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Asistente de Logística

Bogotá (Colombia)

  • Organization: UN WFP - World Food Programme
  • Location: Bogotá (Colombia)
  • Grade: Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Logistics
  • Closing Date: 2019-10-18

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TÍTULO DEL CARGO:

Asistente de Logística

UNIDAD:

Logística

LUGAR DE TRABAJO:

Bogotá, Colombia

DURACIÓN DEL CONTRATO:

Un (1) año, con contrato inicial por 6 meses, sujeto a desempeño y disponibilidad de recursos.

NIVEL DE REMUNERACIÓN:

SC-5

                                                                    __________

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

Esta posición está basada en la Oficina Central del PMA en Bogotá. El titular del puesto reporta directamente al Asociado de Logística.

En este nivel, los titulares de estos puestos deben asumir la responsabilidad de llevar a término una serie de procesos y actividades que requieren un adecuado nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar en relación con todas las modalidades de asistencia, tanto para los servicios de logística del PMA, adquisiciones de bienes y servicios y modalidades de CBT. Los titulares pueden recomendar una determinada línea de acción a miembros del personal de diversos niveles y asignar tareas a otros funcionarios de apoyo.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Desarrollar actividades y procesos estándar relacionados con la cadena de suministro que apoya la operación del PMA en Colombia, para permitir el suministro efectivo de bienes y servicios en todas las modalidades de entrega.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

  1. Prestar apoyo a las operaciones y actividades de cadena de suministro aplicando los procesos corporativos para el suministro efectivo de bienes y servicios.
  2. Realizar seguimiento permanente a los pedidos para garantizar que las entregas de productos y suministros a los socios implementadores y los destinos autorizados se efectúen de manera oportuna.
  3. Prestar su apoyo a la gestión de las actividades de logística relacionadas con la contratación de proveedores, incluidos el seguimiento y la medición de las operaciones.
  4. Responder a una variedad de consultas y solicitudes de apoyo de carácter técnico, aplicando procesos estándar y, de ser necesario, obteniendo orientación, para garantizar la resolución oportuna y correcta de todas las consultas con una marcada orientación a la prestación de servicios de alta calidad al cliente.
  5. Contribuir a la preparación, el seguimiento y la revisión del presupuesto para todas las modalidades de entrega, a través de la matriz de costos de cadena de suministro (SC matrix), y otras herramientas pertinentes, garantizando la adherencia a los procedimientos corporativos.
  6. Apoyar a hacer el seguimiento de los procesos de gestión del inventario, para hacer trazabilidad a los resultados y rendir cuentas del estado del inventario desde la fuente de abastecimiento hasta el beneficiario.
  7. Ayudar en la gestión de la calidad e integridad de los datos relativos a la contabilización de los productos, haciendo seguimiento de manera mensual a la actualización de la información en el sistema de información.
  8. Controlar los saldos de inventarios de los contratos locales de compra de alimento, y asegurar que las programaciones de entregas se lleven a cabo oportunamente.
  9. Hacer seguimiento a los tiempos de arribo de las compras internacionales, gestionar la colocación de fondos para los gastos de terceros de las importaciones y apoyar la coordinación de las operaciones de nacionalización.
  10. Apoyar la programación de traslados de alimentos que requieran ser reempacados, coordinando las actividades del operador de almacenamiento, transportador y reempacador.
  11. Generar y emitir todos los documentos relacionados con el movimiento de mercancías a través del sistema de información de inventarios “LESS”, para la entrega de materia prima (sacos x 50 Kg) al reempacador y recogida de producto terminado (bolsas x 1 Kg).
  12. Prestar apoyo a los análisis de la cadena de suministro, las evaluaciones previas y la planificación operacional para todas las modalidades de entrega.

OTROS REQUISITOS DEL PUESTO (el responsable del puesto determinará los detalles)

  1. Tramitar la documentación para la ejecución de las operaciones de logística (p. ej., cartas de porte, órdenes de despacho proveedores, despacho aduanero, verificación de facturas) y tomar las medidas adecuadas para resolver los problemas operacionales, remitiendo las diversas cuestiones al supervisor.
  2. Recopilar y compilar datos, producir informes o contribuir a su elaboración (ej., los destinados al Comité sobre productos, transporte y seguros (CCTI), los informes estándar de los proyectos, los informes de cierre financiero, los inventarios físicos o los informes sobre el rendimiento del transporte), y garantizar la exactitud de la información contenida en los sistemas institucionales para apoyar la toma de decisiones informadas.
  3. Mantener debidamente ordenado y actualizado el archivo de documentos relacionados con los procesos de contratación y operación de la Unidad Cadena de Suministro, tanto en físico como virtual.
  4. Mantener el contacto con los interesados internos y con un número limitado de interesados externos para sostener una gestión eficiente de las operaciones de logística.
  5. Proporcionar orientación a otros funcionarios de apoyo, con el fin de ayudarlos a llevar a cabo tareas estándar de conformidad con las normas y los plazos convenidos.
  6. Apoyar a la Unidad de Cadena de suministro en los procesos de adquisición de bienes y servicios y procesos de CBT, cuando las cargas de trabajo lo requieran.
  7. Todas las demás actividades que sean inherentes al cargo y que le sean requeridas por su supervisión inmediato con el fin de lograr una adecuada gestión de la Unidad Cadena de Suministro.
 
   

LAS CUATRO CAPACIDADES ORGANIZATIVAS FUNDAMENTALES:

Tema

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Finalidad

Comprender y comunicar los Objetivos Estratégicos

Ayuda a sus compañeros de equipo a explicar con claridad los Objetivos Estratégicos del PMA.

