L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieux qui fournit une assistance aux réfugiés à travers le monde entier. L'IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d'assainissement, d'abris, de réhabilitation et d'éducation. L'IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’à l’Etats Unies, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation. L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l'autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d'urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les refugies.L'IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l'afflux de réfugiés du Darfour vers l'est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d'Ouré Cassoni. L'assistance aux réfugiés soudanais s'est maintenant étendue à la gestion de dix camps dans l'Est et d'un camp dans l'Ouest avec l'assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement.
En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l'insécurité alimentaire, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. L'IRC travaille actuellement dans trois districts de santé, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.
En mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram L' IRC met en œuvre des projets d'assistance en matière de santé, de nutrition ainsi que la protection et la réponse aux Violences Basées sur le Genre.
L’IRC Tchad s'engage dans son plan d'action stratégique 2015-2020 à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en santé, nutrition et protection / VBG, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. L’IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques / ministères de tutelle des domaines clés afin que les actions de l'IRC s'intègrent dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.
Principales responsabilités
Assistant chargé du suivi Financier des Partenaires est responsable des aspects liés à la gestion administrative et financière des fonds alloués par l’IRC aux organisations et institutions partenaires locales et internationales. Il/elle est chargé(e) d’apporter son expertise pour assurer le bon déroulement de la gestion des subventions (sub-grants) octroyées par les programmes, dans le respect des règles et procédures administratives et financières de l’IRC et des bailleurs de fonds et en conformité avec la législation nationale. De la même façon, il/elle assure le respect des engagements financiers de l’IRC auprès de ses partenaires.
Assistant chargé du suivi Financier des partenaires L’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires va travailler conjointement avec le chargé Senior des Partenaires. Le travail de l’Assistant Financier chargé du suivi Financier des requiert une bonne collaboration non seulement avec l’unité responsable des subventions mais aussi avec les membres du Département de la Finance du bureau IRC Terrain et Ndjamena ainsi que les gestionnaires de projets.
Assistant chargé du suivi Financier des partenaires L’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires est responsable de la première vérification des rapports financiers des partenaires et leurs audits. Selon les besoins, il est appelé à vérifier les engagements IRC envers ses créanciers.
Responsabilités et tâches spécifiques
Cette responsabilité consiste à veiller à la bonne tenue et à l’actualisation régulière de tous les outils et systèmes financiers relatifs aux subventions par le personnel concerné au sein des agences partenaires et au sein de l’IRC. Une partie centrale du travail des finances et des subventions est le développement d’outils et de processus permettant une gestion financière efficace et conforme des sub-grants. Il/elle appuie les partenaires directement ou indirectement via un appui au personnel de l’IRC, pour une bonne utilisation de ces outils et systèmes financiers, notamment à travers des formations et appuis individuels. De façon concomitante à toutes ses responsabilités de suivi et contrôle financier, il /elle a également pour rôle d’assurer le renforcement des capacités en termes de gestion financière des subventions pour le personnel concerné de l’IRC et des agences partenaires.
Conception des dispositifs et respect des règles et procédures financières
Assistant chargé du suivi Financier des partenaires L’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires se familiarise rapidement avec les règles et procédures financières de l’IRC et des bailleurs de fonds, en particulier celles relatives à la gestion financière des partenariats. De plus, il/elle se maintient informé(e) en ce qui concerne la législation nationale relative aux partenariats entre des ONG internationales et des organisations de la société civile au Burundi ;
Appuyé le Chargé Senior des finances de l’IRC, l’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires L’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires contribue à l’adaptation des systèmes et procédures administratives et financières de gestion des subventions
Il/elle acquiert une excellente connaissance de ces réglementations et procédures internes et externes et est capable de les communiquer clairement et de façon concise aux partenaires ainsi qu’aux collègues concernés au sein de l’IRC. Il/elle s’assure que les partenaires et les collègues de l’IRC ont accès à toute l’information nécessaire par rapport aux règles et procédures financières et aux standards financiers généralement reconnus.
Participation au processus de sélection des partenaires
- En collaboration avec les Gestionnaires des Programmes concernés, La coordinatrice des subventions, le Chargé Senior de partenariats et le Chargé senior des finances, L ’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires ’ est en charge de l’analyse des aspects financiers de toutes les propositions de projets soumises par des candidats/partenaires. Avec l’équipe responsable programmatique responsable des partenariats, il vérifie en particulier la validité des aspects financiers des propositions de projet, y compris : la conformité du budget aux normes de l’IRC et des bailleurs de fonds, la validité des rubriques et lignes budgétaires ainsi que la justesse des prix unitaires ;
- L’ ’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires participe à la négociation avec les candidats retenus pour reformuler, le cas échéant, les points faibles ou problématiques de leurs propositions de projets. Il/elle aide à aboutir à un budget bien construit et pertinent qui utilise une typologie cohérente par rapport aux outils financiers prévus pour le suivi et la consolidation des comptes en aval ;
- Selon les besoins, il/elle initie, développe et propose des révisions des outils et des systèmes adaptés pour l’analyse financière des propositions de projets soumises par des candidats/partenaires. Il/elle fait également une analyse du budget opérationnel et de la capacité institutionnelle, financière de chaque partenaire retenu en collaboration avec le chargé senior des partenaires, les équipes des programmes et le partenaire. Il/elle a recours aux outils d’évaluation de capacité financière des partenaires ;
- Appuyé par le Chargé senior des partenaires, il/elle contribue fortement à la validation des budgets et plans de trésorerie pour les partenaires retenus, en collaboration étroite avec le Coordinateur de l’Unité et les gestionnaires des programmes concernés.
