Administration Assistant

Bajo la guía y supervision del Gerente de Operaciones de PNUD, el/la Asistente Administrativo/a brindará asistencia y apoyo logístico/administrativo a la Oficina de la Coordinadora Residente en el marco del Acuerdo de Servicios (SLA) entre el PNUD y la OCR, desarrollando una variedad de procesos administrativos estándar, asegurando alta calidad y exactitud en el trabajo.

El/la Asistente Administrativo/a trabaja en colaboración con el equipo de la OCR, unidades programáticas y de operaciones del PNUD, Agencias, Fondos y Programas del SNU, para intercambiar información y asegurar la entrega consistente de servicios.

 

Resumen de Funciones Clave:

• Apoyar en las gestiones de servicios administrativos, financieros básicos y de logística;
• Apoyar a la OCR en la administración y mantenimienTo de bienes.

Asegurar la provisión de servicios administrativos, financieros básicos y logísticos en el marco del Acuerdo de Servicios (SLA) entre el PNUD y la OCR, enfocándose en alcanzar los siguientes resultados:

• Apoyo a la OCR con la solicitudes de servicios y documentos de apoyo, verificando que la documentación esté completa y cumple con las normas y procedimientos del PNUD;
• Coordina las actividades administrativas y financieras básicas con las unidades del PNUD manteniendo una comunicación constante;
• Apoya al seguimiento del presupuesto de la OCR, de las contribuciones financieras de las agencias del SNU para su respectiva recepción y depósito, y en el control de gastos respectivo;
• Ingresa y da seguimiento en IRIS a los servicios requeridos;
• Apoyo en la preparación de solicitudes de pago para traslado al PNUD;
• Apoyo en la preparación de autorizaciones de viaje, solicitudes de viáticos y liquidación de viajes tanto nacionales como internacionales;
• Apoyo en la elaboración y preparación de expedientes para la contratación de consultorías y contratación de servicios;
• Apoyo en el seguimiento y monitoreo de ausencias y MLR de los colegas que se manejan fuera del sistema Atlas;
• Apoyar en arreglos logísticos para la organización de talleres y eventos cuando se requiera;
• Arreglos de reservas de viaje y hotel, procesamiento de solicitudes de visas, documentos de identificación y otros.

Provee un apoyo efectivo en la administración y mantenimiento de bienes en el marco del Acuerdo de Servicios (SLA) entre el PNUD y la OCR, enfocándose en alcanzar los siguientes resultados:

• Custodio para la administración de suministros de papelería de oficina, incluido el mantenimiento de la lista de artículos de oficina, la distribución de papelería según lo requiera el personal y el mantenimiento de un registro de distribución.

Técnicas:

• Demuestra un buen conocimiento de la tecnología de la información y la aplica en las tareas del trabajo;
• Promueve el cambio organizacional y el desarrollo;
• Informa a clientes internos y externos de manera oportuna y apropiada;
• Actúa como un miembro de equipo y facilita el trabajo en equipo;
• Facilita y alienta la comunicación abierta en el equipo, comunicando de manera efectiva;
• Demuestra habilidad para identificar problemas y propone soluciones;
• Habilidad para trabajar bajo presión y en varias tareas a la vez;
• Promueve el aprendizaje organizacional y el intercambio de conocimientos;
• Toma de decisiones informadas y transparentes.

Corporativas:

• Demuestra compromiso con la misión, visión y valores del PNUD;
• Muestra sensibilidad y adaptabilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y edad;
• Demostrar / salvaguardar la ética y la integridad.

Educación:    

• Educación media;
• Especialización secretarial o financiera deseable pero no indispensable.

Experiencia:    

• Mínimo, cinco (5) años de experiencia relevante en administración o servicio de apoyo logístico;
• Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.);
• Experiencia en manejo de sistemas basados en la web.

Requisitos de Idiomas:    

• Fluidez en idioma español;
• Conocimiento del idioma inglés, a nivel intermedio.

Otros requisitos:   

• Se requiere disponibilidad de horario.

Important applicant information

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