Human Resources Assistant

Le Conseil Exécutif/d’Administration du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique qui couvre la période 2018-2021 afin de permettre au PNUD de mieux faire face aux nouveaux défis de développement en taillant sur mesure les services qu’il offre aux différents pays dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédent. Cette adaptation par le réalignement des Programmes de Pays requiert la transformation de l’efficacité institutionnelle en améliorant le système de gestion des ressources aussi bien financières qu’humaines, afin d’atteindre les résultats de façon durable dans les limites des flux de ressources prévues.

Afin d’aider à une meilleure opérationnalisation de ses projets et programmes, et d’aborder la phase de la consolidation des acquis liés à la transition et à la préparation du CPU, le PNUD a besoin de se positionner de façon stratégique. Le recrutement d’un /e Assistant(e) aux ressources humaines ’s’inscrit dans cette perspective.

Sous l’autorité générale du Représentant Résident Adjoint / Opérations la supervision directe de l’Analyste aux Ressources Humaines-NOB, l’Assistante (e) aux Ressources Humaines assure l’exécution d’un service transparent et efficace des ressources humaines du bureau de pays. L’Assistante(e) aux Ressources Humaines fait la promotion d’une approche collaborative axée sur la cliente et appui au maintien du moral du personnel.

L’Assistant(e) aux Ressources Humaines peut superviser les commis et le personnel d’appui de l’unité des ressources humaines. L’Assistant(e) aux Ressources Humaines travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme et des projets du bureau de pays et le personnel du siège pour la résolution des questions complexes relatives aux ressources humaines et a l’échange d’information.

• Administration et mise en œuvre des stratégies et politiques des Ressources Humaines (HR)
• Effectuer les services HR
• Gestion de la performance du personnel et le développement de la carrière
• Conduite des enquêtes des NU
• Pension, privilèges et avantages du personnel
• Classification des postes et archivage de la description des postes
• Gestion des contrats HR
• Rapports trimestriels HR sur les recrutements, avantages et contrats
• Masse salariale
• Gestion des congés et des feuilles de présence
• Recouvrement des couts pour les HR
• Gestion des VNU
• Facilitation du partage du savoir et du renforcement des connaissances

1. Assurer l’administration et la mise en œuvre des stratégies et politiques des ressources humaines afin d’atteindre les résultats suivants :

• Respect du cadre de contrôle interne, des procédures, règles, stratégies et politiques du PNUD pour un contrôle interne efficace, une bonne conception et fonctionnement de la gestion des systèmes de ressources humaines.
• Mise en place des processus HR du bureau de pays et élaboration du manuel de contrôle interne des procédures opérationnelles dans le domaine des ressources humaines en consultation directe du superviseur et de la direction, contrôle du flow de travail du personnel supervisé HR.
• Fournit l’information sur la gestion et les stratégies, règles et procédures du personnel.

2. Effectuer les services de HR afin d’atteindre les résultats suivants :

• Mise en œuvre des processus de recrutement y compris le draft de la description des postes, contributions au processus de classification des postes, notifications des vacances de postes, examen des candidatures, participation aux panels d’interview. 
• Création/actualisation des postes dans Atlas, associations des postes aux COA. Actualisation des COA, assurer les fonctions d’administrateur HR, administrateur des postes, charge des vacances de poste dans Atlas. Préparation des contrats (fixed-term, ALD, SSA, SC). Suivi avec le personnel des finances sur questions relatives à la masse salariale.
• Saisie et suivi de toutes les transactions relatives aux postes, recrutements, avantages, gains/déductions, recouvrements, ajustements et séparations à travers Atlas.
• Gestion du fichier du personnel du bureau de pays.
• Préparation des dossiers à soumettre au LAPB).
• Fournir l’information sur les avantages/droits du personnel et experts internationaux.
• Gestion des fichiers y compris les fichiers électroniques.
• Validation des charges de recouvrement des couts dans Atlas pour les services HR fournis par le PNUD aux autres agences. 

3. Contribuer à la conduite des enquêtes relatives aux NU afin d’atteindre les résultats suivants:

• Collecte de l’information et préparation des rapports pour les salaires locaux et enquêtes y afférentes. Participations au travail de LSSC.

4. Facilite le partage du savoir et le renforcement des connaissances dans le bureau de pays afin d’atteindre les résultats suivants :

• Organisations de formation pour le personnel des opérations/projets sur les questions relatives aux ressources humaines.
• Synthèse des leçons apprises et meilleures pratiques en HR.
• Contributions pertinentes aux réseaux de savoir et communautés de pratique.

Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’exécution des prestations en HR du bureau de pays et le succès de la mise en œuvre des stratégies et politiques HR. Analyse exacte et présentation de l’information assure une bonne exécution des prestations en HR du bureau de pays.

Compétences relatives à l’organisation :

• Archivage de la documentation
• Fait preuve d’intégrité en mettant en avant les valeurs et morales des Nations Unies
• Affiche une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race, à la nationalité et à l’âge.

 Compétences relatives à la fonction:

• Gestion du savoir et Apprentissage
• Partage le savoir et l’expérience
• Encourage le personnel du bureau a partage les connaissances et contribue aux domaines de pratique du PNUD Développe des connaissances substantives dans un ou plusieurs domaines de pratique
• Fait la promotion d’un environnement d’apprentissage dans le bureau
• Fournit un feedback utile et conseille les autres collègues dans le bureau
• Travaille activement pour un développement personnel dans un ou plusieurs domaines de pratique

Développement et Efficacité Opérationnelle

• Capacité à exécuter une variété de taches spécialisées en lien avec la gestion des HR, y compris la gestion des recrutements, contrats et évaluation des performances, suivi des transactions, rapportage
• Solide compétence en informatique
• Capacité à planifier et anticiper
• Capacité à contribuer a la mise en place des processus de gestion et la mise en œuvre de nouveaux systèmes

Autogestion et Leadership

• Se focalise sur le résultat pour le client
• Approche le travail avec énergie et attitude positive et constructive
• Fait preuve d’une bonne communication orale et écrite
• Reste calme, en contrôle et de bonne humeur même sous pression
• Fait preuve d’ouverture au changement et capacité à gérer les complexités
• Répond positivement aux critiques et points de vue divergents
• Sollicite un feedback du personnel sur l’impact de son comportement

Certification en HR

Formation:      

Diplôme d’études secondaires avec une spécialisation en ressources humaines. Diplôme Universitaire en Ressources Humaines ou Administration Publique serait souhaitable mais pas un pré-requis.

Expérience:      

5 années d’expérience en ressources humaines au niveau national ou international. Expérience dans l’usage de l’ordinateur et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.). Expérience de bases de données et des systèmes de gestion sur internet.

Niveau de langue requis:           

Excellente connaissance du Français.

Female candidacies are strongly encouraged. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence. We strongly encourage female candidacies.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.