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Stagiaire aux achats et logistiques

Tunis (Tunisia)

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Tunis (Tunisia)
  • Grade: Internship
  • Occupational Groups:
    • Procurement
    • Logistics
  • Closing Date: 2019-11-03

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Background Information - Job-specific

Le/la stagiaire assiste à la gestion des volets administratifs et logistiques de la passation de marchés dans le cadre des activités d'appui aux projets avec des partenaires en Afrique du Nord.


Functional Responsibilities

Responsabilités principales du poste

Sous la supervision directe du spécialiste en passation de marchés et logistiques et en étroite collaboration avec l’ensemble des intervenants, le/la stagiaire assure l’exécution des principales tâches suivantes en conformité avec les procédures et les règlements de l’UNOPS :

–      Assister l’équipe de passation de marchés dans ses activités d’approvisionnement de biens et de services.

–      Chercher de nouveaux soumissionnaires potentiels et les inviter/assister à s’enregistrer sur le Portail Mondial pour les Fournisseurs des Organismes des Nations Unies (UNGM).

–      Mettre à jour la base de données des soumissionnaires/fournisseurs existants.

–      Créer les profils fournisseurs sur l’ERP de l’UNOPS.

–      Assister lors des réunions d’évaluation des soumissions.

–      Drafter les PV d’évaluation selon les modèles de l’UNOPS.

–      Vérifier la création des réquisitions et des bons de commande sur l’ERP de l’UNOPS lorsqu’il est nécessaire.

–      Assister à la vérification des processus d’approvisionnement des biens et services antérieurs et s’assurer que tous les dossiers sont complets.

–      Assister à l’identification des fournisseurs dont le montant cumulatif a dépassé le seuil de l’autorité des achats du bureau pour les soumettre au Comité des Contrats Régional ou du Siège.

–      Assister à la préparation et la soumission des cas rétroactifs/post-facto.

–      Aider à élaborer les tableaux d’historique des contrats et les mettre à jour.

–      Aider à mettre à jour le tableau de bord des contrats et veiller à ce que les avenants de contrats soient à jour afin d’éviter les cas rétroactifs/post-facto.

–      Archiver les dossiers d’approvisionnement  (archivage physique et électronique).

–      Suivi du carnet de bord mensuel des voitures.

D'autres missions pourront être également confiées au cours du stage. Contrôles de suivi et des progrès

S’assurer que les projets mènent à la réalisation des objectifs spécifiques et résultats exigés dans les limites de tolérance spécifiées à l’égard des délais, des coûts, de la qualité, de la portée et des risques.

Produit final

–      Une gestion efficace des achats au sein de l’équipe.

–      Une meilleure organisation physique et électronique des fichiers et documents officiels.


Education/Experience/Language requirements

Formation:

La procédure de sélection est ouverte aux candidats qui, à la date limite fixée pour le dépôt des candidatures, remplissent les conditions suivantes :
–     Etre étudiant en dernière année de Licence (BAC+3), Bachelor, Masters ou PhD ou être déjà en possession de ces diplômes susmentionnés, obtenus depuis moins que 3 ans. 

Minimum d’années d’expérience souhaitable:

Une expérience professionnelle dans les domaines suivants serait souhaitable : Passation des marchés, la chaîne d'approvisionnement et la gestion de la logistique, Finance, Sciences économiques, Gestion.  

Outils informatique: MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

Langues:

–      Arabe: Très bonne connaissance

–      Français: Très bonne connaissance

–      Anglais : Une connaissance intermédiaire


Functional competencies

Compétences clés:

  • Capacité d’évaluation des besoins et allocation des ressources.
  • Suivi des statuts des contrats avec les fournisseurs.
  • Capacités relationnelles, adaptation et flexibilité.
  • Esprit d’équipe, d’initiative et de responsabilité.
  • Dynamique, organisé(e) et rigoureux (se).
  • Discrétion.
  • Curiosité d’esprit, volonté et capacité d’apprentissage.
Compétences souhaitées :
  • Excellentes capacités communicatives.
  • Apte à travailler sous pression de façon indépendante et en équipe.
  • Connaissance significatives du People Soft/MSRP.
  • Maitrise des logiciels : Word, Excel, PowerPoint.

Competencies FR


Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration - Internship

Type de contrat: Stage Contract level: N/A
Durée du contrat: 6 mois

Ce stage n'est pas conçu pour conduire à un poste de personnel avec l'UNOPS. Par conséquent, il devrait y avoir aucune attente de l'emploi à la fin du stage.

Le stagiaire recevra une allocation mensuelle destinée à couvrir ses frais de subsistance au cours des six mois de stage.


Pour plus d'informations sur les contrats ICA merci de suivre ce lien:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Internships-and-volunteering.aspx

Considérations supplémentaires

  • Veuillez noter que cette positon concerne les candidats de la nationalité tunisienne et/ou résidant en Tunisie.
  • Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
  • Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le  travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Background Information - Tunisia

Tunisie

Le bureau de l'UNOPS en Tunisie offre une gamme de services d'appui aux projets avec des partenaires en Afrique du Nord. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation. Il propose également la gestion de fonds, de prêts et l'administration des subventions, marchés publics, le renforcement des capacités locales, la formation et l'assistance technique.

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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