Batch Recruitment of Operations Associate, GS6, Maradi & Diffa, Niger (2 Postes)

Sous la supervision et la direction du supérieur hiérarchique, l'Assccié(e) aux Opérations sera chargé(e) d'exécuter un large éventail de tâches administratives spécialisées et de procédure pour la Section des Opérations. Ces tâches exigent une connaissance approfondie des directives, procédures et politiques administratives de l'UNICEF.

UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.
Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n'abandonnons jamais.

Pour chaque enfant de l'espoir.

Comment est-ce que vous pouvez faire une difference …

Sous la supervision et la direction du supérieur hiérarchique, l'Assccié(e) aux Opérations sera chargé(e) d'exécuter un large éventail de tâches administratives spécialisées et de procédure pour la Section des Opérations. Ces tâches exigent une connaissance approfondie des directives, procédures et politiques administratives de l'UNICEF.

Principales fonctions, responsabilités et attributions/tâches

• Faire le suivi des budgets et des dépenses financières de la section en veillant au respect des règles et règlements de l'UNICEF, en tenant le superviseur informé et en l’avisant sur les mesures à prendre en ce qui concerne la prise de décision et le suivi.
• Fournir un appui pour la révision/préparation du budget, l'état d'avancement de l’exécution, la détermination de l'utilisation des fonds et la clôture opérationnelle et financière.
• Préparer et tenir à jour les dossiers, les documents et les plans de contrôle pour le suivi budgétaire.
• Effectuer les transactions relatives aux allocations budgétaires pour sa section dans VISION et faire le suivi des subventions arrivant à échéance.

• Préparer des avis de vacance de postes au sein de son bureau pour examen par le superviseur afin de susciter l’intérêt des candidats idéaux.
• Assurer une présélection efficace et en temps opportun des candidatures en vérifiant les critères minimaux d’éligibilité tenant compte des qualifications, compétences et exigences du poste.
• Assurer la liaison avec les candidats aux différentes étapes du processus de recrutement.
• Coordonner la planification des entretiens et des évaluations techniques.
• Consigner et tenir à jour les dossiers de recrutement, en s'assurant que toute la documentation requise a été préparée.
• Suivre le cycle du processus de recrutement afin de tenir le superviseur à jour, au besoin.

• Faciliter la communication et l'exécution des tâches de l'unité organisationnelle afin d'améliorer l'efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
• Traiter la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.
• Communiquer des informations de routine ainsi que certaines informations non routinières relatives au travail de l'équipe.
• Établir et tenir à jour les systèmes de classement et de référence de la section des opérations, tant traditionnels que numériques.

• Tenir à jour le calendrier de la section des opérations et organiser les réunions.
• Rédiger les procès-verbaux des réunions en veillant à l'exactitude, au respect détails et à la cohérence.

• Appuyer les évènements opérationnelles liés aux activités de renforcement des capacités et aux conférences en prenant les dispositions logistiques nécessaires, en faisant appel à des animateurs, des traiteurs et des hôtes.
• Convenir des dates en communiquant avec les participants au sujet de la disponibilité.
• Assurer la liaison entre les points focaux et la section par rapport aux coûts et aux besoins.
• Préparer des documents d'information à l’intention des participants et télécharger les documents approuvés sur l'intranet.
• Préparer et actualiser les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.

• Aider les membres de l’équipe concernant les dispositions nécessaires pour leurs déplacements et les indemnités qui leur sont dû conformément aux règles et politiques de l'organisation.
• Assurer la liaison avec les points focaux compétents en matière de voyages afin de s'assurer que l'organisation bénéficie du meilleur service et du meilleur prix pour tous les voyages.
• Informer les membres du personnel sur les questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures d'obtention de documents.
• Extraire, saisir, tenir à jour et vérifier l'exactitude des dossiers de voyage dans le système de gestion des voyages de l'organisation afin d'assurer l'exactitude des transactions relatives aux frais de voyage et aux voyages du personnel.
• Aider à la préparation des budgets sur les frais de voyage et tenir à jour le plan de voyage et les dossiers de contrôle budgétaire.
• Faire un suivi des autorisations de voyages et en faire rapport à l'équipe.

• Collecter les factures et classer les documents à approuver puis assurer leur traitement dans VISION.
• Télécharger les fichiers électroniques et vérifier les résultats au système de destination.
• Répondre aux demandes de renseignements sur l'état d'avancement des transactions des clients ainsi qu’à d'autres demandes de renseignements.

• Aider à la gestion des fournitures administratives, de l'équipement de bureau et à la mise à jour de l'inventaire des articles.
• Superviser et faire le suivi de l'utilisation adéquate et appropriée des fournitures.
• Veiller à ce que les services et l'entretien des locaux soient conformes aux normes de l’organisation.
• Prendre les dispositions relatives à l'achat et à la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.

• Tenir et mettre à jour un système qui surveille l'absence du personnel.

En tant que défenseur pour chaque enfant, vous devrez avoir …

• Un diplôme d'études secondaires (BAC), de préférence complété par des cours techniques ou universitaires en rapport avec le domaine de travail.
• Un minimum de six (6) ans d'expérience pertinente en administration ou en secrétariat est exigé.
• La maîtrise du français et de l’anglais est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU ou de la langue du lieu d’affectation est un atout.

Pour chaque enfant, vous démontrez …

Valeurs fondamentales

• Engagement ;
• Diversité et Inclusion ;
• Intégrité.

Compétences de base

• Communication ;
• Travail en Equipe ;
• Recherche de Résultats.

Compétences fonctionnelles

• Esprit d'Analyse
• Apprentissage et Recherche
• Planification et Organisation
• Suivi des Instructions et Procédures.

Voir les compétences sur le site UNICEF :
http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf

Localisation et durée du contrat
Le contrat est d’une durée déterminée d'un (1) an avec possibilité de renouvellement. Les candidates(es) recrutés(es) seront basés(es) :

• Un (1) à Maradi ;
• Un (1) à Diffa.

Rémunération
Le poste est classé dans la catégorie des Agents des Services Généraux (GS) au grade GS6 de la grille de rémunération du Système des Nations Unies.

NB: UNICEF est engagé à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel, et encourage fortement les candidatures féminines et masculines de toutes origines nationales, ethniques et religieuses, y compris les personnes vivant avec un handicap, de postuler.

UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Seuls(es) les candidats(es) présélectionnés(es) seront contactés.