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Auxiliar de Projetos (Project Clerk)

Salvador (Brazil)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Salvador (Brazil)
  • Grade: SB-2 (SC3/SC4), Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: 2019-12-15

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Background

Antecedentes:

Para realinhar melhor a estrutura do escritório do Brasil às suas prioridades no CPD 2017-2021 e nos ODS, um novo design do portfólio do programa incluirá três fluxos de trabalho que se reforçam mutuamente e são compostos por três equipes:

• Pessoas e Prosperidade: (redução da pobreza, políticas sociais, meios de subsistência, parcerias público-privadas, etc.);

• Planeta: (ambiente, mudanças climáticas, redução do risco de desastres, Protocolo de Montreal);

• Paz (prevenção da violência, justiça, transparência, combate à corrupção, direitos humanos, desenvolvimento da capacidade local).

Dado o imperativo de apoiar o país na implementação dos ODS e melhorar o desenvolvimento humano nas populações mais excluídas e vulneráveis, o Plano de País do PNUD Brasil inclui uma estratégia para aumentar a presença do CO no nível territorial. A área de apoio transversal do Desenvolvimento Territorial visa contribuir para o avanço na governança inclusiva e no desenvolvimento humano para alcançar o desenvolvimento sustentável - social, econômico e ambiental - nos estados e municípios brasileiros. O principal objetivo é não deixar ninguém para trás no nível local, através da implementação dos ODS em nível territorial, em consonância com as políticas e planos nacionais e o Quadro Integrado do PNUD para Apoiar a Governança Local e o Desenvolvimento Local. A área de Desenvolvimento Territorial promoverá a coordenação de iniciativas de desenvolvimento integrado dentro de um determinado território, levando em consideração as complexidades políticas, sociais, culturais, geográficas, econômicas, históricas e ambientais locais. Isso permitirá que uma cooperação mais coerente a nível subnacional seja enquadrada em uma estratégia mais ampla e integrada alinhada ao nível nacional por meio de uma abordagem territorial para o desenvolvimento. Uma estratégia do PNUD Brasil para a cooperação descentralizada nos territórios orientará ainda mais essa função e suas prioridades (geográficas e temáticas).

Para permitir a implementação dos projetos sob a pasta de Desenvolvimento Territorial, o Auxiliar de Projeto proporcionará - sob a orientação e supervisão do Coordenador do Projeto - apoio logístico e administrativo aos projetos DIM e NIM no estado da Bahia e em outros estados do país. Região Nordeste, conforme designado a ele/ela.

 

Objeto:

Sob a orientação geral e a supervisão do Coordenador de Projetos do Escritório do PNUD em Salvador, e em articulação com a Assessoria de Desenvolvimento Territorial, o Auxiliar de Projeto é responsável por assegurar os aspectos administrativos e logísticos relacionados à implementação e monitoramento dos projetos DIM e NIM atribuídos a ela/ele. O Auxiliar de Projeto será responsável pelas atividades administrativas e logísticas relacionadas à implementação dos projetos, garantindo boa entrega, bom funcionamento dos projetos e consistência na implementação do projeto com as regras e regulamentos do PNUD. O Auxiliar de Projeto atualizará regularmente os sistemas e modelos corporativos relacionados às suas atividades nos projetos do portfólio do Escritório de Salvador. Além disso, também produzirá informações sobre atividades e resultados de projetos, a fim de apoiar estratégias de comunicação para disseminar boas práticas de cooperação no desenvolvimento territorial e local.

Duties and Responsibilities

Principais atribuições do cargo: 

Fornecer suporte à implementação de projetos no âmbito do portfólio do Escritório de Salvador, com foco no alcance dos seguintes resultados: 

• Apoio ao Coordenador na preparação e atualização de planos de trabalho de projetos, orçamentos e outros documentos, conforme necessários;

• Prestação de apoio técnico e administrativo aos parceiros na implementação de projetos;

• Apoio ao Coordenador na elaboração de Termos de Referência relacionados a projetos;

• Apoio ao Coordenador na análise técnica/aprovação de propostas de contratos do IC NIM/Termos de Referência;

• Elaboração de propostas de revisões de projetos;

• Apoio ao Coordenador na preparação de exercícios de auditoria e acompanhamento de questões de auditoria de projetos;

• Aconselhar e desenvolver soluções administrativas e operacionais com clientes que agregam valor aos projetos do PNUD;

• Realizar atividades de monitoramento de projetos, acompanhando os cronogramas e atualizando regularmente as informações sobre os sistemas corporativos do PNUD (insumos fornecidos para registro de riscos, insumos para o exercício de garantia de qualidade, etc.);

• Apoio ao Coordenador na preparação e envio de relatórios de progresso, revisões de projetos, relatórios financeiros, relatórios de auditoria, avaliações de programas e quaisquer outros relatórios de projetos necessários;

• Realizar tarefas administrativas relacionadas à implementação de projetos;

• Fornecer apoio logístico para reuniões, workshops e outras reuniões da equipe do projeto, conforme a tarefa do Coordenador do projeto;

• Manter arquivos e registros atualizados da documentação do projeto, incluindo a correspondência recebida e o registro do projeto no escritório do PNUD no estado do Piauí;

• Auxiliar na gestão dos recursos financeiros dos projetos, gestão de recursos humanos, compras e serviços logísticos;

• Apoio ao coordenador na gestão do conhecimento - identificação e sistematização de lições aprendidas e boas práticas;

• Apoio ao coordenador na gestão das instalações do PNUD na Bahia, incluindo:

- Assegurar a conformidade total do escritório com todas as recomendações de segurança, observando os Padrões Mínimos de Segurança Operacional (MOSS) da ONU;

- Avaliação proativa de riscos e ameaças e sugestão de melhorias de segurança;

- Relatar imediatamente todos os incidentes relacionados à segurança e proteção envolvendo funcionários e instalações da ONU ao Coordenador de Segurança de Área;

- Auxiliar na implementação do Gerenciamento de Continuidade de Negócios, conforme necessário.

