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Assistant aux Voyage -FTA- GS5

Bamako (Mali)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Bamako (Mali)
  • Grade: GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date:

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Background

Sous la supervision Directe du Chargé de Gestion des Ressources Financières, l'Assistant Voyage fournit des services de voyage en assurant un niveau élevé de qualité et exactitude dans le travail, il/elle assure une approche orientée vers le client axée sur les résultats et la qualité dans l'unité. Il analyse et interprète les règles et les procédures concernant les voyages et propose des solutions aux problèmes complexes liés aux voyages. L'Assistant(e) de voyage surveille de près les coûts internes, s'assure de la facturation, du règlement et du recouvrement des coûts avec acuité. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le personnel du PNUD du Programme /Projets et des Opérations dans le Bureau de Pays et du Siège dans le but de s’assurer de la cohérence de la prestation de service.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés :
  • Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles à travers les résultats suivants :
  • Conformité absolue aux règles, règlements, politiques et procédures du PNUD, liés aux voyages et approvisionnements ;
  • Suivi régulier des dernières règles, règlements, politiques et procédures du PNUD et des systèmes d'application correspondants.
  • Mise en œuvre de mesures de réduction des coûts en négociant avec le prestataire de services de voyage, et en définissant l'itinéraire le plus économique et le mieux approprié.
Assure la prestation de services des voyages à travers les résultats suivants :
  • Fournir des services de voyage pour le bureau ;
  • Achat de billets et préparation de bon de commande ;
  • Traitement des factures de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services de voyage fournis par le PNUD à d’autres organismes ;
  • Calcul exact et dans les délais établis, des Indemnités Journalières de Subsistance (DSA) ;
  • Pour les nouveaux venus : organiser l'Autorisation de Sécurité (Security Clearance), le visa d'entrer dans le pays (si nécessaire), le transfert de l'aéroport à l'hôtel, la réservation d’hôtel et le guide de renseignements pratiques.
  • Mise à jour régulière des horaires de compagnies aériennes ;
  • Mise à jour du guide de renseignements pratiques ;
  • Mise en œuvre du système de contrôle interne qui garantit que les commandes réalisées auprès des agences de voyage ou Compagnie aériennes sont dûment préparées et expédiées ;
  • Actions correctives dans un court délai, sur les bons de commande qui ont des problèmes de budget ou autres ;
  • Introduction de profil de fournisseurs dans ATLAS ;
  • Réunir les documents nécessaires pour faire la demande de paiement aux finances ;
  • Assurer le paiement des factures dans le délais établis ;
  • Fermer les bons de commandes lorsque tout le processus est finalisé
  • Collecte des informations pour la préparation de récupération des coûts pour les services fournis par le PNUD aux autres agences.
  • S’occuper des demandes de visa à l’extérieur du Mali
  • S’occuper des demandes d’exonération pour le matériel ou l’équipement ou les services rendus sur place au Mali c’est-à-dire la levée de la TVA (18%) ;
  • Faire les demandes d’UNLP auprès de HQ
Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie avec le superviseur direct, à travers les résultats suivants :
  • Elaboration de « Procédures Opérationnelles Standards (SOP) » au niveau interne concernant les procédures pour les voyages
  • Etablir et tenir à jour tous les régistres et système de classement/archivage des documents liés aux voyages ;
  • Participation au renforcement et partage des connaissances dans le Bureau Pays, à travers les résultats suivants :
  • Synthèse des leçons apprises et des meilleurs pratiques dans le domaine des voyages et des approvisionnements   
  • Participation aux formations disponibles dans les domaines des voyages et des approvisionnent
  • Participations aux réseaux/communautés d’échanges de connaissances théoriques et pratiques
  • Effectuer toutes autres tâches à la demande du supérieur hiérarchique 
 

Competencies

Compétences Organisationnelles :
  • Démontrer de l’intégrité en adoptant les valeurs des Nations Unies et les standards d’éthiques
  • Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD
  • Démontrer de la sensibilité et de l’adaptabilité à l’égard de différentes cultures, religions, races, nationalités, âges et au genre
Compétences fonctionnelles :
  • Œuvrer activement vers l’apprentissage continue
  • Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d’initiative, de dynamisme et de pro activité
  • Habileté à organiser et prioriser les taches assignées et à trouver des solutions, lors de problèmes rencontrés
  • Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel
  • Solides capacités d’expression écrite, orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées
  • Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués
  • Ouverture d’esprit et volonté de faire preuve d’adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collaborateurs.

Required Skills and Experience

EDUCATION :

  • Etude secondaire et formation spécialisée dans le domaine des achats et des voyages est souhaitable

Expérience :

  • Au moins 5 ans d'expérience dans le domaine de l’administration, des achats, ou des services de voyage ;
  • Une bonne maîtrise de l'outil informatique est requise.

Langue :

  • Maitrise du Français et une compréhension de l’anglais serait un atout.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

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Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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