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Finance & Administration Assistant

Djibouti

  • Organization: DRC - Danish Refugee Council
  • Location: Djibouti
  • Grade: Administrative support - Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
    • Banking and Finance
  • Closing Date: Closed

 

Title; Finance & Administration Assistant

Location: Djibouti Ville

Reports to: Support Service Team Leader, Djibouti 

Start of Contract & Duration: 6 Months 

Employment Band-Based on DRC national salary scale, level 8 

Posting date: Sept 19, 2019

 

Background 

 

DRC is an international non-governmental organization which provides assistance and promotes durable solutions for refugees and internally displaced people, on the basis of humanitarian principles and human rights. The DRC Ethiopia & Djibouti Country program focuses on emergency response, protection, mixed migration and livelihoods. DRC is implementing different protection, mixed migration and livelihood projects in Djibouti and has an active role on the response to the influx of refugees coming from Yemen. 

Purpose 

The Finance and Administration Assistant will assist the Support Services Team Leader to ensure that the programmatic needs in Djibouti office are addressed and met in an efficient, timely, transparent, accountable and cost­ effective manner.

The main role consists of accounting: payments, recording transactions in the ERP Microsoft DYNAMICS 365, paper archiving, vouchers scanning. 

 

KEY RESPONSABILITIES: 

  • Financial support  Verify that purchases have appropriate authorization and are signed by authorized team member.
  • Assist Support Service Team Leader in the closure of accounts at the end of month Provide technical financial and administratiive support to colleagues in Djibouti and field offices. 
  • Support in the implementation of financial policies and procedures. 
  •  Ensure transactions are properly recorded and entered into Microsoft Dynamics 365. 
  • Support logistics in preparing monthly asset lists. 
  • Maintain financial files and records in accordance with DRC’s policies and procedures for archiving. 
  •  Scanning and filing relevant financial documents including supporting documents 
  • Correctly use DRC Dynamics functionalities in area of concern

1. FINANCE 

Cash Handling 

  • Complete the cash book on a daily basis, ensuring all documents are scanned and archived on DRC’s SharePoint 
  • Uploading of project expenses (cash book) on a bi-weekly basis to DRC’s ERP system, Microsoft Dynamics 365 and coordinating with the SSTL for cross checking and posting of transactions.
  • Provide quality control of cash and bank transactions, ensuring that all requests for payment are accompanied by the correct documentation as per DRC’s internal checklist of minimum required documentation prior to releasing any cash or transfer requests. 
  • Act as a cashier, handling the cash for all program and operational expenses carefully and safely and ensuring that weekly safe cash counts are conducted and sent to the Country Office as required. 
  • Do payments of invoices and suppliers based on DRC Finance systems and procedures 
  • Prepare receipt, payment and other vouchers as required upon approval. 
  • Assist monthly salary payment to staff and remit taxes to the authorities. 
  • Handling cash using Cash Advance system and make sure that cash advance will be closed by the end of month. 
  • Handling cash using Advance Clearance Form and ensure all financial procedures are carefully followed. 

 

 Bank Handling 

  • Give assistance to Support Services Team Leader for handling payment by cheque / transfer payments in accordance with DRC payment guidelines and signatory of Area Manager 
  • Withdrawals of cash from the bank if requested by Support Services Team leader and Area Manager 
  • Collecting Bank statement information by the end of month and support the SSTL with bank reconciliation on a monthly basis, as per the DRC internal policies and month end closure checklist. 

 

 Accounting 

  • Responsible for the bi-weekly submission of project expense journals and their recording on the DRC’s ERP system, Microsoft DYNAMICS 365. 
  • Filing all financial documents and make sure that ail financial documents are properly filed and organized according to DRC procedures in hard copy as well as archived on SharePoint by Journal number. 
  • Scanning of all vouchers and archiving on DRC’s SharePoint on a daily basis for bi-weekly reconciliation.  

 

Quality Management 

  • Be aware of the potential for loss or fraud in logistical activities and procedures. Pro-actively work to prevent such occurrences by working with relevant tine managers to improve transparency and to ensure the best use of DRC assets and resources. 

 

II. Administration 

  • Manage and monitor office filing system for efficiency and ease of retrieval.
  • Manage incoming & outgoing correspondence
  • Ensure that all visitors and guests to DRC Djibouti are logged in and treated with care and respect. 
  • Ensure that visas, work permits and/or residency cards for international staff are timely obtained. 
  • Prepare and submit the monthly staff list and the list of salaries

In this position, you will also be expected to demonstrate DRC’s five core competencies:

Striving for Excellence: Focusing on reaching results while ensuring an efficient process.