• Criação de requisições no Atlas para projetos de desenvolvimento, registro de entrada de mercadorias no Atlas;

• Processar planos de viagem relacionados aos projetos e ao escritório de Salvador;

• Participação em treinamento para a equipe/projetos, bem como treinamento de segurança;

• Executar outras tarefas atribuídas pelo supervisor no contexto dos objetivos, deveres, atividades e responsabilidades de sua função.

 

Os principais resultados apoiarão a eficiência e a eficácia na implementação dos projetos, de acordo com as políticas e procedimentos do PNUD.

 

Resultados:

Os principais resultados têm impacto sobre o sucesso do programa nacional por meio da cooperação com os estados da região nordeste do Brasil. Em particular, os principais resultados têm impacto na implementação e monitoramento dos projetos do portfólio do Escritório da Bahia.

 

Competencies

Competências:

Competências Corporativas:

  • Demonstrar integridade perante aos modelos e valores éticos da ONU;
  • Promover a visão, missão e objetivos estratégicos do PNUD;
  • Dispor da sensibilidade e adaptabilidade aos valores e diferenças culturais, de gênero, religião, raça, nacionalidade e idade; e
  • Tratar a todos de forma justa e sem favoritismo.

Competências Funcionais:

  • Habilidades em computação e uso de software relevante e outras aplicações, por exemplo de texto, planilhas, internet, power point e experiência no manejo de sistemas de gerenciamento;
  • Capacidade e sensibilidade para trabalhar com uma ampla gama de parceiros, incluindo Governo, ONGs e setor privado;
  • Capacidade de formar e manter relacionamentos através do trabalho em equipe;
  • Construir relações fortes com os clientes e atores externos, focando no impacto e resultado para o cliente e nas respostas positivas a avaliações críticas;
  • Promover a gestão do conhecimento no PNUD e um ambiente de aprendizagem no escritório através de liderança e exemplo pessoal;
  • Capacidade de inspirar e influenciar a ação;
  • Procurar e aplicar conhecimento, informação e melhores práticas dentro e fora do PNUD;
  • Consistentemente abordar o trabalho com energia e uma atitude positiva e construtiva;
  • Demonstrar abertura à mudança e capacidade de gerenciar complexidades;
  • Capacidade de liderar de forma eficaz e possuir habilidades de orientação e resolução de conflitos;
  • Excelentes habilidades interpessoais, rede comprovada, formação de equipe, habilidades organizacionais e de comunicação.

Required Skills and Experience

Qualificações:

Educação:

• Ensino médio completo ou 2 anos adicionais de experiência relevante para o cargo, além da exigência profissional. 

Desejável nível superior (bacharel ou equivalente), de preferência em ciências sociais, administração, relações internacionais, políticas públicas ou outras disciplinas relacionadas.

 

Experiência:

  • Experiência profissional mínima de 3 anos no trabalho prático e relevante em administração. É desejável experiência no apoio à gestão e implementação de projetos de cooperação técnica, com preferência na temática de desenvolvimento territorial e/ou contextos locais;
  • Experiência de trabalho em parceria com o governo, a sociedade civil e o setor privado;

Desejável compreensão de questões de desenvolvimento e experiência de trabalho na região Nordeste.

  • Experiência no uso de computadores e pacotes de software de escritório (MS Word, Excel, Power Point, etc.), bem como experiência no manuseio de sistemas de gerenciamento baseados na web. A experiência anterior em sistemas baseados na web do PNUD - Atlas e extranet - será considerada um ativo.

 

Idiomas

  • Proficiência em Português (escrita, leitura e verbal);
  • Habilidades de comunicação escrita e verbal em inglês ou espanhol. Habilidades em outra língua da ONU serão consideradas um ativo.

 

Importante:

  • Nacionalidade brasileira ou outros legalmente autorizados a trabalhar no Brasil;
  • Para este cargo, o candidato deve ter inscrição no Instituto Nacional de Seguro Social (INSS).
  • Para os candidatos que moram em cidades diferentes da duty station (Salvador-BA), o PNUD não dará subsídios para custear eventuais deslocamentos em caso de aprovação.

Candidaturas:

- Para terem candidaturas válidas a este processo, os candidatos deverão submeter o formulário P11 do PNUD devidamente preenchido;

- Apenas as candidaturas cadastradas no site do PNUD (www.pnud.org.br), no link “Oportunidades” - “APPLY NOW”, tendo o formulário P11 do PNUD devidamente preenchido e enviado dentro do prazo, serão examinadas. 

- Não serão emitidos recibos individuais de confirmação da candidatura devido ao volume de candidaturas.

- O PNUD está empenhado em garantir a diversidade da força de trabalho em termos de nacionalidade, gênero, raça e cultura. Os indivíduos pertencentes a grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente incentivados a se candidatar. 

- Todas as candidaturas serão tratadas com sigilo. Devido ao grande volume de candidaturas recebidas, apenas os candidatos pré-selecionados serão contatados. 

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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