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Associé Administratif & Financier

Kinshasa (Congo Democratic)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Kinshasa (Congo Democratic)
  • Grade: SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2019-11-20

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Background


Sous la direction générale du Représentant Résident et la supervision directe du Spécialiste à la Coordination de l’Aide  et en étroite collaboration avec tous les services opérationnels du PNUD et du GCP, l’Associé(e) Administratif et Financier est chargé(e) de l’exécution effective des services administratifs et financiers et de l’utilisation transparente des ressources financières.  Il/elle est aussi chargé(e) de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client, et conforme aux règlements et procédures du PNUD.
Associé(e) Administratif et Financier collabore étroitement avec les équipes des opérations, des programmes et des projets et du Groupe de coordination des partenaires, en vue de résoudre des problèmes administratifs complexes et d’échanger des informations.
 

Duties and Responsibilities

1 – Tâches administratives

  • Assurer les tâches administratives au sein du secrétariat notamment la réception, le classement, et le suivi des dossiers administratifs et comptables, la gestion de l’agenda,
  • Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser,
  • Assurer l’archivage et la conservation des données et documents (papier et numérique),
  • Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du bureau(annuaire et organigramme institutionnel)
  • Assurer la distribution des courriers et des invitations lors des initiatives conjointes du GCP (réunions, retraites, ateliers) ;
  • Préparer les dossiers et en assurer la distribution lors des réunions du GCP,
  • Assurer la rédaction et la saisie des correspondances initiées par le GCP,
  • Commander, suivre et gérer les équipements du secrétariat et les fournitures de bureau,
  • Assurer la gestion des demandes de réservation de salles.

2  – Tâches financières

  • Se conformer aux procédures financières mises en place au sein du PNUD pour la gestion du projet ;
  • Faire le suivi régulier des décaissements et des diverses autres dépenses du projet ;
  • Tirer les rapports financiers mandataires dans Atlas, s’assurer de leur cohérence par rapport au plan de travail annuel et les soumettre à l’approbation du coordonnateur de projet ;
  • Effectuer les révisions budgétaires liées aux allocations annuelles et aux régularisations des opérations financières du projet.
  • Préparer la planification du budget du projet et le plan d’achat conformément au Plan de Travail Annuel.
  • En rapport avec les experts éventuellement concernés, appuyer dans la préparation des dossiers d’appels d'offres/de consultation pour l’approvisionnement du projet et le recrutement des prestataires de services et d’en assurer le suivi ;
  • Fournir de brefs rapports au niveau comptable (avis, suggestions, propositions, directives, etc.) à l’intention du coordonnateur de projet.


3 – Tâches d’appui au Chef de projet, Spécialiste à la Coordination de l’Aide

  • L’appui administratif à l’organisation des réunions ;
  • La rédaction des comptes-rendus et l’assistance dans le suivi ;
  • L’appui à la tenue d’une «veille» d’information sur des thèmes précis ;
  • L’appui à la rédaction des divers rapports de suivi opérationnel (mensuel, trimestriel et annuel) du projet.
     

Competencies

Compétences fondamentales :

  • Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies.
  • Démontrer une sensibilité et une adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge,
  • Avoir une bonne capacité de communication et de partage de l’information,
  • Avoir des aptitudes à travailler en équipe et sous pression et savoir gérer le stress,
  • Etre à la fois méticuleux, fiable et doté de capacités relationnelles irréprochables,
  • Disposer des capacités de synthèse et d'analyse.


Compétences fonctionnelles: 

Gestion et apprentissage de la connaissance

  • Partager la connaissance et l’expérience,
  • Avoir la capacité à fournir des services-conseils et d’être force de propositions,
  • Avoir une forte capacité d’organisation, de rigueur et de méthode.


Gestion et leadership :

  • Se concentrer sur l’impact et le résultat et réagir positivement aux feedbacks et aux critiques,
  • Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation,
  • Avoir une approche positive et constructive du travail,
  • Démontrer de bonnes compétences orales, écrites et en communication,
  • Etablir de solides relations avec son environnement,
  • Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité,
  • Avoir une bonne qualité relationnelle et une bonne présentation.

Required Skills and Experience

Education:  

  • Diplôme de niveau Graduat en administration, gestion ou autres qualifications  similaires – Un Diplôme d’études supérieures est un atout

Experience:    

  • Minimum de 5 ans d’expériences pertinentes dans la gestion administrative
  • Maîtrise des outils et procédures de gestion administrative ;
  • Parfaite connaissance de l’outil informatique (Excel Word, PowerPoint indispensables),
  • Bonne capacité de communication.

Langues Requises:  

  •  Une excellente maîtrise de la langue Française parlée et écrite est exigée. Une connaissance de l’anglais serait considérée comme un avantage.
     

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

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Workforce diversity

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