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Asistente/a de adquisiciones

Lima (Peru)

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Lima (Peru)
  • Grade: LICA-5, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Procurement
    • Administrative support
  • Closing Date: 2020-01-03

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Background Information - Job-specific

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.


Functional Responsibilities

Bajo la orientación y supervisión directa de la Coordinadora de Adquisiciones, el/la Asistente de Adquisiciones se encarga de proporcionar apoyo administrativo en la administración de una amplia variedad de procesos de adquisición y contratación y /transacciones de bienes, servicios y obras para la unidad de negocio. 

En particular, el/la Asistente de Adquisiciones realizará las actividades descritas a continuación:

Funciones claves:

1. Brindar apoyo administrativo para las adquisiciones 
2. Las relaciones con el cliente/ Gestión de las partes interesadas
3. Facilitar la creación e intercambio de conocimientos 

1. Brindar apoyo administrativo para las adquisiciones 

Provee servicios de soporte transaccional (especializado y no especializado), asegurando la consistencia  y calidad del trabajo, así como un óptimo flujo de información:

  • Ayudar en la elaboración de los borradores de los documentos de licitación, evaluación de informes y sumisión de adjudicación, garantizando la coherencia de formato y contenido.
  • Procesar las transacciones de compras en el sistema corporativo de UNOPS: OneUNOPS. 
  • Ayudar en la preparación de órdenes de compra, contratos, LTA o sus enmiendas.
  • Procesar las facturas de los bienes y servicios entregados asegurando la exactitud y la exhaustividad de la documentación y el pago oportuno. Seguimiento hasta la finalización e informar a los clientes.
  • Supervisar los gastos con cargo a las asignaciones.
  • Recibir, revisar, registrar y derivar las comunicaciones entrantes/facturas y solicitudes de compra.
  • Preparar informes, tablas, gráficos, etc. aplicando técnicas y conocimientos en formatos y presentaciones. 
  • Preparar estadísticas y reportes, incluyendo el volumen de compras.
  • Realizar acciones de seguimiento de rutina sobre adquisiciones en nombre del supervisor.  
  • Publicar anuncios de adquisiciones y adjudicaciones. 
  • Mantener informes sobre el estado de las actividades de adquisiciones y los trabajos en curso.

2. Las relaciones con el cliente/ Gestión de las partes interesadas

  • Trabajar activamente con los clientes para proporcionar e intercambiar información sobre una variedad de temas en los procesos de adquisiciones y transacciones, para ofrecer servicios correctos y oportunos.
  • Proporcionar servicios de adquisición estandarizada, orientación e información de rutina al personal de la unidad de negocios sobre los procesos y procedimientos.

3. Facilitar la creación e intercambio de conocimientos

  • Realizar acciones de seguimiento de rutina sobre adquisiciones QA o gestión del conocimiento en nombre del supervisor e informar al supervisor del estado.
  • Administrativamente apoya la organización y ejecución de las iniciativas de capacitación y aprendizaje para el personal de adquisiciones.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Education

  • Se requiere aportar diploma de educación secundaria finalizada (equivalente a High School Diploma o Secondary School Diploma)
  • Estudios completos a Nivel Universitario, de preferencia en: Administración, Contabilidad, Economía, Ingeniería o carreras afines sera considerado valorable y podrá reemplazar algunos años de experiencia. 


Experience

  • Se requiere aportar mínimo cinco (5) años de experiencia relevante en la provisión de servicios de apoyo en procesos de licitación para la adquisición de bienes, servicios y obras. 
  • Se valorara aportar experiencia en:
  • Procesos de licitación en Organismos Internacionales
  • Procesos de licitación en el Sector Público.

Languages

  • Se requiere 100% del dominio del idioma Español.
  • Conocimiento del idioma Ingles es valorado.


Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: Acuerdo de Contratista Individual Local - LICA (Por sus siglas en Inglés). Este es un contrato mensual regular, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al presente contrato al final de cada mes natural. Nivel del Contrato: Local, Nivel 5 (LICA 5). Los/las candidatos/as deberán ser nacional de Perú o contar con residencia/permiso de trabajo vigente en Perú al momento de aplicar a esta vacante.
Duración del contrato: Contrato abierto- indefinido sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad presupuestal y evaluación de desempeño satisfactorio.

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular. 

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio  laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.


Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). (18:00 hrs Lima, Perú) 
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

 Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.


Additional information
2018 Factsheet Peru UNOPS.pdf (937 KB) 

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