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Regional Finance Manager / Responsable des Finances

Bamako (Mali)

  • Organization: IDLO - International Development Law Organization
  • Location: Bamako (Mali)
  • Grade: Band A - Core Competency - Mid level
  • Occupational Groups:
    • Accounting (Audit, Controlling)
    • Banking and Finance
  • Closing Date: 2019-12-18

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Regional Finance Manager / Responsable des Finances - IDLO Sahel (for French VA scroll down)

1 Position - Mali

ORGANIZATIONAL CONTEXT

 

IDLO enables governments, empowers people and strengthens institutions to realize justice, peace, and sustainable development. We contribute to creating stable and inclusive societies where every person can live free from fear and want, in dignity and under the rule of law. 

The Sahel region faces security and development challenges that are particularly acute. Respect for the human and other rights of local communities and trust between security and defense forces and these populations is essential to restoring peace and stability in the region. Together with its partner UNODC, IDLO is launching a program to strengthen the criminal justice chain to be implemented in the border area between Burkina Faso, Mali, and Niger. IDLO's program component is aimed at strengthening traditional criminal justice systems, in order to contribute to the restoration of trust between the institutions of the penal chain and the people. This five-year program takes a very innovative and reflective approach, adapted to the context and designed to respond effectively to the needs of local justice. The core of the approach is to create coordination mechanisms for the justice sector at the local level, in the affected regions, and capacity building.

THE POSITION

The IDLO Finance and Support Services Department is an integral part of the project team which seeks to ensure financial integrity with the goal of realizing a high level of transparency and accountability in the execution of various donors’ projects. The Finance Department places a high value on producing accurate and auditable financial reports for all its stakeholders.

The Regional Finance Manager is responsible for the coordination and oversight of financial management for the Sahel Region ensuring implementation of the finance policies, procedures, and guidelines and adherence to donor rules and regulations to provide optimum efficient and effective support to IDLOs programming.  The incumbent will oversee 3 Country Offices (COs), (Mali, Burkina Faso, and Niger), and has responsibility for all aspects of strategic and operational finance across the region acting as the principal finance business partner to the Regional Manager and the Program team.

The Regional Finance Manager reports to the Regional Operations Manager and with a dotted functional line to the Finance and Grants Manager based in Headquarters, Rome. The incumbent will work in close coordination with the Sahel based program team, and with the Program team and Finance unit at IDLO HQ.

Summary of functions:

  1. Financial Management
  2. Grants Management
  3. Risk Management
  4. People Management

Key results expected: 

1.         Financial Management

  • Monitor the financial performance of the COs, identifying any areas of weakness and advise on corrective actions
  • Lead in improving finance and accounting related processes and in implementing actions recommended by management and auditors.
  • Oversee effective and accurate financial resources management and oversight;
  • Ensure effective financial control and risk management
  • Overall control of all aspects of statutory accounting and reporting across the region
  • Lead in the consolidated month-end close process of the COs and the production of monthly financial statements, supporting schedules and reconciliations.
  • Ensure timely, accurate and complete accounting and reporting of project activities.
  • Liaise with relevant Program Leads and Finance Associates on key financial issues for all programs in the country

2.         Grants management

  • Review new Grant Agreements against IDLO’s financial policies and procedures to ensure compliance;
  • Participate in the pre-assessment process of selecting new Implementing Partners (Subgrants) to ensure compliance with IDLO rules and regs and donor policies and procedures.
  • Review implementing partner contracts providing advice on reporting requirements, payment schedules, currency management, and audit schedules.
  • Working closely with the Regional Manager, monitor the performance of all grants, with respect to program activities and deliverables, including ensuring advances to implementing partners are regularly accounted for.
  • Oversee the sub-granting processes, monitoring, and management systems to ensure effective and timely issuance, reporting and oversight of all sub-grants. 

3.         Risk Management

  • Ensure internal control and financial risk management for all countries, including oversight of mitigating actions and management of suspected and confirmed cases of fraud
  • Ensure full compliance with individual CO statutory requirements, donor requirements, and IDLO policies and procedures.
  • Be the lead contact in the region for program audit activities.
  • Undertake regular field visits for monitoring and compliance checks; follow up on audit recommendations ensuring corrective actions are implemented. 

