclure l'installation et l'assemblage de structures d'entreposage temporaires (p. ex. Wiik-Halls/Rub-Halls).
• Maintenir des processus appropriés d'entreposage et de gestion des stocks pour soutenir l'exécution du programme de pays. Veiller à ce que des systèmes de comptabilité, d'établissement de rapports et de contrôle interne précis et complets soient en place et à ce que les dossiers pertinents soient tenus de façon appropriée.
• Évaluer la disponibilité de l'espace et préparer des plans d'agencement et d'entreposage pour assurer un entreposage approprié et optimiser l'utilisation de l'espace.
• Superviser la réception des envois et l'expédition des fournitures.
• Préparer des rapports sur les stocks. Surveiller les stocks pour suivre les tendances et rendre compte de l'état de l'inventaire depuis l’origine jusqu’au bénéficiaire. Effectuer des inventaires physiques réguliers des stocks dans l'entrepôt. Préparer la documentation nécessaire à l'aliénation des produits par l'intermédiaire du comité du Comité de contrôle du matériel.

Autres mécanismes d'exécution

• Soutenir l'évaluation des partenaires d'exécution, y compris la société civile, de même que la collaboration avec ceux-ci pour l'établissement d'accords de coopération de programme et le suivi des composantes de l'approvisionnement dans le cadre de la politique harmonisée concernant les transferts de fonds.
• Participer à des événements/réunions ayant but de renforcer les partenariats et les relations de collaboration avec les organismes des Nations Unies afin d'appuyer l'harmonisation et la collaboration en matière d'approvisionnement et de logistique.
• En collaboration avec les collègues de la division de l'approvisionnement et les sections de programme, identifier les possibilités de renforcement des capacités des homologues gouvernementaux et améliorer le processus de la chaîne d'approvisionnement afin de le rendre plus efficace.

En tant que défenseur pour chaque enfant, vous devrez avoir …

• Un diplôme d'études secondaires (BAC), de préférence complété par une formation technique ou universitaire liée à la chaîne d'approvisionnement, l'administration des affaires, le droit des contrats/droit commercial ou autres domaines similaires.
• Un minimum de six (6) ans d'expérience administrative pertinente en gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans un contexte commercial est exigé. La compréhension du développement et du travail humanitaire est un atout.
• La maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais sont exigées. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU ou de la langue du lieu d’affectation est un atout.

Pour chaque enfant, vous démontrez …

Valeurs fondamentales

• Engagement ;
• Diversité et Inclusion ;
• Intégrité.

Compétences de base

• Communication ;
• Travail en Equipe ;
• Recherche de Résultats.

Compétences fonctionnelles

• Esprit d'Analyse
• Application de l'Expertise Technique
• Planification et Organisation
• Suivi des Instructions et Procédures.

Voir les compétences sur le site UNICEF :
http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf

Localisation et durée du contrat
Le contrat est d’une durée déterminée d'un (1) an avec possibilité de renouvellement. Le/la candidate(e) recruté(e) sera basé(e) à Niamey.

Rémunération
Le poste est classé dans la catégorie des Agents des Services Généraux (GS) au grade GS6 de la grille de rémunération du Système des Nations Unies.

NB: UNICEF est engagé à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel, et encourage fortement les candidatures féminines et masculines de toutes origines nationales, ethniques et religieuses, y compris les personnes vivant avec un handicap, de postuler.

UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Seuls(es) les candidats(es) présélectionnés(es) seront contactés.