Suivi et contrôle financier des subventions aux partenaires
Elaboration et révision des outils du suivi financier
- Sous la supervision du Chargé Senior des finances, L’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires développe et propose des adaptations des outils pour le suivi et le contrôle financier des partenaires. Il/elle veillera à ce que ces outils répondent aux exigences des bailleurs de fonds de l’IRC et à toute autre obligation contractuelle et politique interne de l’IRC.
- L’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires veillera également à ce que ces outils et systèmes soient progressivement et à terme maîtrisés par les partenaires et les différentes équipes des programmes. Dans cet objectif, il/elle apporte à la fois un appui direct aux partenaires et un appui indirect via un renforcement des capacités du personnel IRC chargé à son tour de transmettre ces capacités aux partenaires.
Contrôle des rapports financiers
- L’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires assure le contrôle mensuel des dépenses des partenaires sur base des rapports financiers soumis et des pièces justificatives fournies par les partenaires. Le contrôle financier se base aussi sur les rapports d’activités et les notes de visites de terrain disponibles
- Après vérification, L’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires s’accorde sur l’ensemble des rapports financiers avec le Chargé Senior des Partenaires ,les Gestionnaires des Programmes notamment en vue de s’assurer avec ces derniers de la cohérence entre le niveau d’exécution budgétaireet l’état d’avancement réel des projets ;
- L’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires vérifie ensuite que les rapports financiers sont correctement rangés en vue de leur transmission au département de la Finance de l’IRC.
- Au moins une fois par mois, L’Assistant Chargé de finances et des Subventions soumettra au Chargé Senior des finances un bilan financier pour chaque partenaire qui met à jour l’état financier des partenaires par rapport à la subvention reçue de l’IRC et résume les difficultés rencontrées ainsi que les solutions proposées pour la suite. L’ l’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires veille enfin à ce que les recommandations formulées soient transmises aux partenaires concernés.
Participation aux prévisions financières des programmes
- Sur la base d’informations reçues des Gestionnaires des programmes et du Chargé senior des partenariats, L’Assistant chargé du suivi Financier des partenaires effectue chaque mois une estimation des décaissements prévus en direction des partenaires au cours du mois suivant ou de la phase suivante du projet. Le cas échéant, il pourra assister les Gestionnaires des programmes dans la ventilation et la gestion des budgets des programmes en ce qui concerne les sub-grants ;
- De façon régulière et sur demande du Département de la Finance, des Gestionnaires de Programmes et ou le Chargé senior des partenariats, il/elle fournit aussi toute information financière relative aux partenaires.
Validation des plans de déboursement
- Lors des décaissements en direction de chaque partenaire, L’Assistant Chargé du Suivi Financier des partenaires vérifie les montants demandés par chaque partenaire et leur plan de déboursement. Il/elle vérifie les plans de trésorerie et les demandes de paiement soumises par les partenaires avant de les soumettre au Chargé Senior de partenariat pour approbation technique. Selon les procédures de l’IRC, l’ L’Assistant Chargé du Suivi Financier des partenaires suit la demande de fonds auprès du Département des Finances de l’IRC et s’assure que le décaissement aux partenaires a lieu en temps voulu et dans de bonnes conditions. Il communique avec les équipes des Finances et des Programmes sur la situation des paiements et tient à jour la Sub-grants tracking sheet.
Contrôle des engagements financiers
- L’Assistant Chargé du Suivi Financier des partenaires vérifie le caractère régulier ou irrégulier des dépenses engagées et réalisées par les partenaires dans le cadre des subventions qui leur sont allouées par l’IRC. Il est de sa responsabilité de soulever immédiatement auprès du Charge Senior des Finances et du Chargé senior des partenaires, toute irrégularité ou non-respect de la réglementation des bailleurs de fonds et de l’IRC par les partenaires.
Participation au renforcement des capacités des partenaires et du staff IRC
- L’Assistant Chargé du Suivi Financier des partenaires réalise régulièrement, au moins une fois par an, des diagnostics sur la qualité des systèmes et le niveau de capacité des partenaires au niveau administratif et financier. En s’appuyant sur les outils d’évaluation de la capacité institutionnelle financière des partenaires, il/elle rédigera une note de synthèse détaillée sur le niveau de structuration financière de chaque partenaire.
