Asistente Ejecutiva

Eligibility criteria

Minimum age: 25 years old. Applicants must nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión del Representante Asistente (Programa) de FAO Guatemala o su representante designado, el Voluntario de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

1. Prestar apoyo secretarial y elaboración de la documentación regular que maneja el Representante Asistente.
2. Hacer y recibir llamadas telefónicas locales e internacionales.
3. Mantener actualizado el archivo de la documentación física y electrónica del Representante Asistente.
4. Organizar la agenda y actividades del Representante Asistente.

1. Apoyo en la coordinación de viajes del Representante Asistente y personal de la contraparte de los proyectos.
2. Distribución de los documentos de sistematización generados por los distintos proyectos de campo de la representación de FAO, a las contrapartes nacionales de los proyectos.

1. Gestión de requerimientos o solicitudes de autorización oficiales generados por los proyectos del Programa de Campo de la FAO Guatemala.
2. Apoyo logístico en la organización de eventos, talleres o seminarios nacionales e internacionales que lleve a cabo la Representación.
3. Apoyo logístico en la atención y coordinación de la agenda de actividades de las misiones oficiales procedentes de la Sede, Oficina Regional y Subregional de la FAO.
4. Presentar la solicitud de publicación de los anuncios de vacantes para consultores nacionales tanto en medios escritos como en redes sociales ante la Unidad de RRHH de FAO GT.
5. Apoyar al Representante Asistente en el seguimiento del clearance técnico a los informes finales de consultoría ante el Oficial Técnico de cada uno de los programas y/o proyectos.
6. Realizar otras funciones que, dentro de su especialidad, sean requeridas por el Representante de la FAO y/o el Representante Asistente.
7. Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el supervisor.

Qualifications/Requirements Required degree level: Bachelor degree or equivalent Education - Additional Comments:

De preferencia con Título Universitario en area de Administración o area similar. En ausencia de estudios universitarios, se podra considerar titulo de nivel medio o titulo de Secretaria Bilingue, con al menos 10 años de experiencia.

Required experience: 60 Months Experience remark:

• Manejo de equipo de computación (ambiente Windows y Office XP y bases de datos).
• Inglés y taquigrafía fluidos.
• Excelente redacción.
• Proactiva y buenas relaciones interpersonales.
• Capacidad de trabajar bajo presión.
• Habilidad y capacidad en la organización de las tareas para cumplirlas diariamente.
• Disponibilidad de horario.
• Buena presentación

Language skills:

• Spanish(Mandatory), Level - Working Knowledge
• English(Mandatory), Level - Fluent

Area of expertise: Administration and administrative assistance Area of expertise details:

• