Business Support Assistant logistique,RITA, Global Fund, SC4, Bangui, Republique Centrafricaine 

Titre du poste : Assistant Logistique, RITA, Global Fund

Grade: SC4

Type de contrat: Contrat de Service

Durée d'emploi:  Six (6) mois avec possibilité de renouvellement

Unité: Logistique – Global Funds

Nombre de poste: un (1)

Lieu d’affectation : Bangui

Date d’ouverture : 3 décembre 2019

Date de clôture : 16 décembre 2019

CONTEXTE :

Le Fonds mondial a contacté le PAM pour une demande de prestation de services logistiques - la gestion de sa chaîne d'approvisionnement « dans le pays » pour trois programmes de santé (paludisme, tuberculose et VIH) en République centrafricaine. Les trois programmes sont soutenus par le mécanisme de financement du Fonds mondial et sont actuellement gérés par la Croix Rouge Française (CRF) et World Vision (WVI), qui sont les deux récipiendaires principaux de la subvention.

Le service comprend une gestion « dans le pays » de la chaîne d'approvisionnement de santé du Fonds mondial - réception, entreposage / stockage et livraison de produits pharmaceutiques à 838 points de distribution (dont 24 hôpitaux et autres centres / postes de santé) situés dans 80 sous-préfectures en République centrafricaine.

OBJET D’EMPLOI :

Mettre en œuvre des processus et des activités logistiques / de chaîne d'approvisionnement bien définis afin de permettre une livraison efficace de biens et de services pour toutes les modalités de livraison, et une traçabilité qui contribue à plus de transparence à toutes les étapes de la chaîne.

RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité directe du Responsable de la base de données RITA, l'assistant logistique contribuera à la complétude, promptitude et la qualité de l’information de la base de données RITA. Il s’agit entre autres de :

• Créer les commandes internationales telles que documentées par les Récipiendaires Principaux (PRs).
•  Mettre tout en œuvre afin de s’assurer que le responsable de l’entrepôt / pharmacien émettent les documents nécessaires lors du transfert de responsabilité du cargo, s’assurant que les informations et le cargo transféré correspondent à la demande initialement soumise par les PRs.
•  Aider à éviter toute divergence dans les informations fournies et s’assurer que les actions/informations réelles ont été enregistrées dans RITA.
• Se mettre en liaison avec le logisticien / responsable en charge des opérations de fourniture de services logistiques (ou tout autre personne en lien avec la mise en place opérationnelle des services logistiques) afin de s’assurer que les documents logistiques (bon de livraison, lettre de voiture, connaissement, bon de réception, etc..) ont bien été émis, signés, transmis et rangés comme stipulé dans les documents de Procédure Opérationnelle Standardisée et autres manuels régissant la fourniture (transport et entreposage) et le suivi des services logistiques fournis aux partenaires humanitaires.
• S’assurer que les documents logistiques émis mentionnent la référence de la Demande de Service Logistique initialement créée dans RITA.
•  Enregistrer toutes les transactions logistiques liées au transfert du cargo entre l’utilisateur et le fournisseur de service dans l’application RITA.
• S’assurer que toutes les informations disponibles dans la documentation papier et retransmises dans l’application RITA.
• S'assurer que les rapports d’activités sont fournis selon les procédures et processus définis par l’organisation et correspondent aux besoins opérationnels des demandeurs des rapports.
• S’assurer que le demandeur a accès aux rapports d’activités et de suivi des services qui lui ont été fournis.
• Produire depuis les données exportées de RITA, les rapports, graphiques et tableaux nécessaires pour répondre aux demandes émises. L’utilisation d’Excel dans ce cas-ci est indispensable.
• Exécuter toutes autres taches sollicitées par le responsable hiérarchique.

Motivations : Rendre visible la mission du PAM dans les actions quotidiennes

• Une équipe efficace est le moyen le plus efficace de communiquer les objectifs stratégiques du PAM à l'équipe et aux partenaires du PAM sur le terrain.
• Mettre en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail et la productivité de l'équipe. Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe.
• Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM.

Ressources Humaines : Recherche des moyens de renforcement de capacité

• Identifie les opportunités de développement de compétences telles que les modules de formation ou les expériences sur le lieu de travail pour soimême et les collègues.
• Faciliter les activités de renforcement des équipes pour un meilleur rendement.
• Faciliter la bonne insertion des collègues juniors.
• Identifie les opportunités de développement de compétences telles que les modules de formation ou les expériences sur le lieu de travail pour soimême et les collègues.
• Suivre les progrès liés à l’objectif principal et partager régulièrement cette information avec le superviseur

PERFORMANCE : Encourager l’innovation & création de solutions

• Identifier les occasions d'être créatif dans son propre travail et d'aider l'équipe à être plus innovante et plus précise dans ses tâches et domaines de travail respectifs.
• Se concentrer sur l'obtention des résultats dans les tâches propres au domaine et identifier les opportunités de le rendre plus efficace
• Se concentrer sur l'obtention des résultats dans les tâches propres au domaine et identifier les opportunités de le rendre plus efficace

Partenariat : Faire preuve de clarté dans les relations liant le PAM aux partenaires

• Faciliter les partenariats avec d'autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain. Identifier les opportunités de travailler avec des collègues et des partenaires dans le domaine pour un but commun.
• Indiquer un exemple et fournir des conseils à l'équipe sur la façon de créer des relations avec des partenaires externes.
• Organiser, suivre et donner la priorité aux efforts propres et de l'équipe pour s'assurer qu'ils répondront aux besoins des partenaires internes et externes.

 Qualifications :

Formation : Avoir complété les études secondaires avec un diplôme post-secondaire dans le domaine logistique, gestion, informatique ou un autre domaine connexe ; un diplôme universitaire dans les mêmes domaines ou une combinaison équivalente d'éducation et d'expérience serait un atout.

Expérience de travail : Expérience minimum de 3 années en logistique (transport, entreposage, achat), expérience dans le service aux clients et en suivi de cargaisons. Production de rapports d’activités logistiques / saisie de données, et connaissance de procédures de gestion de chaine d’approvisionnement.

Langues : Français indispensable (lu, écrit, parlé) et anglais un plus.

Compétences clés : Organisé et structuré, capable de suivre des procédures et des processus (chaine d’approvisionnement logistique), capable de respecter les délais imposés et de travailler sous pression seul ou en équipe ; bonnes compétences en communication écrite et orale ; bonnes compétences analytiques ; capable de prioriser ses tâches et d’organiser son travail de manière autonome. Soucieux de former et de renforcer les capacités de ses interlocuteurs et flexible. Compétences étendues en MS Excel (tableaux croisés dynamiques et graphiques).

Volonté de travailler dans des environnements difficiles / sur le terrain.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et du professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires.

La sélection du personnel est faite sur une base compétitive, et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes

LE PAM NE SOLLICITE NI HONORAIRE NI TOUT AUTRES FORMES DE PAIEMENT DE LA PART DES CANDIDAT(ES) À L'EMPLOI.