Collaborating: Involving relevant parties and encouraging feedback.

Taking the Lead: Taking ownership and initiative while aiming for innovation.

Communicating: Listening and speaking effectively and honestly.

Demonstrating Integrity: Acting in line with DRC’s vision and values.

 

PERSONAL SPECIFICATIONS

Education: 

University degree in Accounting, Finance or related field. 

Relevant experience in the domain can be considered in lieu of the university degree in required

field.

 Experience: 

  • A minimum of 1 year of relevant experience is required, preferably with an international NGO and/or UN Agencies 
  •  Competencies: 
  •  The candidate must be fluent in French and have a basic understanding of English would be an asset. 
  • She/he must also have good communication skills, be able to work independently and energetically, and have a flexible approach to manage and prioritize a high workload and multiple tasks with tight deadlines. 
  • She/he must be confident and proficient in the use of MS Office, with advanced Excel proficiency. 
  • She/he must demonstrate high level of integrity. 

 

The duties and tasks above are given for indication and information purposes. The Danish Refugee Council has the right to update this Job Description according to the development of its Humanitarian activities within its frame of intervention and in accordance with the Djiboutian Labour Law. This job description is an appendix to the contract and the employer can at any time make changes, after discussions with the employee.

 

Version française – French Version: 

Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC)

DESCRIPTION DE POSTE

Contexte

DRC est une organisation non gouvernementale internationale qui fournit une assistance et promeut des solutions durables pour les réfugiés et les personnes déplacées dans leur propre pays, sur la base des principes humanitaires et des droits de l'homme. Le programme de DRC en Éthiopie et à Djibouti est axé sur les interventions d'urgence, la protection, la migration mixte et les moyens de subsistance. DRC met en œuvre différents projets de protection, de migration mixte et de moyens de subsistance à Djibouti et joue un rôle actif dans la réponse à l'afflux de réfugiés en provenance du Yémen Objectif

L’Assistant(e) des finances et de l’administration aidera le Responsable d’équipe des services support à faire en sorte que les besoins programmatiques du bureau de Djibouti soient gérés de manière efficace, transparente et responsable.

Le rôle principal étant la comptabilité: paiements, enregistrement des transactions dans l’ERP DYNAMICS, l’archivage papier, la numérisation des pièces justificatives.

RESPONSABILITES CLES:

  • Vérifier que les achats ont l'autorisation appropriée et sont signés par un membre autorisé de l'équipe.
  • Assister le chef d'équipe des services support lors de la clôture comptable mensuelle.
  • Fournir un appui technique, financier et administratif aux collègues de Djibouti et des bureaux extérieurs. 
  • Appui à la mise en œuvre des politiques et procédures financières. 
  • Assurez-vous que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans Microsoft Dynamics 365. 
  • Soutenir la logistique dans la préparation des listes mensuelles des biens. 
  • Tenir à jour les dossiers et les dossiers financiers conformément aux politiques et aux procédures d'archivage de la DRC. 
  • Numérisation et dépôt des documents financiers pertinents, y compris les pièces justificatives 
  • Utiliser correctement les fonctionnalités de DRC Dynamics dans le domaine concerné

1. FINANCE

Gestion financière 

  • Compléter le livre de caisse sur une base quotidienne, en s'assurant que tous les documents sont numérisés et archivés sur SharePoint de la RDC. 
  • Téléchargement des dépenses du projet (livre de caisse) sur une base bimensuelle vers le système ERP de DRC, Microsoft Dynamics 365 et coordination avec le SSTL pour le contrôle croisé et la comptabilisation des transactions.
  • Assurer le contrôle de la qualité des transactions en espèces et en banque, en s'assurant que toutes les demandes de paiement sont accompagnées de la documentation correcte, conformément à la liste de contrôle interne de DRC sur la documentation minimale requise avant de remettre toute demande d'argent ou de transfert. 
  • Agir en tant que caissier, gérer l'argent liquide pour toutes les dépenses du programme et les dépenses opérationnelles avec soin et en toute sécurité et veiller à ce que des comptages hebdomadaires sûrs soient effectués et envoyés au bureau national selon les besoins. 
  • Effectuer le paiement des factures et des fournisseurs selon les systèmes et les procédures des Finances de DRC. 
  • Préparer les reçus, le paiement et les autres pièces justificatives au moment de l'approbation. 
  • Aider au paiement mensuel des salaires du personnel et verser les impôts aux autorités. 
  • Gérer les avances de fonds à l'aide du système Cash Advance et s'assurer que les avances de fonds seront clôturées à la fin du mois. 
  • Manipuler de l'argent comptant en utilisant le formulaire d'autorisation préalable et s'assurer que toutes les procédures financières sont suivies avec soin. 