4.         People Management

  • Lead and manage the Sahel Finance team.
  • Identify, discuss and agree on clear performance objectives with direct reports and monitor these in line with IDLOs performance management cycle. Identify and proactively resolve any areas of underperformance
  • Perform line-management duties of the team

 

IDEAL CANDIDATE PROFILE

Education

  • University degree in Accounting, Finance or Business is required.
  • Fully qualified accountant - ACCA, CPA.
  • Master’s degree in business, finance, or related field would be beneficial.  

Experience

  • A minimum 5 - 7 years of professional experience in an international accounting and financial management environment preferably within international organizations or private /public organization with donor-funded programs;  
  • Experience working with complex, multi-partner projects highly desirable.  
  • Experiences in IPSAS is an added advantage.  

Language

  • Excellent spoken and written knowledge in French and English is required

 

Specific knowledge, skills, and behavioral competencies

  • Progressive experience ideally within an intergovernmental or international non-governmental organization;
  • Demonstrated knowledge and understanding of donor regulations and compliance issues related to the management of donor funds;
  • Ability to establish and maintain working relations in a multi-cultural environment;
  • Proficiency /Knowledge of Microsoft Office and skill in the use of Excel, including complex/compound spreadsheets and other accounting package is essential;
  • Working knowledge and experience on the use of MS NAVISION ERP;
  • Proven leadership skills and competence in people management;
  • Proven ability in risk management.
  • Ability and willingness to travel to the region including high-risk areas, if necessary.
  • Demonstrable people management skills including managing performance from direct reports;
  • Experience in working with an international/interdisciplinary team;
  • Ability to multi-task, collaborate with others, meet deadlines, respond to changes in priorities, and work in a rapidly changing and deadline-driven environment;
  • Strong organizational skills;
  • Demonstrated success in working independently, taking initiative, setting priorities and seeing projects through to completion;
  • Strong problem-solving and analytical skills required;
  • Excellent written and verbal communication skills.

 

TERMS AND CONDITIONS

The successful candidate will receive an Affiliate contract for an initial period of 12 months, with the possibility of extension, depending on satisfactory performance and continued funding availability.

For this internationally professional recruited position, IDLO shall offer a monthly basic salary of EUR 5,500 and an additional benefits package including a lump sum relocation allowance, a monthly hardship allowance, provident fund, medical and mission insurance, and a comprehensive leave package including home leave and rest and recuperation (R&R).

The IDLO adheres to the ICSC duty station classification with regard to the setting of applicable entitlements/benefits.

DISCLAIMER AND CLOSING DATE

IDLO is an Equal Opportunity Employer and values diversity in all areas of its operations. We welcome and encourage diverse applications.

The above statements are intended to describe the general nature and level of the work being performed by the Contractor assigned to this work. This may not be an exhaustive list of all duties and responsibilities.

The Director-General of IDLO reserves the right to amend and change responsibilities or even to cancel the recruitment to meet business and organizational needs as necessary.

Closing Date 18 December 2019

Responsable des finances, Sahel

IDLO Initiative Sahel

1 Position : Mali

 

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

L'IDLO permet aux gouvernements, responsabilise les citoyens et renforce les institutions pour réaliser la justice, la paix et le développement durable. Nous contribuons à la création de sociétés stables et inclusives dans lesquelles chaque personne peut vivre à l'abri de la peur et du désir, dans la dignité et dans le respect de la légalité.

La région du Sahel est confrontée à des problèmes de sécurité et de développement particulièrement graves. Le respect des droits humains et autres des communautés locales et la confiance entre les forces de sécurité et de défense et ces populations sont essentiels au rétablissement de la paix et de la stabilité dans la région. En collaboration avec l'UNODC, son partenaire, l'IDLO lance un programme visant à renforcer la chaîne de la justice pénale à mettre en œuvre dans la zone frontalière entre le Burkina Faso, le Mali et le Niger. La composante de programme de l’IDLO vise à renforcer les systèmes de justice pénale traditionnels afin de contribuer à rétablir la confiance entre les institutions de la chaîne pénale et la population.

