Asociado/a Senior de Administración

Ciudad Guayana

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Ciudad Guayana
Grade: Administrative support - LICA-7, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Human Resources
Closing Date: Closed

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

Background Information - Job-specific

El/la Asocaido/a gestiona un equipo, realizando una gama de servicios de soporte administrativo especializados, técnicos y generales, y transacciones para áreas de trabajo en administración y logística. Garantiza una prestación de servicios eficiente, orientada al cliente, y eficaz. El/la Asociado/a Senior de Administración promueve un enfoque orientado al cliente, a la calidad y a los resultados, asegurando la utilización de los recursos de la oficina de la manera más rentable.

Functional Responsibilities

1) Administración

Asegura la disponibilidad de personal y recursos para compromisos de trabajo, facilitando flujos de trabajo óptimos.
Trabajo en equipo con el cliente y el personal supervisado para desarrollar acuerdos de servicio al cliente.
Monitorea el desempeño del equipo y la satisfacción del cliente, instituyendo modificaciones al trabajo, procesos y el equipo para obtener resultados óptimos.
Implementa el mecanismo de control para los servicios administrativos, incluido el mantenimiento de registros de controles administrativos, como compromisos adquiridos y gastos.
Ejecuta transacciones / certificaciones designadas en el sistema OneUNOPS / Enterprise.
Redacta y / o supervisa la compilación de datos e investigación para la planificación de recursos financieros / presupuestos administrativos para servicios administrativos / logísticos.
Administra gastos y compromisos adquiridos.

2) Logística, administración de servicios/ gestión de activos

Asegura la provisión efectiva y eficiente de servicios de apoyo de logística y gestión de activos, satisfaciendo las necesidades del cliente y de conformidad con las reglas, regulaciones, políticas y estrategias de UNOPS.
Gestiona, coordina y supervisa procesos y servicios de envíos y despacho de aduanas, viajes, gestión de eventos, gestión de suministros y activos, control de inventario, ingresos y egresos de artículos y suministros de inventario, encuestas administrativas, servicios de transporte y seguros, edificios / instalaciones / administración de áreas, material de oficina.
Guía y gestiona los asuntos de protocolo, asegurando la prestación eficiente de servicios al cliente, incluido el registro y los servicios de asesoramiento al personal, y las autorizaciones del gobierno anfitrión.
Administra el enlace y la coordinación con las autoridades locales sobre autorizaciones / privilegios e inmunidades para el personal de UNOPS, el espacio de oficinas y otros asuntos administrativos.
Supervisa directa o indirectamente los servicios de transporte, incluidos el personal / proveedores de servicios externos, el servicio al cliente, la conformidad con los procedimientos para accidentes, el mantenimiento de los vehículos, el seguro y el monitoreo de los mismo.

3) Administración de equipo

Facilita el compromiso y la provisión de resultados y servicios de alta calidad del equipo supervisado a través de la planificación efectiva del trabajo, la gestión del desempeño, el entrenamiento y la promoción del aprendizaje y el desarrollo.
Proporciona supervisión, asegurando el cumplimiento por parte de los miembros del equipo, de las políticas existentes y las mejores prácticas.

4) Gestión de la información y el conocimiento

Supervisa el correcto funcionamiento del sistema de documentación / información del área, que incluye la detección, clasificación, almacenamiento y difusión de información y / o informes y material, asegurando la conformidad con los procedimientos relevantes que rigen la integridad de los registros y archivos.
Supervisa la actualización de Intranet sobre estándares, herramientas e información para servicios administrativos.
Participa, organiza y ofrece capacitaciones para el personal de operaciones / proyectos en administración / logística.

*Para ver la lista completa de funciones favor descargar el archivo adjunto.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación

Se requiere educación secundaria completa.
Diploma técnico, título o pénsum cerrado a nivel de licenciatura en Administración, Relaciones Internacionales, Administración Pública, Ciencias Sociales, Ingeniería Industrial, u otras áreas relacionadas es deseable y puede sustituir algunos de los años de experiencia requeridos.

b. Experiencia laboral

Se requiere:

Mínimo siete (7) años de experiencia general relevante en temas de administración, planeación, monitoreo de procesos, logística, operaciones o soporte en organizaciones nacionales o internacionales.

Deseable:
Experiencia en organizaciones del sistema de las Naciones Unidas.

c. Idiomas

Se requiere dominio del idioma español.
Es deseable inglés a nivel intermedio.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Individual (contrato regular mensual)
Contrato Regular Mensual: Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.
Nivel de Contrato: LICA 7 (candidatos/as locales).

Duración de Contrato: contrato abierto, sujeto a requerimientos organizativos, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio.

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.

Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
Guatemala es considerado un lugar de trabajo familiar según la categoría del ICSC.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Additional information

TDRs Asociada-o Senior de Administración.pdf (226 KB)

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