Asistente de la Unidad de Programación (temporal)

El puesto está adscrito a la unidad de trabajo de Programación en el equipo de apoyo técnico sobre trabajo decente de la Oficina Andina. Esta unidad de trabajo se ocupa de garantizar la planificación del programa de la Oficina, la asignación de recursos y la presentación de informes sobre la aplicación del programa. Promueve la planificación de las acciones de la Oficina y de la Cooperación Técnica que las apoya, a través de la gestión basada en resultados para garantizar la eficacia, eficiencia y coherencia entre todas las acciones. También orienta y supervisa todo el ciclo de los proyectos, desde su identificación, la formulación del documento de proyecto, la ejecución, los informes a los socios para el desarrollo, coordina la disposición de la información necesaria para las evaluaciones y da seguimiento a la sostenibilidad de las acciones.

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará diversos servicios especializados de apoyo en los ámbitos de la programación y la administración para la coordinación de actividades de aplicación de programas y/o proyectos, inclusive mediante la utilización del sistema de planificación de los recursos institucionales. El/la titular del puesto trabajará de forma plenamente operacional y de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Aplicará los principios de la gestión basada en los resultados y se asegurará de la correcta aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos.

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión de la Jefatura de la Unidad de Programación. Esta supervisión se centrará en la ejecución puntual de los procesos y en la calidad de los resultados. El/la titular trabajará con un relativo nivel de autonomía. El trabajo se examinará para comprobar que las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices se aplican correctamente.

A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede para proporcionar apoyo y compartir información sobre cuestiones relacionadas con la prestación de servicios y el estado de avance de las actividades planificadas. El/la titular del puesto mantendrá contactos regulares con la unidad regional de programación y recibirá orientaciones de ella.

A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con sus homólogos en el gobierno, organizaciones de trabajadores y de empleadores, organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales y donantes para obtener aclaraciones y solicitar o proporcionar información sobre las actividades conjuntas planificadas.

1. Ayudar en las tareas de planificación y preparación del programa de trabajo de la Oficina y/o las iniciativas de proyectos. Hacer un seguimiento de la situación de las propuestas de programas y/o proyectos y de la recepción de documentación para su revisión y aprobación, verificando que la información es conforme a las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices aplicables. Hacer un seguimiento de la situación de los resultados y logros previstos de los programas y/o proyectos e informar al supervisor/a en caso de discrepancias.
2. Compilar, resumir y presentar información y datos varios al supervisor/a sobre cuestiones de interés para el programa de trabajo de la Oficina, en particular sobre presupuestos, niveles de dotación de personal y estructuras de programas y/o proyectos, así como sobre otros temas o cuestiones conexos.
3. Introducir datos completos y procesar acciones administrativas sobre la ejecución de programas y/o proyectos en el sistema de planificación de los recursos institucionales. A partir de la información registrada en el sistema, informar al supervisor/a de insuficiencias y discrepancias en la ejecución y la situación de las asignaciones. Distribuir los documentos de los proyectos a todas las partes interesadas una vez aprobados por el/la supervisor/a.
4. Hacer un seguimiento de las cuestiones administrativas, incluida la presentación puntual de los mandatos (TOR) para los colaboradores externos, la confirmación de los fondos y otras acciones administrativas necesarias.
5. Proporcionar apoyo administrativo en la organización de seminarios, talleres, reuniones y otros eventos.  
6. Mantener y actualizar las bases de datos. Hacer búsquedas básicas de información y preparar y actualizar informes periódicos, información de referencia, notas informativas y resúmenes estadísticos.
7. Responder a peticiones de información general sobre cuestiones relacionadas con los programas y/o proyectos.
8. Mantenerse al día de los cambios en las políticas, procedimientos, directrices y procesos relacionados con los programas y compartir la información con las partes interesadas, aportando aclaraciones adicionales, según se necesite.
9. Mantenerse al día de los acontecimientos en el país que puedan afectar a zonas que necesiten la asistencia y la colaboración de la OIT o a sus proyectos de cooperación para el desarrollo.
10. Proporcionar apoyo general a la gestión de la oficina, asistiendo a reuniones y redactando correspondencia, entre otras tareas.
11. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estudios secundarios completos.

Un mínimo de cinco años de experiencia laboral en tareas de apoyo de oficina, en particular en el apoyo a programas y presupuestos y a la administración de proyectos. Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de recursos institucionales.

Excelente dominio del español.  Se considera como ventaja el conocimiento de otro idioma oficial de la Organización (francés o inglés).

Conocimiento de la administración de programas y/o proyectos.
Conocimiento de la gestión basada en los resultados.
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Capacidad para interpretar las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables y trabajar en el respeto de los mismos.  
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.
Aptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles.  
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.