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Asistente Administrativo de Viajes - Unidades Móviles

Bogotá (Colombia)

  • Organization: UN WFP - World Food Programme
  • Location: Bogotá (Colombia)
  • Grade: Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2020-01-23

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TÍTULO DEL CARGO:

Asistente Administrativo de viajes / Unidades Móviles

TIPO DE CONTRATO:

Service Contract (SC)

UNIDAD:

Unidades Móviles

LUGAR DE TRABAJO:

Bogotá, D.C.

DURACIÓN DEL CONTRATO:

Diez (10) meses, prorrogable

NIVEL DE REMUNERACIÓN:

SB-2


ANTECEDENTES Y PROPOSITO DE LA ASIGNACION:

 

El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que PMA brinda al gobierno nacional responden a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

 

La orientación estratégica y las actividades propuestas en la Estrategia de País responden a los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) 2 y 17 y a los retos que actualmente enfrentan las poblaciones más vulnerables y los gobiernos locales en Colombia. La Estrategia de País contribuye a la construcción de paz, la reintegración y el mejoramiento de los medios de vida de las personas más vulnerables.

 

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en cumplimiento de sus principios y legislación, establece estrategias que le permitan brindar la atención a la población víctima del desplazamiento forzado y de otros hechos victimizantes, o víctimas de desastre en los diferentes territorios del país, contribuyendo a la garantía y goce efectivo de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, mujeres gestantes, madres lactantes, familias indígenas, familias negras, afrodescendientes, raizales y palenqueros y familias ROM, víctimas del desplazamiento forzado o víctimas de desastre, en los diferentes territorios del país.

 

Para ello requiere aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros en la aplicación de estrategias que contribuyan a garantizar el acompañamiento efectivo a la población víctima del desplazamiento forzado y de otros hechos victimizantes en el marco del conflicto, o víctimas de desastre a través de la operación de las Unidades Móviles en 32 departamentos y el Distrito Capital, mediante la suscripción del Convenio de Cooperación técnica y financiera con el Programa Mundial de Alimentos -PMA

 

 

OBJETIVO:

 

El Asistente Administrativo para el cargo de viajes, será responsable de apoyar eficientemente todos los procesos administrativos, financieros y operativos generales, que permitan garantizar la gestión de los viajes para las Unidades Móviles, tanto en el manejo de los anticipos, tiquetes como el pago de los reembolsos. Así mismo es responsable de gestionar toda la información que requiera para el cumplimiento de sus funciones, así como también la información resultante del trabajo que realiza; mediante el uso óptimo de los recursos disponibles bajo los principios de participación, respeto, convivencia, igualdad y equidad de género.

 

 

RESPONSABILIDADES:

 

  1. Realizar el proceso de viajes para los/as profesionales del equipo de Unidades Móviles de acuerdo con los procedimientos acordados con el ICBF.

 

  1. Coordinar oportunamente el pago de los gastos de viaje a los/as funcionarios/as del equipo del WFP.

  1. Coordinar el pago de los gastos de viaje del equipo de Unidades Móviles a nivel nacional, según el procedimiento establecido en la guía de pagos del ICBF.

 

  1. Mantener actualizada semanalmente la base de datos de los/as profesionales de Unidades Móviles, con respecto a los gastos de viajes, anticipos y tiquetes, con el fin de generar informes mensuales en los cuales se analice de forma cuantitativa y cualitativa dicha información.

 

  1. Hacer seguimiento a los anticipos de gastos de viajes y transporte no convencional, con el fin de que la legalización no sea superior a 30 días.

 

  1. Analizar la cartera de las agencias de viajes y mantener comunicación cercana para arreglar las discrepancias, con el fin de no tener facturas con vencimientos mayores a 30 días.

 

  1. Llevar el inventario y control de los elementos consumibles de la oficina y propender por el uso razonable de los mismos.

 

  1. Proporcionar el apoyo logístico de eventos o reuniones que se requieran para las actividades del equipo dentro de los protocolos del área de Cadena de Suministros del WFP.

 

  1. Colaborar con la planeación y seguimiento semanal de actividades a los objetivos propuestos bajo las instrucciones del/la Gerente del Proyecto.

 

  1. Responder a las consultas y escalarlas de ser necesario, con el fin de proporcionar un servicio puntual a los clientes internos y externos.

 

  1. Gestionar documentos y ser un enlace con la Oficina Central del WFP en temas administrativos que permitan optimizar las actividades.

 

  1. Mantener los sistemas estándar de archivos, registro de correspondencia y llamadas para asegurar que la información es exacta y fácilmente disponible.

 

  1. Apoyar los registros en los sistemas corporativos de WFP

 

  1. Incorporar el Análisis de Género y Protección en cada actividad de la oficina.

 

  1. Apoyar a la/el Gerente de Proyecto, en los demás procedimientos y tareas administrativas, financieras y operacionales, que se requieran para el logro de los objetivos de la Oficina.

 

 

SUPERVISIÓN:

 

La supervisión está a cargo de la Asociada Administrativa y Financiera.

 

 


CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA REQUERIDA:

 

Educación:

Título profesional o tecnológico en ciencias económicas, administrativas, financiera, ingeniería industrial o afines.

 

Experiencia:

Tres años de experiencia profesional, Dos (2) de ellos de experiencia progresiva en administración, gestión de viajes, manejo de viáticos, cartera y trabajo administrativo de oficina.

 

Conocimientos intermedios en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos.

 

Deseable experiencia de trabajo en Naciones Unidas

 

Idiomas:

Fluidez en español


Plazo para postular: 22 de enero de 2020

 

Recuerde: Solo se tendrán en cuenta a aquellas personas que realicen la aplicación a través del sistema, adjuntando el formato P-11 y que cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencia. Si no cuenta con el formato P11 por favor digite a través del buscador de su preferencia "Formato P11" descargue, diligencie y adjúntelo a su aplicación.

 

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar.

Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.

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