 

Traitement bancaire 

  • Aider le chef d'équipe des Services Support à traiter les paiements par chèque et les paiements par transfert conformément aux lignes directrices sur les paiements de DRC et en fonction des personnes autorisées à signer. 
  • Retraits d'espèces de la banque à la demande du chef de l'équipe des Services Support et de l’Area Manager
  • Recueillir les informations sur les relevés bancaires d'ici la fin du mois et appuyer le SSTL avec le rapprochement bancaire sur une base mensuelle, conformément aux politiques internes de DRC et à la liste de vérification de fin de mois. 

 

 Comptabilité 

  • Responsable de la soumission bimensuelle des journaux de dépenses des projets et de leur enregistrement dans le système ERP de DRC, Microsoft DYNAMICS 365. 
  • Classer tous les documents financiers et s'assurer que tous les documents financiers sont correctement classés et organisés selon les procédures de la DRC sur papier et archivés sur SharePoint avec un numéro de journal. 
  • Numérisation de tous les bons et archivage sur SharePoint de DRC sur une base quotidienne pour un rapprochement bimensuel.  

 

Gestion de la qualité 

  • Etre conscient des risques de perte ou être vigilant sur d’éventuels cas de fraude dans les activités et les procédures logistiques. Travailler de manière proactive pour prévenir de tels événements en travaillant avec les gestionnaires de projets concernés afin d'améliorer la transparence et d'assurer la meilleure utilisation possible des ressources et des actifs de DRC. 

 

II. Administration 

  • Gérer et surveiller le système d’archivage du bureau pour en assurer l'efficacité et faciliter la recherche d’informations.
  • Gérer la correspondance entrante et sortante
  • Veiller à ce que tous les visiteurs et invités en DRC Djibouti soient enregistrés et traités avec soin et respect. 
  • Veiller à ce que les visas, permis de travail et/ou cartes de séjour du personnel international soient obtenus en temps voulu. 
  • Préparer et soumettre la liste mensuelle du personnel et la liste des salaires

L'éducation : 

  •  Diplôme universitaire en comptabilité, finance ou dans un domaine connexe. 
  •  Expériences pertinentes dans le domaine peut être considérée comme tenant lieu de diplôme universitaire dans les domaines suivants (comptabilité, administration, finance, gestion bancaire…)

 Expérience : 

  •  Un minimum d'un an d'expérience pertinente est requis, de préférence auprès d'une ONG internationale et/ou d'agences des Nations Unies. 
  • Compétences : 
  • Le candidat doit parler couramment le français et des connaissances basiques de l'anglais seraient un atout. 
  • Il/elle doit également avoir de bonnes compétences relationnelles et en terme de communication, être capable de travailler de façon autonome et énergique, et avoir une approche flexible pour gérer et prioriser une charge de travail élevée et des tâches multiples dans des délais serrés. 
  • Il/elle doit être confiant(e) et compétent(e) dans l'utilisation de MS Office, avec des compétences avancées en Excel. 
  •  Il/elle doit faire preuve d'un haut niveau d'intégrité. 

 

Les fonctions et tâches ci-dessus sont données à titre indicatif et à titre d'information. Le Conseil danois pour les réfugiés a le droit de mettre à jour cette description de poste en fonction du développement de ses activités humanitaires dans le cadre de son intervention et conformément à la loi djiboutienne du travail. Cette description de poste est annexée au contrat et l'employeur peut à tout moment y apporter des modifications, après en avoir discuté avec l'employé.

 

TO APPLY

Interested candidates who meet the required qualifications and experience are invited to submit updated CV and cover letter explaining their motivation and why they are suited for the post.  

We only accept applications sent via our online-application form on www.drc.dk under Vacancies.   

Please forward the application and CV, in English through the stated website no later than October 1, 2019.  

For general information about the Danish Refugee Council, please consult www.drc.dk. 

Gender Equality: DRC is committed to achieving gender parity in staffing at all levels. In light of this, women candidates are particularly encouraged to apply to bridge the gender gap.

Equal Opportunities: DRC is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status or other protected characteristics

We encourage only qualified Djiboutian Nationals to apply. DRC considers all applicants based on merit. 

This vacancy is now closed.
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