Ce programme quinquennal adopte une approche très novatrice et réfléchie, adaptée au contexte et conçue pour répondre efficacement aux besoins de la justice locale. L’approche consiste essentiellement à créer des mécanismes de coordination pour le secteur de la justice au niveau local, dans les régions touchées, et à renforcer les capacités.

LA POSITION

Le département des finances et des services d’appui de l’IDLO fait partie intégrante de l’équipe de projet qui s’efforce de garantir l’intégrité financière dans le but d’atteindre un niveau élevé de transparence et de responsabilité dans l’exécution des projets des différents donateurs. Le département financier attache une grande importance à la production de rapports financiers précis et vérifiables pour toutes ses parties prenantes.

Le responsable régional des finances est responsable de la coordination et du contrôle de la gestion financière pour la région du Sahel. Il veille à la mise en œuvre des politiques, procédures et directives financières et au respect des règles et règlements des donateurs afin de fournir un soutien optimal et efficient à la programmation des IDLO. Le / la titulaire supervisera 3 bureaux de pays (Mali, Burkina Faso et Niger) et sera responsable de tous les aspects du financement stratégique et opérationnel dans la région en tant que principal partenaire financier du directeur régional et de l'équipe du programme.

Le responsable régional des finances relève du responsable régional des opérations et, avec une ligne fonctionnelle en pointillés, du responsable des finances et des subventions basées au siège, à Rome. Le titulaire travaillera en étroite coordination avec l'équipe du programme programme basée au Sahel, ainsi qu'avec l'équipe du programme et l'unité des finances au siège de l'IDLO.

Fonctions Principales

Principaux résultats attendus : 

1.     Gestion financière : 

  • Assurer le suivi des résultats financiers des bureaux de pays, cerner les points faibles et donner des conseils sur les mesures correctives à prendre ;
  • Jouer un rôle de premier plan dans l’amélioration des processus liés aux finances et à la comptabilité et dans la mise en œuvre des mesures recommandées par la direction et les auditeurs ;
  • Superviser la gestion et le suivi efficaces et précis des ressources financières ;
  • Assurer un contrôle financier et une gestion des risques efficaces ;
  • Contrôler de façon générale tous les aspects liés à la comptabilité et aux rapports statutaires dans toute la région  
  • Diriger le processus consolidé de clôture de fin de mois des bureaux de pays et la production d'états financiers mensuels, de calendriers et de rapprochements budgétaires connexes.
  • Veiller à ce que les activités du projet fassent l'objet d'une comptabilité et d'un rapport précis, complets et en temps utile.  
  • Assurer la liaison avec les chefs de programme et les experts financiers concernés sur les grandes questions financières pour tous les programmes du pays. 

2.     Gestion des subventions :

  • Examiner les nouveaux accords de subvention par rapport aux politiques et procédures financières de l'IDLO pour s'assurer de leur conformité ;
  • Participer au processus de pré-évaluation de sélection des nouveaux partenaires de mise en œuvre (sous-subventions) pour assurer la conformité aux règles et règlements de l'IDLO et aux politiques et procédures des donateurs.
  • Examiner les contrats des partenaires de mise en œuvre en donnant des conseils sur les exigences en matière de rapports, calendriers de paiement, gestion des devises et programmes d'audit.  
  • En étroite collaboration avec le Responsable de programme, Initiative Sahell, superviser le rendement de toutes les subventions, en ce qui concerne les activités de programme et les produits livrables, y compris s'assurer que les avances aux partenaires de mise en œuvre sont régulièrement comptabilisées.
  • Superviser les processus d'octroi des sous-subventions, les systèmes de suivi et de gestion afin d'assurer l'octroi, l'établissement de rapports et le suivi efficaces et en temps opportun de toutes les sous-subventions.  

3.     Gestion des risques :

  • Assurer le contrôle interne et la gestion des risques financiers pour tous les pays, y compris la supervision des mesures d'atténuation et la gestion des cas de fraude présumés et confirmés.  
  • Garantir la conformité totale avec les exigences statutaires individuelles du bureau de pays, les exigences des donateurs et les politiques et procédures de l'IDLO.
  • Être la principale personne-ressource dans la région pour les activités d'audit du programme.
  • Effectuer des visites régulières sur le terrain pour assurer le suivi et les contrôles de conformité ; assurer le suivi des recommandations de l'audit en veillant à ce que des mesures correctives soient mises en œuvre. 

