By continuing to browse this site, you agree to our use of cookies. Read our privacy policy

Asociado/a de adquisiciones

Lima (Peru)

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Lima (Peru)
  • Grade: LICA-7, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Procurement
  • Closing Date: 2020-01-03

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.

Background Information - Job-specific

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.


Functional Responsibilities

Bajo la orientación y supervisión directa de la Coordinadora de Adquisiciones el/la Asociado/a de Adquisiciones garantiza la prestación de servicios de apoyo eficiente y oportuno en las adquisiciones y administración de contratos para los diferentes programadores en un área geográfica relevante. El/la Asociado/a de Adquisiciones  promueve una orientación centrada hacia el cliente, la calidad y la búsqueda de resultados y proporciona soporte para el personal de adquisiciones correspondiente. En el desempeño de sus funciones el/la Asociado/a en Adquisiciones trabaja con minima supervisión en actividades operativas y enlace con los oficiales de apoyo al programa de la UNOPS, jefe de asesores técnicos, gerentes de cartera y ayudantes de cartera con el fin de garantizar el mejor apoyo. 

En particular, el/la Asociado/a de Adquisiciones realizará las actividades descritas a continuación:
 
Resumen de resultados clave:

1. Apoyo a las adquisiciones de servicios transaccionales
2. La planificación de las adquisiciones y los sistemas 
3. Solicitudes/adquisición y contratación
4. Ofertas y licitaciones
5. Administración de contratos
6. Gestión de equipo (si aplica)
7. Gestión del conocimiento

1. Apoyo a las adquisiciones de servicios transaccionales

Garantiza el cumplimiento de las actividades de adquisiciones transaccionales de UNOPS, normas, reglamentos, políticas y estrategias, incluida la realización de lo siguiente:

  • Ejecutar las medidas necesarias para incorporar la sostenibilidad en el proceso de adquisiciones. 
  • Sumisiones correctamente presentadas a los comités de contratos y bienes (CPC).
  • La integridad de la documentación para la preparación/procesamiento de órdenes de compra, contratos, LTA o sus enmiendas.
  • Provisión de datos de los proveedores del mercado mediante la realización de investigaciones de mercado de rutina para determinar las fuentes de suministros, usando el Mercado Global de las Naciones, y de otras fuentes externas.
  • Alimentación, mejora y mantenimiento de la base de datos de proveedores locales, garantizar la actualización periódica de los datos.
  • Información de bases de datos, ficheros y registros de todas las adquisiciones y mantenerse actualizado.
  • Realizar informes sobre el estado de los procesos, según sea necesario.


2. La planificación de las adquisiciones y los sistemas

Garantiza el suministro de personal y equipo de apoyo a la planificación de las adquisiciones y los sistemas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Colaborar con el equipo de proyecto (personal y directivos) en la preparación de su plan de adquisiciones;
  • Colaboración en la implementación de un sistema de gestión de adquisiciones en materia de planificación, adjudicación, gestión y supervisión de todos los asuntos relacionados con las adquisiciones solicitadas.
  • Mantenimiento y actualización de los procesos de supervisión de adquisiciones para proyectos y suministro de información sobre órdenes de compra;
  • Enlace constante con los proveedores y el consignatario hasta la entrega segura de los bienes.


3. Solicitudes/adquisición y contratación

Supervisa los procesos de soporte para la adquisición y contratación, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Remitir las propuestas a la entidad solicitante sobre las modalidades para el suministro de bienes, obras y servicios, incluyendo los plazos para cada etapa del proceso de adquisición.
  • Revisar que las requisiciones estén completas;
  • Preparar de manera completa y adecuada las requisiciones para equipos y materiales, los términos de referencia y declaración de trabajos para la preparación de la RFP, SDP y la ITB, asegurándose de minas/aprobación por las respectivas dependencias de la peticiones
  • Redacción de cartas, memorandos, correo electrónico, etc., la vigilancia de los progresos y el enlace con los proveedores durante todo el ciclo de adquisiciones; la investigación y la resolución de los problemas posteriores a la orden y de los informes de progreso en materia de adquisiciones.
  • Dar respuestas a consultas de los proyectos, clientes, empresas, etc. en cuanto a asuntos relacionados con adquisiciones
  • Preparar informes mensuales sobre temas de adquisiciones;
  • Actuar como enlace con la unidad logística o proyectos en la recepción de los bienes, equipos y servicios en vista de obtener un informe de entrega adecuado, RIR (Informe de recibo e inspección), certificados pertinentes, una adecuada toma de inventario.
  • Tener disponible todos los documentos necesarios para propósitos de revisión o auditoria;
  • Mantener actualizada la base de datos, información en intranet sobre normas de contratación y herramientas, lista de mejores proveedores, contratistas y prestadores de servicios, actividades y estadísticas.

