Disbursement Officer

Overall responsibility

Review project disbursement requests ensuring compliance with grant conditions and  

the Foundation’s policies and procedures and facilitate disbursement for timely project implementation in coordination with relevant departments.

Duties and Responsibilities

1. Support Project preparation including budget review of new projects.
2. Track and keep records and provide information on disbursements to projects and the operations department in order to monitor expenditure against the indicated categories of grant agreements.
3. Undertake project launch and financial supervision missions to ensure compliance with grant agreements and ACBF disbursement and procurement procedures.
4. Monitor recipients’ utilization of special (project) account funds, ensuring that the funds are properly accounted for and used in accordance with the policies and procedures.
5. Carry out monthly reconciliation of grant status and monitor financial data quality of the accounting system regarding the assigned portfolio and recommend any corrective action.
6. Monitor the financial implementation of projects/programs including desk review and analysis of statements of expenditure, and financial reports by recipients.
7. Provide accounting support to other internally executed projects.
8. Attend to disbursement queries from the operations department in order to ensure synergy, flow of information and compliance with grant agreements.
9. Support the sharing of knowledge in areas of expertise writing briefing papers, and training ACBF and Project staff on disbursement matters.            

Selection Criteria

Selection will be on a competitive basis based on the following criteria;

Minimum Requirements

1. Education: MSc or MBA with specialization in Accounting or Finance. Membership of an internationally recognised professional accounting body such as CA, CPA, ACCA, CIMA, or recognized equivalent will be an added advantage.
2. Experience: A minimum of six years working experience in an accounting, and/or disbursement role, with four of those in a similar position in an international organisation.
3. Language proficiency: Excellent French language skills is a requirement and working knowledge of English language skills.

Core Competencies

• Planning and organizing
• Teamwork and collaboration
• Communication
• Respect for organizational, intercultural and ethical values
• Learning and Innovation

Functional Skills

• Strong experience in project disbursement processes, handling technical accounting and financial issues.
• Complete familiarity with accepted best practices of disbursement processes.
• Ability to make objective decisions and resolve problems, exercising the highest responsibility to handle confidential and sensitive issues in a reasonable and mature manner.

APPLICATION PROCESS

Applications, quoting the reference “Disbursement Officer /09/2019,” including curriculum vitae with three (3) referees should be received at the address below by 31 October 2019.

The Executive Secretary

The African Capacity Building Foundation

P.O. Box 1562

HARARE, Zimbabwe

E-mail:  Recruitment@acbf-pact.org

Please note, only candidates under serious consideration will be contacted.

We strongly encourage qualified female candidates to apply.

ACBF is a smoke-free environment.

Responsabilité générale

Examiner les demandes de décaissements pour en vérifier la conformité aux conditions de subventions et aux politiques et procédures de la Fondation et faciliter les décaissements pour la mise en œuvre opportune des projets de concert avec les départements concernés.

Tâches et responsabilités

1. Appuyer la préparation des projets y compris l’examen du budget des nouveaux projets.
2. Suivre, enregistrer et fournir des informations sur les décaissements aux projets et les opérations du département afin d’aligner les dépenses aux catégories indiquées des accords de subventions.
3. Entreprendre le lancement de projets et des missions de supervision pour veiller au respect des accords de subventions et des procédures de décaissement et de passation des marchés de l’ACBF.
4. Surveiller l’utilisation par les bénéficiaires des fonds du compte spécial (de projet) pour s’assurer que les fonds sont dûment comptabilisés et utilisés conformément aux politiques et procédures.
5. Effectuer le rapprochement mensuel de l’état de la subvention et surveiller la qualité du système des comptes quant au portefeuille assigné et recommander une action corrective.
6. Surveiller la mise en œuvre des projets ou programmes y compris l’analyse des dossiers et l’analyse des relevés de dépenses et des rapports financiers par les bénéficiaires.
7. Apporter un appui comptable aux autres projets exécutés en interne.
8. Répondre aux demandes de décaissement du département des opérations en vue de garantir la synergie, le débit d’information ainsi que la conformité aux accords de subvention.
9. Appuyer le partage des connaissances dans les domaines d’expertise par la rédaction de documents d’information et la formation du personnel de l’ACBF et des projets en matière de décaissement.

Critères de sélection

La sélection se fera sur une base concurrentielle selon les critères suivants :

Exigences minimales

1. Études : Avoir une maîtrise en Sciences ou une maîtrise en administration des affaires avec spécialisation en comptabilité ou en finance. L’appartenance à un organisme comptable professionnel de renommée internationale telle que CA, CPA, ACCA, CIMA ou un équivalent reconnu constituera un atout supplémentaire.
2. Expérience: Avoir au moins six années d’expérience en comptabilité et/ou dans un rôle de décaissement dont quatre à un poste similaire dans une organisation internationale.
3. Connaissances linguistiques : Avoir d’excellentes compétences en français est exigé ainsi qu’une connaissance professionnelle de anglais.

Compétences de base

• Capacité de planifier et d’organiser
• Capacité de travailler en équipe et de collaborer
• Capacité de communiquer
• Respect des valeurs organisationnelles, interculturelles et éthiques
• Capacité d’apprendre et d’innover

Compétences fonctionnelles

• Être bien au fait des processus de décaissement aux projets, et du traitement des questions techniques de comptabilité et financières.
• Avoir une parfaite connaissance des meilleures pratiques acceptées en matière de processus de décaissement.
• Aptitude à prendre des décisions objectives et à résoudre des problèmes, en exerçant la plus haute responsabilité dans le traitement des questions confidentielles et sensibles de manière raisonnable et mûre.

Le personnel de l’ACBF respecte les valeurs de communication, de reconnaissance, d’excellence, de responsabilité et de modernité. Les candidats sont tenus d’adhérer à ces valeurs.

PROCESSUS DE CANDIDATURE

Les candidatures, portant la mention « Responsable des décaissements/09/2019 », accompagnées d’un curriculum vitae et de trois (3) références, doivent être reçues à l'adresse ci-dessous au plus tard le 31 octobre 2019.

Le Secrétaire exécutif

La Fondation pour le renforcement des capacités en Afrique

P.O. Box 1562

HARARE, Zimbabwe

E-mail: Recruitment@acbf-pact.org

Veuillez noter que seuls les candidats sérieusement considérés seront contactés.

Nous encourageons vivement les candidates qualifiées à postuler.

L'ACBF est un espace non-fumeurs