Auxiliar de Projetos (Project Clerk)

Background

Antecedentes:

Para realinhar melhor a estrutura do escritório do Brasil às suas prioridades no CPD 2017-2021 e nos ODS, um novo design do portfólio do programa incluirá três fluxos de trabalho que se reforçam mutuamente e são compostos por três equipes:

• Pessoas e Prosperidade: (redução da pobreza, políticas sociais, meios de subsistência, parcerias público-privadas, etc.);

• Planeta: (ambiente, mudanças climáticas, redução do risco de desastres, Protocolo de Montreal);

• Paz (prevenção da violência, justiça, transparência, combate à corrupção, direitos humanos, desenvolvimento da capacidade local).

Dado o imperativo de apoiar o país na implementação dos ODS e melhorar o desenvolvimento humano nas populações mais excluídas e vulneráveis, o Plano de País do PNUD Brasil inclui uma estratégia para aumentar a presença do CO no nível territorial. A área de apoio transversal do Desenvolvimento Territorial visa contribuir para o avanço na governança inclusiva e no desenvolvimento humano para alcançar o desenvolvimento sustentável - social, econômico e ambiental - nos estados e municípios brasileiros. O principal objetivo é não deixar ninguém para trás no nível local, através da implementação dos ODS em nível territorial, em consonância com as políticas e planos nacionais e o Quadro Integrado do PNUD para Apoiar a Governança Local e o Desenvolvimento Local. A área de Desenvolvimento Territorial promoverá a coordenação de iniciativas de desenvolvimento integrado dentro de um determinado território, levando em consideração as complexidades políticas, sociais, culturais, geográficas, econômicas, históricas e ambientais locais. Isso permitirá que uma cooperação mais coerente a nível subnacional seja enquadrada em uma estratégia mais ampla e integrada alinhada ao nível nacional por meio de uma abordagem territorial para o desenvolvimento. Uma estratégia do PNUD Brasil para a cooperação descentralizada nos territórios orientará ainda mais essa função e suas prioridades (geográficas e temáticas).

Para permitir a implementação dos projetos sob a pasta de Desenvolvimento Territorial, o Auxiliar de Projeto proporcionará - sob a orientação e supervisão do Coordenador do Projeto - apoio logístico e administrativo aos projetos DIM e NIM no estado da Bahia e em outros estados do país. Região Nordeste, conforme designado a ele/ela.

Objeto:

Sob a orientação geral e a supervisão do Coordenador de Projetos do Escritório do PNUD em Salvador, e em articulação com a Assessoria de Desenvolvimento Territorial, o Auxiliar de Projeto é responsável por assegurar os aspectos administrativos e logísticos relacionados à implementação e monitoramento dos projetos DIM e NIM atribuídos a ela/ele. O Auxiliar de Projeto será responsável pelas atividades administrativas e logísticas relacionadas à implementação dos projetos, garantindo boa entrega, bom funcionamento dos projetos e consistência na implementação do projeto com as regras e regulamentos do PNUD. O Auxiliar de Projeto atualizará regularmente os sistemas e modelos corporativos relacionados às suas atividades nos projetos do portfólio do Escritório de Salvador. Além disso, também produzirá informações sobre atividades e resultados de projetos, a fim de apoiar estratégias de comunicação para disseminar boas práticas de cooperação no desenvolvimento territorial e local.

Duties and Responsibilities

Principais atribuições do cargo: 

Fornecer suporte à implementação de projetos no âmbito do portfólio do Escritório de Salvador, com foco no alcance dos seguintes resultados: 

• Apoio ao Coordenador na preparação e atualização de planos de trabalho de projetos, orçamentos e outros documentos, conforme necessários;

• Prestação de apoio técnico e administrativo aos parceiros na implementação de projetos;

• Apoio ao Coordenador na elaboração de Termos de Referência relacionados a projetos;

• Apoio ao Coordenador na análise técnica/aprovação de propostas de contratos do IC NIM/Termos de Referência;

• Elaboração de propostas de revisões de projetos;

• Apoio ao Coordenador na preparação de exercícios de auditoria e acompanhamento de questões de auditoria de projetos;