- Ce bilan servira de base pour concevoir un plan de renforcement de capacités administratives et financières propre à chaque partenaire. Cette évaluation initiale servira ensuite de repère pour mesurer les progrès et résultats atteints grâce à l’appui apporté au cours de la phase programmatique. Toute recommandation d’appui institutionnel émise par l’équipe de Suivi Financier sera vérifiée et validée par le Chargé Senior avant d’être présentée aux Gestionnaires de programmes pour approbation ;
- L’Assistant Chargé du Suivi Financier des partenaires apporte son expertise sur les standards administratifs et financiers à atteindre et les moyens pour y parvenir. Il est également partie prenante dans la conception et l’exécution des modules et outils de formation utilisés dans le cadre du plan de renforcement de capacités. Il/elle intervient – ou supervise l’intervention des Responsables de Suivi Financier - soit comme formateur des formateurs IRC (qui formeront ensuite les partenaires), soit directement auprès des partenaires ;
- En plus de séances de formation formelles pour le personnel des organisations partenaires, le plan de renforcement des capacités en matière de gestion administrative et financière s’effectuera à travers un accompagnement régulier et des visites de suivi. Il est attendu qu’il/elle passe une partie de son temps sur le terrain afin de fournir un appui direct formel ou informel aux partenaires et s’assurer de la mise en œuvre des recommandations faites dans le cadre du plan de renforcement des capacités et de l’analyse des rapports financiers périodiques.
Supervision de l’équipe financière et appui aux gestionnaires IRC
- L’Assistant Chargé du Suivi Financier des partenaires est responsable au premier plan du bon fonctionnement du volet de suivi financier des partenaires. Il/elle est en particulier responsable de la qualité du travail de suivi et de contrôle financier effectué par l’équipe de suivi financier des partenaires. Il encadre également le travail de renforcement de capacités fourni par l’équipe du suivi financier aux partenaires et au personnel de l’IRC en matière de gestion administrative et financière ;
- En concertation avec le Chargé senior des finances, Il se tient disponible pour participer aux réunions techniques de suivi de la mise en œuvre des projets et prend l’initiative de communiquer aux Gestionnaires toute information pertinente y relative, surtout en relation avec la gestion financière.
Participation aux Audits externes et évaluation des partenaires
- L’Assistant Chargé du Suivi Financier des partenaires contribue à la planification, l’organisation et le bon déroulement des audits externes des partenaires de l’IRC. Les audits externes se planifieront en coordination avec les Gestionnaires des programmes, le chargé senior des partenaires et le département de la Finance ;
- En cas d’audit externe des partenaires, L’Assistant Chargé du Suivi Financier des partenaires pourra participer à l’identification d’une firme d’audit locale ou régionale capable d’auditer les partenaires des programmes. Il/elle participera à la préparation de cet audit et appuiera les auditeurs dans leur mission.
- L’’Assistant Chargé de finances et des Subventions s’assure de la transmission au partenaire du rapport de l’audit et s’assure de la bonne compréhension dudit rapport par le partenaire. En cas de besoin, il établit un plan de renforcement des capacités sur mesure en vue de la mise en application des recommandations des auditeurs ;
- En coordination avec les Gestionnaires des programmes ainsi que les équipes de chaque programme, l’Officier Senior participe aux évaluations des projets des partenaires.
Contribution à l’archivage
L’Assistant Chargé du Suivi Financier des partenaires est chargé de contrôler et d’organiser la base des données portant sur la gestion financière des subventions aux partenaires.
Appui au département des Finances
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L’Assistant Chargé du Suivi Financier des partenaires contribue dans la production des rapports des différents bailleurs, leurs audits. Selon les besoins, il est appelé à vérifier les engagements IRC envers ses créanciers. Il contribue aussi dans le contrôle d’autres dépenses non subventions, l’encodage et l’enregistrement des différentes transactions des différents sites.
- Préparation du JV payroll pour le staff local en fonction du salary maping du chaque mois.
- Selon les besoins du département, L’Assistant Chargé du Suivi Financier des partenaires se verra attribué d’autres taches par le DDF
Positionnement hiérarchique
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L’Assistant Chargé du Suivi Financier des partenaires est placé sous la supervision directe de l’un des Chargés des finances. Il/elle travaille en collaboration avec le Chargé senior des partenaires afin de s’assure de la qualité du travail.
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L’Assistant Chargé du Suivi Financier des Partenaires est invité à formuler des propositions pour compléter ou faire évoluer les présents termes de référence. D’une manière générale, le Chargé se tiendra disponible et proactif pour assumer toute autre responsabilité, fonction ou tâche qui surviendrait au cours de l’exécution des activités du département des finances, de l’absence d’un membre du personnel ou pour toute autre raison.
