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Program Assistant

Kalemie

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Kalemie
  • Grade: Level not specified - Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Public Health and Health Service
    • Administrative support
  • Closing Date: Closed

Requisition ID: req6256

Job Title: Program Assistant

Sector: Health

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Kalemie, Democratic Republic of the Congo

Job Description

Sous la supervision du Chef de projet, le Program Assistant appuiera le programme dans toutes les tâches de support, pour assurer un bon déroulement des activités du secteur santé. Il/elle assurera la liaison entre le secteur santé et les acteurs/partenaires tant à Kalemie que dans les sites d'intervention (DPS, BCZ, ONG, d'autres dirigeants locaux), les autres secteurs de l’ IRC (Santé, PAF, Gouvernance) et les secteurs opérationnels (ressources humaines, la supply chain, de la sécurité). 

L’Assistant Program est le point focal pour la facilitation de toutes les activités du secteur Santé.

Responsabilités

  • Orienter le staff de program terrain sur le respect des procédures IRC dans la soumission des différents documents aux autres secteurs (Supply chain, ressources humaines, finances, sécurités, …)
  • Gérer les correspondances (réception, transmission, réponse et classement) du secteur du projet GXAO4.
  • Assurer l'archivage des documents du Projet en utilisant un système de classification qui assure la confidentialité. Organiser l’archivage électronique de la documentation du secteur sur le serveur IRC 
  • Assister les équipes de terrain dans les procédures des opérations : autorisation de voyage, demande de perdiem, justification des fonds,…
  • Préparer les déplacements des consultants et partenaires du secteur sur terrain : autorisation de voyage, justification des fonds, orientation,…
  • Etablir toutes les demandes d’achat du secteurSanté en ligne et en assurer le suivi auprès du supply chain jusqu’à la livraison aux demandeurs (programme ou les partenaires)
  • Tenir à jour la base des données des commandes d’achats locaux et internationaux (matériels, médicaments et consommables médicaux) et faire le suivi auprès du service du supply chain.
  • Etablir mensuellement, les états de paie de tous les partenaires
  • Préparer les demandes des fonds des partenaires, faire le suivi du paiement et s’assurer que la liquidation des fonds alloués aux partenaires se fait conformément aux procédures IRC.
  • Participer à la préparation des rencontres du secteur santé : atelier, conférence, réunions,…et pour des activités nécessitant des fonds, élaborer la demande des fonds et la liquidation selon les procédures IRC
  • A la demande de la hiérarchie, élaborer le rapport des activités : réunion,….
  • Veiller à l’approvisionnement du secteur santé en fournitures de bureau et autres besoins de fonctionnement
  • Orienter les partenaires sur les procédures d’achat et de gestion des fonds d’IRC
  • Emission et suivi des PR dans la plateforme BVA,
  • Assister le programme lors du nettoyage mensuel du BVA,

Qualifications

  • Formation commerciale ou administrative ou une expérience dans le domaine. Une formation médicale est un atout
  • Expérience d’au moins 2 années dans un poste similaire (assistant au programme) de préférence avec une organisation internationale
  • Excellent niveau de français écrit et oral. Connaissance de l’anglais souhaitée.
  • Très bien organisé avec de fortes capacités à faire beaucoup de tâches à la fois et à prioriser;
  • Minutieux et attentif aux détails;
  • Maîtrise de l’outil informatique (Excel , Word and Outlook
  • Connaissance et compréhension démontrées en procédures basiques de logistiques;
  • Très fortes capacités de travail indépendamment et en équipe
  • Très fortes compétences en communication interpersonnelle 
  • Capacité à respecter et à faire respecter des procédures
  • Capacités à porter un regard critique sur son travail et à proposer des améliorations pertinentes à sa hiérarchie
  • Capacité à s’adapter à des demandes et à des tâches variées et à travailler sous pression 

RESPECT DU CODE DE DEONTOLOGIE DE L’IRC

  • S’engage à respecter le code de déontologie de l’IRC (IRC Way)
  • S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ce code dans son cadre de travail 
  • Etre disponible pour effectuer toute autre tache jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC
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