• Aconselhar e desenvolver soluções administrativas e operacionais com clientes que agregam valor aos projetos do PNUD;

• Realizar atividades de monitoramento de projetos, acompanhando os cronogramas e atualizando regularmente as informações sobre os sistemas corporativos do PNUD (insumos fornecidos para registro de riscos, insumos para o exercício de garantia de qualidade, etc.);

• Apoio ao Coordenador na preparação e envio de relatórios de progresso, revisões de projetos, relatórios financeiros, relatórios de auditoria, avaliações de programas e quaisquer outros relatórios de projetos necessários;

• Realizar tarefas administrativas relacionadas à implementação de projetos;

• Fornecer apoio logístico para reuniões, workshops e outras reuniões da equipe do projeto, conforme a tarefa do Coordenador do projeto;

• Manter arquivos e registros atualizados da documentação do projeto, incluindo a correspondência recebida e o registro do projeto no escritório do PNUD no estado do Piauí;

• Auxiliar na gestão dos recursos financeiros dos projetos, gestão de recursos humanos, compras e serviços logísticos;

• Apoio ao coordenador na gestão do conhecimento - identificação e sistematização de lições aprendidas e boas práticas;

• Apoio ao coordenador na gestão das instalações do PNUD na Bahia, incluindo:

- Assegurar a conformidade total do escritório com todas as recomendações de segurança, observando os Padrões Mínimos de Segurança Operacional (MOSS) da ONU;

- Avaliação proativa de riscos e ameaças e sugestão de melhorias de segurança;

- Relatar imediatamente todos os incidentes relacionados à segurança e proteção envolvendo funcionários e instalações da ONU ao Coordenador de Segurança de Área;

- Auxiliar na implementação do Gerenciamento de Continuidade de Negócios, conforme necessário.

• Criação de requisições no Atlas para projetos de desenvolvimento, registro de entrada de mercadorias no Atlas;

• Processar planos de viagem relacionados aos projetos e ao escritório de Salvador;

• Participação em treinamento para a equipe/projetos, bem como treinamento de segurança;

• Executar outras tarefas atribuídas pelo supervisor no contexto dos objetivos, deveres, atividades e responsabilidades de sua função.

Os principais resultados apoiarão a eficiência e a eficácia na implementação dos projetos, de acordo com as políticas e procedimentos do PNUD.

Resultados:

Os principais resultados têm impacto sobre o sucesso do programa nacional por meio da cooperação com os estados da região nordeste do Brasil. Em particular, os principais resultados têm impacto na implementação e monitoramento dos projetos do portfólio do Escritório da Bahia.

Competencies

Competências:

Competências Corporativas:

• Demonstrar integridade perante aos modelos e valores éticos da ONU;
• Promover a visão, missão e objetivos estratégicos do PNUD;
• Dispor da sensibilidade e adaptabilidade aos valores e diferenças culturais, de gênero, religião, raça, nacionalidade e idade; e
• Tratar a todos de forma justa e sem favoritismo.

Competências Funcionais:

• Habilidades em computação e uso de software relevante e outras aplicações, por exemplo de texto, planilhas, internet, power point e experiência no manejo de sistemas de gerenciamento;
• Capacidade e sensibilidade para trabalhar com uma ampla gama de parceiros, incluindo Governo, ONGs e setor privado;
• Capacidade de formar e manter relacionamentos através do trabalho em equipe;
• Construir relações fortes com os clientes e atores externos, focando no impacto e resultado para o cliente e nas respostas positivas a avaliações críticas;
• Promover a gestão do conhecimento no PNUD e um ambiente de aprendizagem no escritório através de liderança e exemplo pessoal;
• Capacidade de inspirar e influenciar a ação;
• Procurar e aplicar conhecimento, informação e melhores práticas dentro e fora do PNUD;
• Consistentemente abordar o trabalho com energia e uma atitude positiva e construtiva;
• Demonstrar abertura à mudança e capacidade de gerenciar complexidades;
• Capacidade de liderar de forma eficaz e possuir habilidades de orientação e resolução de conflitos;
• Excelentes habilidades interpessoais, rede comprovada, formação de equipe, habilidades organizacionais e de comunicação.

Required Skills and Experience