Assistant Administratif et Financier

Description of task

Placé(e) sous la supervision directe du Directeur national du projet et sous l’autorité du Team Leader de l’Unité Gouvernance, Participation et Décentralisation, le volontaire « Assistant Administratif et Financier » est chargé d’assister l’équipe du projet dans les tâches suivantes :

• Etablir et conserver les dossiers du projet et les systèmes comptables, tout en assurant leur compatibilité avec les procédures administratives, comptables et financières du Ministère en charge de la Défense Nationale et du PNUD en vigueur au sein des projets sous exécution nationale (Nex).
• Préparer les révisions budgétaires du projet et aider à la préparation des plans de travail annuels, mettre à jour les plans financiers, préparer des rapports d'étape, les rapports d'avancement et autres rapports financiers.
• Traiter les demandes de paiements à des fins de règlement, y compris les avances trimestrielles aux partenaires d'exécution à l’issue d’une revue conjointe.
• Organiser les formalités de clôture, y compris la présentation des rapports finaux, le transfert et l'élimination du matériel, et appuyer le personnel professionnel dans la préparation des rapports d'évaluation finaux.
• Appuyer la sortie en temps voulu des contrats et l'assurance d'autres droits admissibles du personnel du projet, des experts et des consultants en préparant des plans annuels de recrutement.
• Recueillir et conserver les données d'information liées au projet et établir des procédures de contrôle des documents.
• Appuyer à la gestion des stocks, à la tenue de différents registres et à la gestion administrative du projet.
• Administrer les différentes réunions du projet, compiler, copier et distribuer tous les rapports de projet, fournir un soutien dans l'utilisation de l'Atlas pour le suivi et les rapports.
• Appuyer la préparation des audits et la mise en œuvre des recommandations d’audit pour une meilleure gestion du projet.
• Accomplir tout autre mission à lui confiées par l’équipe du Projet et le PNUD.

Qualifications/Requirements Required degree level: Bachelor degree or equivalent Education - Additional Comments:

• Etre titulaire d’une Licence/Maitrise en Sciences économiques, Administration des finances ou Gestion comptable et financière ;
• Etre de nationalité Béninoise ;
• Avoir une bonne connaissance en droit ;
• Etre âgé de 22 ans au moins.

Required experience: 24 Months Experience remark:

• Avoir un minimum de deux (02) années d’expérience pertinente au niveau national ou international dans le domaine de la gestion comptable et financière des projets de développement, d’entreprises ou d’Organisation Non Gouvernementale (ONG), le suivi administratif et financier, le traitement de pièces comptables ;
• Avoir une connaissance sommaire dans le domaine de la gouvernance politique ainsi que de l’environnement institutionnel qui s’y rattache au Bénin serait un atout ;
• Une expérience de travail dans les programmes soutenus par le PNUD et une connaissance du Système des Nations Unies seraient un atout.

Language skills:

• French(Mandatory), Level - Fluent
• English(Mandatory), Level - Fluent

Area of expertise: Development programme/project administration, Finance, accounting and audit, Other rule of law or governance related experience Area of expertise details:

Capacité informatique :

• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique de base, notamment les logiciels de traitement de textes, de tableur, le Power Point, le Publisher, Outlook et autres logiciels spécifiques.

Compétences et valeurs :

• Faire montre d’intégrité en adoptant les valeurs et normes éthiques des Nations Unies.
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD.
• Faire preuve d’un esprit d’adaptation et de tolérance en matière de culture, sexe, religion, race, nationalité et âge.
• Traiter toute personne avec équité et sans favoritisme.
• Promouvoir la culture du partage des connaissances et de l’apprentissage dans le projet ;
• Connaissance avérée des questions de développement ;
• Etre capable de gérer l’administration et la comptabilité des programmes et des projets de développement ;
• Assurer l’identification des problèmes financiers ou de fonctionnement et recherche de solutions ;
• Faire montre d’ouverture au changement et d’une capacité à gérer les situations, notamment être capable de travailler sous pression avec efficacité.

Driving license: No Competencies values:

Accountability, Ethics and Values, Integrity