Ser un motor de cambio positivo

Propone a su supervisor posibles mejoras de los procesos de trabajo del equipo.

Hacer que el cometido del PMA sea fuente de inspiración para su equipo

Explica a sus compañeros de equipo el impacto que tienen las actividades del PMA en las comunidades beneficiarias.

Hacer que el cometido del PMA sea visible en la labor cotidiana

Explica con claridad de qué modo las responsabilidades de la propia dependencia contribuirán al cumplimiento del cometido del PMA.

Personas

Buscar maneras de reforzar las competencias individuales

Ayuda a sus colegas menos experimentados a adquirir nuevas competencias y capacidades.

Crear una cultura de inclusión

Busca oportunidades de trabajar con personas de distintos orígenes.

Prestar orientación personalizada y facilitar retroinformación constructiva

Actúa como instructor entre pares para los colegas que trabajan en la misma esfera de actividad.

Crear y fomentar un espíritu de logro de metas

Hace el seguimiento de los avances hacia las metas y transmite periódicamente esta información a su supervisor.

Desempeño

Alentar la innovación y las soluciones creativas

Explora formas de adquirir constantemente más eficiencia y precisión en las propias esferas de trabajo y comparte nuevos métodos de trabajo con los compañeros.

Centrarse en la obtención de resultados

Se centra en la obtención de resultados y sigue la evolución de las tasas de cumplimiento de las propias tareas para encontrar oportunidades de aumentar la eficiencia.

Adoptar compromisos y respetarlos

Asume la responsabilidad de sus propias tareas y notifica cuanto antes a su supervisor posibles retrasos en el cumplimiento de los plazos o compromisos asumidos.

Ser resolutivo

Decide autónomamente qué medidas adoptar cuando se enfrenta a decisiones críticas en el lugar de trabajo o en situaciones peligrosas sobre el terreno.

Asociaciones

Conectar y hacer trabajar juntas a las dependencias del PMA

Propone a su supervisor oportunidades de asociación con otras dependencias.

Establecer asociaciones sólidas con actores externos

Define oportunidades de colaboración con compañeros y asociados sobre el terreno en post de metas comunes.

Demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación a nivel político

Aprende a valorar la importancia de los equipos y los asociados externos del PMA para alcanzar las metas y los objetivos del equipo.

Explicar con claridad el valor que aporta el PMA a las asociaciones

Armoniza las propias actividades con las prioridades de su supervisor para atender las necesidades de los asociados internos y externos.

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Gestión y optimización de la cadena de suministro

Demuestra aptitud para el seguimiento de las operaciones de la cadena de suministro y la presentación de los correspondientes informes, con el fin de que los equipos puedan evaluar eficientemente el rendimiento y la sostenibilidad de las

redes actuales.

Planificación y gestión de proyectos y recursos

Sostiene las actividades de su equipo relativas a la planificación, la elaboración de previsiones y la gestión de los recursos mediante la recopilación de datos de diversas fuentes.

Gestión de la información y elaboración de informes

Recopila información y datos precisos y oportunos para hacer posible la toma de decisiones informadas sobre la presentación de informes dentro de su propia dependencia y, en consecuencia, en el seno de la comunidad humanitaria en

general.

Análisis de mercado, contratación y ejecución de operaciones

Capacidad para recopilar y compilar la información necesaria para que el PMA pueda tomar decisiones operacionales informadas.

Gestión del almacén y el inventario

Demuestra capacidad para implementar los procedimientos operacionales y la orientación normativa en materia de almacenes, con el fin de gestionar el almacén del PMA, ocuparse del inventario de manera efectiva por medio de los sistemas

institucionales y velar por que se reduzcan las pérdidas.

Asistencia técnica y coordinación

Tiene conciencia de la importancia de la asistencia técnica y la coordinación con los actores más importantes y capacidad para llevar a cabo actividades de

logística, respetando los mandatos individuales y las prioridades de los programas.

REQUISITOS MINIMOS REQUERIDOS

Educación:     Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o afines.

Experiencia:

    1. Mínimo cuatro (4) años de experiencia progresiva en operaciones logísticas: transporte, manejo de inventarios, y procesos de contratación de servicios logísticos.
    2. Experiencia en la búsqueda y manejo de proveedores incluida la evaluación periódica de los mismos.
    3. Experiencia en el uso de sistemas corporativos (sistemas ERP), en particular, en el uso de módulos de logística: órdenes de compra, despachos, inventarios, transporte, etc.
    1. Manejo de hojas de cálculo (Excel), análisis de datos, elaboración de informes, análisis de indicadores.

Idiomas:          Dominio hablado y escrito en español y deseable conocimiento básico de inglés.

 

REQUISITOS DESEABLES PARA DESEMPEÑAR ESTA FUNCIÓN

 

Experiencia:

  • Trabajo con otras organizaciones humanitarias en el área de cadena de suministro, logística, compras.
  • Conocimientos de comercio exterior: importación y exportación de mercancías.
  • Manejo de costos en cadenas de suministro.

Plazo para postular: 11 de octubre de 2019

 Recuerde: Solo se tendrán en cuenta a aquellas personas que realicen la aplicación a través del sistema, adjuntando el formato P-11 y que cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencia. Si no cuenta con el formato P11 por favor digite a través del buscador de su preferencia "Formato P11" descargue, diligencie y adjúntelo a su aplicación.  

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