4. Ofertas y licitaciones

Supervisa el equipo/personal que proporciona los siguientes servicios de apoyo a  los procesos de licitación y adjudicación, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Preparación de las listas cortas de contratistas y proveedores para compras;
  • Preparación y publicación de EOI, RFQ, ITB, RFP u otros documentos de licitación que sean requeridos, asegurando la conformidad con las plantillas de UNOPS o buscando la aprobación legal en caso se requiera realizar alguna modificación.;
  • Junto con el área/proyecto solicitante, revisar y evaluar las ofertas o propuestas recibidas, elaborar contratos y preparar documentación necesaria para presentar ante los comités de aprobación que corresponda.  
  • Preparación de los documentos a ser presentados ante los Comités de aprobación (local o en sede), sustentar el caso ante el comité en caso sea requerido. 
  • Mantener los registros de presentaciones ante los Comités de aprobación. 

5. Administración de contratos

Garantiza que el equipo provea el eficiente apoyo para la administración de contratos, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Seguimiento de la firma de contratos por parte de los proveedores;
  • Asegurar la suficiencia de fondos en el sistema de UNOPS (oneUNOPS) y la obtención de aprobaciones pertinentes para su aprobación.
  • La difusión del anuncio de contrato y adjudicación;
  • Mantenimiento de contratos y el sistema de archivo;
  • Mantenimiento de bases de datos y listas de mejores proveedores, contratistas y prestadores de servicios, actividades y estadísticas.
6. Gestión de equipo, si aplica.
  • Facilita la contratación y la prestación de servicios de alta calidad y resultados del equipo supervisado a través de una eficaz planificación del trabajo, la gestión del desempeño, coaching y el fomento del aprendizaje y el desarrollo.
  • Proporciona supervisión, garantizando el cumplimiento por parte de los miembros del equipo con las políticas existentes y las mejores prácticas.
7. Gestión del conocimiento

  • Organizar, facilitar y/o realizar entrenamientos e iniciativas de aprendizaje para el personal de adquisiciones
  • Ofrecer una sólida contribución a las redes de conocimiento y comunidades de práctica mediante la síntesis de las lecciones aprendidas y la difusión de las mejores prácticas en materia de adquisiciones
  • Recopilar los comentarios, ideas y conocimientos internos sobre los procesos y las mejores prácticas. 

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Education

  • Se requiere aportar diploma de educación secundaria finalizada (equivalente a High School Diploma o Secondary School Diploma).
  • Estudios completos a Nivel Universitario, de preferencia en Administración, Contabilidad,Economía, Ingeniería o carreras afines sera considerado valorable y podrá reemplazar algunos años de experiencia. 


Experience

  • Se requiere aportar mínimo siete (7) años de experiencia relevante en la provisión de servicios de apoyo en procesos de licitación para la adquisición de bienes, servicios y obras.
  • Se valorara aportar experiencia en:
  • Procesos de licitación en Organismos Internacionales
  • Procesos de licitación en el Sector Público.
  • Supervisión de personal en servicios de apoyo a las adquisiciones.

Languages

  • Se requiere 100% del dominio del idioma Español.
  • Conocimiento del idioma Inglés es valorable.


Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: Acuerdo de Contratista Individual Local - LICA (Por sus siglas en Inglés). Este es un contrato mensual regular, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al presente contrato al final de cada mes natural. Nivel del Contrato: Local, Nivel 7 (LICA 7). 

Los/las candidatos/as deberán ser nacional de Perú o contar con residencia/permiso de trabajo vigente en Perú al momento de aplicar a esta vacante.
Duración del contrato: Contrato abierto- indefinido sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad presupuestal y evaluación de desempeño satisfactorio.


La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.  Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio  laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.


Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). (17:00 hrs Lima, Perú) 
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

 Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.


Additional information
2018 Factsheet Peru UNOPS.pdf (937 KB) 

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

What does it mean?

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.