Pasante Administrativo

Bogotá

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Bogotá
Grade: Internship - Internship
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administration
Closing Date: Closed

Background Information - PSC

Antecedentes e Información - Centro de Paz y Seguridad

El Centro de Paz y Seguridad (PSC por sus siglas en ingles) de UNOPS, es el principal proveedor de servicios en el campo de acción contra las minas antipersonal con el Servicio de las Naciones Unidas para la Acción contra las Minas (UNMAS), PNUD, UNICEF, los gobiernos de los países afectados por las minas y otros asociados con las minas. El PSC es responsable de administrar, proporcionar apoyo y supervisar la gestión del día a día de las oficinas de campo del Proyecto, verificando tanto los requisitos de los socios,como las normas y reglamentos de UNOPS. Está dirigida por el director del centro que tiene la autoridad y responsabilidad general de la ejecución del Centro para la Paz y Seguridad en nombre de sus socios. Está dirigida por el director del Centro quien tiene la autoridad y responsabilidad general de la ejecución del Centro de Paz y Seguridad en nombre de sus socios.

Programa en Colombia

En Colombia, UNOPS ejecuta el programa UNMAS con el objetivo de brindar asistencia técnica y apoyo a la Dirección Descontamina Colombia, y al sector de acción contra las minas más amplio en Colombia con el fin de responder de forma integral a las necesidades de las comunidades afectadas y contribuir a objetivos más amplios de protección, seguridad y de consolidación de la paz.

Functional Responsibilities

Bajo la supervisión directa de la Oficial Asociada de Servicios de Apoyo el/la pasante administrativo promoverá un enfoque colaborativo y orientado al cliente, consistente con las reglas y regulaciones de UNOPS y se centrará en las siguientes actividades:

Apoyar en la redacción de los procedimientos e informes solicitados por la Oficial Asociada de Servicios de Apoyo
Apoyar la gestión administrativa general de las actividades del programa, si se requiere, realizar cuadros comparativos, ingreso de proveedores al sistema etc. para llevar a cabo procesos logísticos.
Apoyar proceso de solicitud de viajes.
Apoyar la adquisición de equipos e insumos requeridos para el personal del proyecto Gestión Territorial.
Proporcionar apoyo en los procesos de adquisición.
Apoyar la preparación de documentos para realizar las transacciones en el sistema OneUNOPS
Apoyar la gestión de activos del programa, apoyar la actualización del listado de activos.
Mantener la documentación, soportes de misiones y registros organizados, listos para realizar las correspondientes transacciones, esto para apoyar el procesamiento eficiente de los pagos y cumplir con los requisitos de auditoria.
Apoyar en la revisión de recibos y facturas de la caja menor de acuerdo con las políticas de UNOPS.
Apoyar actividades operativas del proyecto relacionadas con actas, ayudas de memoria, informes y compilación de insumos.
Apoyar gestión de recursos humanos, procesos de reclutamiento, elaboración de minutas, toma de referencias profesionales, etc.
Cualquier otra tarea requerida por el supervisor.

Education/Experience/Language requirements

Educación

El pasante administrativo debe contar con un título universitario como pregrado, o graduado de dichos estudios dentro de un año previo a la fecha de aplicación de la pasantía. El candidato debe estar preferiblemente inscrito en un programa profesional en un área pertinente a la administración, tales como; Administración de Empresas, Negocios Internacionales, Ingenieria Industrial, Gestión de Proyectos, Relaciones Internacionales o Ciencias Política o afines.
Diploma de Bachillerato

Experiencia

Es deseable que cuente con interés por la Acción Humanitaria y las Organizaciones Multilaterales y un conocimiento adecuado de Microsoft Office y otros software relevantes.
Experiencia en Conocimiento de sistemas es deseable
Experiencia en Comunicación es deseable
Experiencia en Reportes es deseable

Idioma

Fluido Español (hablado, leido y escrito)
Ingles Intermedio es requerido

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Información adicional

Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Contract type, level and duration - Internship

Contract type: Pasantia
Contract level: N/A
Contract duration: 6 months

Esta pasantía no está diseñada para llevar a un puesto de personal con UNOPS. Por lo tanto, no debe haber ninguna expectativa de empleo al final de la pasantía.

Los pasantes pueden ser elegibles para un estipendio mensual de UNOPS siempre que no reciban fondos de otras instituciones. Además, UNOPS puede proporcionar un volumen de viaje único de 500 USD. Sin embargo, deben hacer sus propios arreglos para el alojamiento, los viajes y los arreglos necesarios para la visa.

For more details about UNOPS internships please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Internships-and-volunteering.aspx

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

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