Clerk aux opérations et à l'administration

Sous la direction et la supervision du Spécialiste des Opérations, le clerk aux Opérations et à l’Administration fournit un soutien aux services administratifs assurant une qualité de travail élevée, assure une prestation de services exacte, opportune et dûment enregistrée/documentée. Le clerk aux Operation et à l’Administrations promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

Le clerk aux Opérations et à l’Administration travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations et du Programme du PNUD afin d'assurer une prestation cohérente des services.

Resumé des fonctions clés:

• Mise en œuvre de stratégies opérationnelles
• Fourniture d'un soutien administratif et logistique
• Fourniture d'un soutien à l'entretien des bureaux et à la gestion des actifs
• Soutien au renforcement des connaissances et au partage des connaissances

1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants:

Le plein respect des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD.

Fournir des contributions à la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l'équipe administrative.

2. Fournit un soutien administratif et logistique, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants :

- Réception des envois, arrangements des dédouanements, préparation de documents pour les envois du PNUD (reçus/envoyés), arrangements pour les expéditions.Préparation de toute la documentation nécessaire, mise en œuvre des mesures de suivi, rédaction de la correspondance relative aux expéditions/dédouanement.

Arrangement des réservations de voyage et d'hôtel, préparation des autorisations de voyage.

Soutien aux membres du personnel et à leurs personnes à charge en traitant les demandes de visas, de cartes d'identité et d'autres documents conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national.

Soutien administratif à l'organisation de conférences, d'ateliers, de retraites.

Collection d'informations pour les DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives.

Préparation de la correspondance de routine, des télécopies, des notes de service et des rapports conformément au SOP du bureau.

Extraire, mettre en place, copier et classer des données provenant de diverses sources.

- Entretien des dossiers dans l'unité administrative

Vérification des registres des véhicules et préparation des rapports d'historique et des plans d'entretien des vehicules 

3. Fournit un soutien à l'entretien de bureau et à la gestion des actifs, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants :

Collecte d'informations sur la gestion des actifs, la maintenance des dossiers sur la gestion des actifs.

Entretien des dossiers pertinents à l'entretien des bureaux. des plans d'entretien des véhicules.

4. Fournit un soutien à l'établissement des connaissances et au partage des connaissances au bureau, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants :

Participation à la formation du personnel des opérations sur l'administration.

qContributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Les résultats clés ont un impact sur l'exécution des services administratifs et logistiques du bureau de pays en termes de qualité et d'exactitude du travail accompli.La saisie précise des données, la présentation de l'information et l'approche axée sur le client renforcent la capacité du bureau à fournir des services administratifs et logistiques.

þCapacité d'exécuter une variété de tâches répétitives et routinières liées au soutien général de l'administration Capacité d'examiner les données, d'identifier et d'ajuster les écarts

þCapacité de gérer un grand volume de travail éventuellement sous des contraintes de temps

þBonne connaissance des règles et règlements administratifs

Connaissance et compréhension détaillées des pratiques et procédures de l'administration, du secrétariat

þconnaissance des applications logicielles de bureau relatives à la présentation de la gestion des données de traitement de texte, ATLAS, au besoin

þCapacité d'exploiter et d'entretenir une variété de machines informatisées et d'équipement de bureau afin d'assurer une prestation efficace du service

Capacité d'organiser et d'accomplir plusieurs tâches en établissant des priorités

þCollecte et compilation des données avec rapidité et précision pour identifier ce qui est pertinent et jeter ce qui ne l'est pas, les enregistre d'une manière accessible et maintient les bases de données

þCollecte, vérification et enregistrement complet et méthodique des données démontrant l'attention portée aux détails et identifiant et corrigeant les erreurs de sa propre initiative

þTransmet des données de fichiers; crée et génère des requêtes, des rapports et des documents en utilisant des bases de données, des feuilles de calcul, des communications et d'autres progiciels avec rapidité et précision

Interpréte les données, tirer des conclusions et/ou identifier les modèles qui soutiennent le travail d

þCrée, édite et présente des informations (requêtes, rapports, documents) dans des formats visuellement agréables, clairs et présentables tels que des tableaux, des formulaires, des présentations, des notes d'information/livres et des rapports à l'aide de fonctions avancées de traitement de texte et de présentation et base de données et logiciel de tableur

þ- Édite, formate et fournit des entrées à la correspondance, aux rapports, aux documents et/ou aux présentations à l'aide du traitement du travail, des feuilles de calcul et des bases de données répondant aux normes de qualité et nécessitant une correction minimale

þ- Affiche une bonne compréhension de la grammaire, de l'orthographe et de la structure dans la langue requise

þ- Veiller à ce que la correspondance, les rapports et les documents soient conformes aux normes établies de l'ONU

Capacité de produire des dossiers précis et bien documentés conformes à la norme requisees autres

þOrganise et accomplit avec précision plusieurs tâches en établissant des priorités tout en tenant compte des affectations spéciales, des interruptions fréquentes, des délais, des ressources disponibles et des relations de reporting multiples

þPlanifie, coordonne et organise la charge de travail tout en restant conscient de l'évolution des priorités et des échéances concurrentes

þDémontre sa capacité à passer rapidement d'une tâche à l'autre pour répondre à de multiples besoins de soutien

þÉtablit, établit et entretient des relations de travail efficaces avec le personnel et les clients afin de faciliter la prestation d'un soutien

La promotion de l'apprentissage et de la gestion et du partage des connaissances relève de la responsabilité de chaque membre du personnel

Formation/Education:

Niveau Baccalaureat

Experiences:

4 ans d'expérience administrative pertinente. Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.). Expérience dans la gestion des systèmes de gestion web.

Langues:

Maîtrise du français. Connaissance de l’anglais serait un atout supplémentaire

A compétences egales , les candidatures feminines seront avantagées