Asistente de Proyecto/Asistente de Programa - G5 (DC)

El Programa denominado “Expandiendo la protección social a hombres y mujeres jóvenes en situación de informalidad económica” tiene como prioridad promover el trabajo decente entre los jóvenes que se encuentran en la informalidad, propiciando su incorporación al sistema de protección social. Para esto, se identificarán y probarán modelos y políticas públicas pertinentes e innovadoras, que tengan como objetivo la incorporación de este grupo al seguro social. De igual forma, se promoverá una ruta hacia la formalidad a través de la capacitación, el entrenamiento y el acceso a servicios financieros. Se diseñarán e implementarán, además, servicios de cuidado diario, que permitan la incorporación de padres y madres jóvenes al mercado laboral.

El Programa será liderado por la OIT y ejecutado en coordinación con ONU Mujeres y Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).

El objetivo del puesto es contribuir técnicamente con la ejecución del Programa, en coordinación con las agencias colaboradoras y la Oficina del Coordinador Residente (OCR). Las responsabilidades estarán asociadas a la gestión del Programa y a tareas de sistematización, análisis e interpretación de datos institucionales y estadísticos. Además, el puesto requiere funciones de investigación, elaboración de notas técnicas, coordinación de trabajos con otras agencias e instituciones y la necesidad de trabajo en equipo.

La persona que ocupe este puesto se encargará de ejecutar las actividades y productos que corresponden a la OIT, en estrecha coordinación con ONU Mujeres, PNUD y la OCR.

El puesto reporta al Especialista en Seguridad Social de la Oficina de la OIT para los Países Andinos basado en Lima, quien, además, será responsable por la orientación técnica y de gestión. También tendrá interacción con el Equipo del Proyecto Programa de Asistencia Técnica sobre la Seguridad Social (PATSS) IESS-OIT y el Equipo de Trabajo Decente de la OIT para los Países Andinos.

1. Apoyar en el monitoreo de los planes y prioridades de desarrollo, informes y otra información pertinente de socios participantes en el Programa con miras a identificar áreas potenciales de cooperación. 
2. Brindar apoyo de programación y administrativo a las actividades emprendidas por los socios participantes en el Programa y preparar informes breves, informes periódicos (tanto en el idioma inglés como español) y datos estadísticos sobre el estado de las actividades, para contribuir a la preparación de informes técnicos y de avance.
3. Redactar correspondencia, fax, memorándums e informes sobre asuntos administrativos de acuerdo con los procedimientos estándar de la oficina, tanto en el idioma inglés como español.  
4. Realizar tareas de corrección de estilo, diseño y diagramación de contenidos (notas técnicas breves), incluyendo diseño y edición de cuadros y gráficos, además de construir presentaciones que ayuden al  programa.
5. Procesar contratos para aprobación financiera y pago. Asegurar la exactitud e idoneidad de los tipos de contrato usados en cada actividad, y asegurar que se adjunten todos los documentos necesarios de respaldo. Clasificar y asignar códigos presupuestarios, verificar y procesar solicitudes de pago y revisar los comprobantes de pago, precios y reclamos en facturas.

6. Preparar correspondencia para verificar datos, atender y responder consultas, así como hacer seguimiento cuando sea necesario, con personal del proyecto, de la OIT como de las agencias socias y la Oficina del Coordinador Residente, consultores y contrapartes.

7. Apoyar todas las tareas administrativas, incluyendo el apoyo logístico al personal del Programa, coordinaciones de viajes, visas, reservas de hotel, entre otros, así como brindar coordinación logística para conferencias, seminarios, talleres de trabajo y reuniones, elaborando además minutas de reuniones, talleres y/o seminarios.

8. Apoyar la preparación de informes periódicos, según lo programado, e informes especiales requeridos para la presentación a donantes, en particular a la Secretaría del SDG Fund ((tanto en el idioma inglés como español), para la preparación y revisión del presupuesto, auditorías u otras razones.

9. Apoyar en la programación y preparación de estimados de presupuesto y proyecciones de gastos analizando y monitoreando la situación de los recursos frente a las actividades planificadas.

10. Mantener una perspectiva de la situación financiera del Programa asegurando que se da apoyo administrativo oportuno en áreas generales y particulares. Preparar y modificar códigos y datos de presupuesto como propuestas, revisión y reajuste.

11. Apoyar en el mantenimiento de los sistemas de transacciones financieras y presentación de informes del proyecto (en inglés y español), de acuerdo con las normas y regulaciones financieras de la OIT. Preparar material informativo administrativo y financiero para presentación de informes y reuniones con los donantes, en particular con la Secretaría del SDG Fund.

12. Entregar información a los socios en la ejecución del Programa sobre los procedimientos administrativos y financieros de la OIT. Informar a los Coordinadores Nacionales y el Especialista en Seguridad Social sobre dificultades potenciales que pueden surgir de la capacidad de gestión y competencia administrativa y financiera de los socios en la ejecución del Programa para abordar el problema oportunamente.

13. De acuerdo con el plan de reemplazos, otorgar apoyo en ausencia de otro(a) Asistente de Proyecto.

14. Brindar interpretación y traducción informal.

15. Desempeñar otras funciones asignadas por los Coordinadores Nacionales y el Especialista en Seguridad Social.

Educación secundaria completa.

Alguna capacitación en un campo administrativo.

Conocimiento del programa y presupuesto y un entendimiento cabal de una amplia gama de políticas y procedimientos administrativos.

Conocimiento de procedimientos internos para la preparación de documentos y formularios administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo. 

Sería una ventaja contar con capacitación en gestión de sistemas de información, elaboración, edición y corrección de estilo de documentos.

Cinco años de trabajo administrativo progresivamente responsable. 

La experiencia en puestos administrativos-financieros, o de apoyo a la programación y/o en gestión de proyecto de cooperación para el desarrollo, así como experiencia laboral en agencias del Sistema de Naciones Unidas u otras agencias de cooperación para el desarrollo, y en particular trabajo desarrollado en el idioma inglés, se considerará como una ventaja.

Excelente conocimiento del idioma inglés, tanto oral como escrito, así como del español.

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración

Técnicas y generales

• Habilidad para usar software básico de computación  (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
• Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
• Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente así como también para trabajar en equipo.  
• Habilidad para trabajar bajo presión y cumplir los plazos.
• Debe demostrar un comportamiento responsable y atención a los detalles.
• Habilidad para editar textos.
• Habilidad para diseñar y diagramar notas breves, incluyendo diseño gráfico y edición de cuadros y gráficos.
• Buenas habilidades analíticas. Habilidad para razonar y emitir juicios ponderados
• Habilidad para mantener los registros financieros y para preparar informes contables y declaraciones administrativas
• Conocimiento cabal de procedimientos internos para la preparación de documentos y formularios administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo. 
• Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia, en el idioma inglés como español.
• Buenas habilidades de comunicación, verbal y escrita y habilidad para comunicarse con las personas de forma educada, amable y cooperadora, tanto en el idioma inglés como español.   
• Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente así como también para trabajar en equipo.  
• Habilidad para trabajar bajo presión y cumplir los plazos.
• Debe demostrar un comportamiento responsable y atención a los detalles.