4.     Gestion des personnes :

  • Animer et diriger l'équipe financière du Sahel.  
  • Identifier, discuter et convenir d'objectifs de performance clairs avec les subordonnés directs et en assurer le suivi conformément au cycle de gestion des performances de l'IDLO. Identifier et résoudre de manière proactive toute sous-performance
  • Mettre en œuvre un système d'encadrement de l'équipe. 

PROFIL CANDIDAT IDÉAL

Éducation

  • Au moins un diplôme universitaire en comptabilité, en finances ou en administration des affaires
  • Comptable qualifié ACCA, CPA.
  • Une maîtrise en administration des affaires, en finance ou dans un domaine connexe sera considérée comme un avantage.    

Expérience

  • Au moins 5 à 7 ans d'expérience dans un environnement international de comptabilité et de gestion financière, de préférence au sein d'organisations internationales ou d'organisations privées ou publiques ayant des programmes financés par des donateurs ;   
  • Une expérience de travail dans le cadre de projets complexes et à partenaires multiples est hautement souhaitable.   
  • De l'expérience avec les normes IPSAS constituera un atout. 

Langues demandées 

  •  La maîtrise du français et de l’anglais est requise. 

Connaissances, compétences et compétences comportementales spécifiques

  • Une expérience progressive, idéalement au sein d'une organisation intergouvernementale ou non gouvernementale internationale;
  • Une connaissance et une compréhension confirmées des accords établis avec les donateurs et des questions de conformité liées à la gestion des fonds des donateurs ;
  • La capacité d'établir et de maintenir de bonnes relations de travail dans un environnement multiculturel ;
  • La maîtrise / de bonnes connaissances de Microsoft Office et des compétences dans l'utilisation d'Excel, y compris les feuilles de calcul complexes et autres logiciels de comptabilité sont essentielles ;
  • Une connaissance pratique et de l'expérience dans l'utilisation de MS NAVISION ERP ;
  • Une aptitude avérée en matière de leadership et des compétences dans le domaine de la gestion des personnes :
  • Une aptitude avérée en matière de gestion des risques ;
  • La volonté de se rendre périodiquement aux missions aux lieux de haut risque, au besoin;
  • Des compétences démontrées en gestion des personnes, y compris la gestion des performances des subordonnés directs ;  
  • De l'expérience de travail avec une équipe internationale/interdisciplinaire ;
  • La capacité à accomplir plusieurs tâches à la fois, à collaborer, à respecter les échéances, à s'adapter aux changements en matière de priorités et à travailler dans un environnement en évolution rapide et soumis à des échéances ;
  • De solides compétences en matière d'organisation ;
  • Une grande aptitude à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives, à établir des priorités et à mener des projets à terme ;
  • De solides compétences en matière de résolution de problèmes et en analyse ;
  • D'excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale.

TERMES ET CONDITIONS

Le candidat retenu recevra un contrat temporaire pour une période initiale de 12 mois, avec possibilité de prolongation, en fonction des performances satisfaisantes et de la disponibilité continue du financement.

Pour ce poste de professionnel recruté sur le plan international, l’IDLO propose un salaire de base mensuel de 5,500 EUR et un bloc d’avantages supplémentaire comprenant une indemnité forfaitaire de déménagement, une indemnité mensuelle de difficulté, un fonds de prévoyance, une assurance maladie et mission et un ensemble de congés incluant le congé dans les foyers et repos et récupération (R & R).

L'IDLO adhère à la classification du lieu d'affectation de la ICSC en ce qui concerne la fixation des droits / avantages applicables.

Déni de responsabilité et date de clôture

L'IDLO est un employeur garantissant l'égalité des chances et valorise la diversité dans tous ses domaines d'activité. Nous accueillons et encourageons diverses applications.

Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau des travaux exécutés par l'entrepreneur chargé de ces travaux. Cela peut ne pas être une liste exhaustive de tous les devoirs et responsabilités.

 

Date de clôture 18 Decembre

 

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.

What does it mean?

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