Admin/RH Officer

IRC Niger est présente dans les régions de Tillabéry, Tahoua et Diffa avec des projets dans les domaines suivants : Protection (SGBV, Protection de l’Enfant, monitoring de la Protection et Intégration de la protection), Education, Nutrition, Santé, sante environnementale (WASH) et Moyens de subsistance.

Au vu du développement des derniers évènements du 2018-2019 dans la zone frontalière du Niger-Nigeria (région de Maradi), IRC Niger envisage de commencer une réponse d’urgence basée sur l’approche RRM (mécanisme de réponse rapide).

Le RRM (le mécanisme de Réponse Rapide) est un programme de réponse rapide qui couvre toutes les régions du Niger avec un focus sur les zones à fort potentiels de déplacement de populations tels que les régions de Diffa, Tillabéry, Tahoua et Maradi. Les principaux objectifs de programme RRM de IRC sont :

Conduire des évaluations multisectorielles (MSA) dans les zones récemment affectées par des mouvements de populations afin d’informer la communauté humanitaire de l’étendue de ces mouvements et des besoins humanitaires urgents et;

Intervenir rapidement dans les secteurs des biens non-alimentaires (BNA), les abris, Santé environnementale/WASH, et aide alimentaire en faveur des ménages récemment déplacés (moins de 5 moins) dans le but de préserver leur vie et leur dignité.

IRC mettra en œuvre ce projet RRM dans deux départements de la région de Maradi, Madarounfa et Gidan Roumdji dans la perspective de répondre aux besoins humanitaires dans quatre (4) secteurs à savoir les Biens non alimentaires et les abris, l’eau, l’hygiène et l’assainissement et la protection.

OBJECTIF DU POSTE

Rapportant au Manager Terrain, l’Officier Admin/ RH participe à la gestion administrative et des ressources humaines. En Ressources humaines, il s’agit notamment de la gestion administrative du personnel, du suivi du processus de recrutement, du suivi et classement des contrats de travail des employés de la base, suivi des contrats de prestations de service. Dans la gestion administrative, il s’agit de veiller au fonctionnement effectif du bureau et des Guest House, de suivi des contrats de bail, des courses administratives et facilitation des rencontres et voyages conformément à la demande de son supérieur hiérarchique.

Taches et responsabilités

Administration :

• Responsable de la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux, afin d’assurer un environnement professionnel sécurisé pour tous les membres du personnel. Entreprend à cet effet toutes les démarches nécessaires pour rendre disponible les services de nettoyage, la maintenance et la répartition des équipements, ainsi que l’approvisionnement des stocks de maintenance conformément aux plans et budget alloués à cet effet ;
• A la charge du suivi de tous les contrats de prestations ;
• Veille en collaboration avec la finance au paiement dans les délais des factures et autres dépenses administratives;
• Veille en collaboration avec le RH Manager à prendre toutes les dispositions nécessaires à la tenue des réunions, des ateliers, des séminaires, et des visites ; assure en outre la facilitation du transport, de l’hébergement dans les hôtels, les réservations de salles de conférences et de l’équipement audiovisuel selon les besoins ;
• Procède à la revue de toutes les demandes de voyages pour des besoins de prévision budgétaire ; supervise les démarches administratives relatives aux voyages (achat de billets de voyage, visas, Hôtels ; etc.) ; soumet les autorisations de lancement de la procédure pour les voyages tout en s’assurant de la véracité des renseignements fournis avant la signature ;
• Sécretariat/reception
• Développe, met en place et supervise toute la gestion des correspondances / courriers de quelque nature que ce soit ;
• Supervise tous les services administratifs, les photocopies, la circulation des memos et / ou circulaires ;
• Gère avec efficience le téléphone et tient à jour le registre pour les appels.
• est disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son superviseur direct.

Ressources Humaines :

• Politiques de l’IRC et RH :
• Contribue à assurer que les politiques RH de l'IRC sont distribuées, disponibles, comprises et respectées par tout le personnel dans la base;
• Informe le Manager terrain de tout non-respect des politiques ou de tout sujet de  préoccupation lié à la gestion du personnel;
• Développement du personnel et gestion de la performance :
• Assiste aux formations régulières du personnel sur les meilleures pratiques RH et sur la gestion et le développement du personnel à la demande de son superviseur direct;
• Participe à la mise en œuvre de la politique du développement du personnel
• Participe a l'orientation des nouveaux employés et pendant toute la durée de l'emploi avec l’IRC;
• A la demande du superviseur direct, développe la planification annuelle des évaluations du personnel et des formations pour le développement systématique et efficace du personnel;
• Planification et Rapport RH :
• Tient à jour les systèmes des dossiers du personnel dans le classement, et s’assure que tous les dossiers sont à jours.
• Participe au rapport chaque fin du mois sur l’audit des dossiers du personnel et les times sheet.
• S’assure que tous les bulletins de salaires sont signés et classés dans les dossiers individuels.
• Gestion de la base des données des dossiers de demande de stage
• Gestion des dossiers des candidatures des recrutements y compris les prestations

Carractéristiques personnelles:

• Parfaite intégrité personelle.
• Attention au détail.
• Solides competences en supervision.
• Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples
• Esprit d'équipe et aptitudes en résolution de problèmes.
• Flexible à tous égards .