Contractant Individuel National pour la saisie des données dans la plateforme eTools

Niamey

Organization: UNICEF - United Nations Children’s Fund
Location: Niamey
Grade: Consultancy - Consultant - Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Legal - Broad
- Legal - International Law
- Information Technology and Computer Science
- External Relations, Partnerships and Resource mobilization
Closing Date: Closed

Le Bureau de l’UNICEF Niger lance cet appel d’offre pour le recrutement d’un consultant pour appuyer les opérations de saisie de données dans la plateforme modulaire eTools. En outre, il/elle assurera la documentation relative aux partenariats avec la société civile non encore numérisée sera identifiée, organisée, numérisées et téléchargés dans eTools.

CONTEXTE ET JUSTIFICATION :
Depuis quelques années, l’UNICEF a développé une plateforme modulaire avec un nombre d'outils électroniques pour une meilleure gestion des résultats du programme dans des contextes humanitaire et de développement en rapport avec le partenariat. En effet, cet outil permet de pallier les défis de manques de saisie des données, au risque accru en matière de gestion de partenariat, à l’incohérence des données à la non standardisation et à la complexité de l’archivage. Il s’agit de l’outil eTools. Cette plateforme devra servir de référentiel central pour les accords, mais aussi simplifiera les processus de bureau liés à la mise en œuvre du suivi des partenariats et des programmes pour aider le personnel de l'UNICEF à se concentrer sur l'obtention de résultats dans tous les contextes de programme avec les partenaires.

Depuis l’année dernière, le Bureau du Niger a été parmi les premiers pays à implémenter eTools. Depuis, les membres du personnel ont eu à se familiariser avec les modules relatifs à la gestion des partenariats, la gestion de voyages, le suivi, et la planification du travail. L’atelier de formation des formateurs sur la plateforme tenue en Juin 2019 à Dakar et les sessions successives de travail tenues par la suite ont permis de disposer d’une masse critique des personnes capables d’aider le bureau à avancer vers l’utilisation effective de l’Outil. Toutefois, il y a un volume important des documents à scanner, organiser, uploader dans le système et d’autres à saisir pour compléter le processus.

OBJECTIFS :
Sous la supervision du Chef de Section PME et en collaboration avec l’équipe du Comité eTools, du Comité de revue de partenariat, les administrateurs de programme & les Finances, le consultant accompagnera le bureau pays dans le processus de déploiement de la plateforme eTools par le chargement des données et documents dans ladite plateforme.

ACTIVITES :

Il s’agira d’effectuer la saisie de toutes les données et le téléchargement les documents relatifs :

1- Aux partenariats avec les Organisations de la Société Civile (OSC) dans le module « Partnership Management »

Les Accords juridiques (PCA) ;
Les documents de programme (DP) et Accords à petite échelle (APE/SSFA) ;
Les documents du processus de revue et approbation (PRC) ;
Les amendements des programmes documents etc. ;
Formulaire profil du partenaire et diligence raisonnable - “core values assessment” ;
Micro-évaluation (si disponible) ;
Les revues conjointes/finales du partenariat ;
La réservation des fonds (FR) pour chaque DP ;
Les rapports techniques du partenaire.

2- Aux activités de l’assurance (suivi) ayant déjà eu lieu dans les modules appropriés i.e. Trip Management et Financial Assurance, (date, montants sujet de revue, observations haute priorité et points d’action), y compris le téléchargement des rapports ou documents de travail pertinents.

3- Entrer les actions de suivi notés dans les rapports d’assurance dans le module Action Points.

4- Assurer le contrôle des documents physique en collaboration avec l’équipe HACT pour les activités de l’assurance et leur saisi dans eTools.

METHODOLOGIE :
La documentation à prendre en compte dans la plateforme eTools couvrira l’ensemble des documents de partenariats gouvernementaux et OSC, et les rapports activités de l’assurance (suivi) antérieurs à la période de consultance et validés pour l’exercice en cours. Ce qui signifie que le travail exigera beaucoup de contact avec le staff impliqué dans la mise en œuvre du Programme. Il y aura également certaines sessions participatives notamment dans la phase d’identification et d’organisation des documents à numériser et organiser. Les points focaux par Section seront invités à prendre part aux travaux. Le comité eTools suivra progressivement le processus et se réunira régulièrement pour faire le point, passer en revue le travail effectué et formuler des propositions.

Avant de saisir des données dans eTools, il est important que tous les documents de partenariat pertinents soient disponibles, numérisés et organisés. Les documents doivent être intitulés (une nomenclature uniforme) et ordonnés de manière à pouvoir être facilement distingués au moment de la saisie des données. Par exemple, il sera créé un dossier/répertoire pour chaque partenaire de mise en œuvre. Pour chaque document chargé dans le dossier, indiquez clairement le nom du partenaire, le numéro du fournisseur (vendor code), le type de document, l'année et le nom court. Il est important de tenir en compte l’ordre chronologique de signature des documents selon CSO Procédure.

Un guide de saisie des données détaille le processus selon les différentes phases.

CRITERES D’EVALUATION TECHNIQUE (1) ET FINANCIERE (2) :

1- Expérience, expertise professionnelles spécifiques :

Saisie et traitement des données ;
Utilisation des systèmes informatiques de gestion ;
Familiarité avec l’utilisation des plateformes de gestion et partage des données

L’analyse des compétences requises sera cotée sur 70%. Il s’agira d’un « desk revue ».

2- L’offre financière la plus basse obtient le maximum de la note financière. Les autres offres ayant passé le seuil technique requis recevront des notes inversement proportionnelles à l’offre la plus basse.

DUREE DE LA CONSULTANCE :

Deux mois calendrier, soit du 1er novembre au 31 décembre 2019.

DESCRIPTION DU TRAVAIL :

Taches/Etapes :	Résultats/produits :	Calendrier exécution
Identification des documents	Liste complète des documents pertinents.	5 jours
Numérisation des documents pertinentes	Fichiers des documents numérisés disponibles	10 jours
Organisation des documents numérisés	Fichiers des documents numérisés organisés, suivant une nomenclature claire	3 jours
Saisie des données (selon les modules Partnership Management, Trip Management et Financial Assurance)	Toutes les informations identifiées sont dans le système	40 jours
Vérification	Rapports générés dans eTools est de bonne qualité.	2 jours

QUALIFICATIONS :

Le consultant doit être titulaire d’un diplôme universitaire en bureautique, informatique ou tout autre domaine relatif à la gestion des programmes.

Le consultant doit justifier d’une expérience pertinente d’au moins 2 ans dans le domaine de traitement de données, et/ou bureautique, et/ou informatique et/ou utilisation des systèmes de gestion des programmes. Une expérience de travail avec les Nations Unies serait un atout.

Le bureau mettra a la disposition du contratant individuel un espace de travail, l'équipement informatique ainsi qu'un accès Internet à usage profesionel.

NB : UNICEF est engagé à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel, et encourage fortement les candidatures féminines et masculines de toutes origines nationales, ethniques et religieuses, y compris les personnes vivant avec un handicap, de postuler.

UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Seuls(es) les candidats(es) présélectionnés(es) seront contactés.

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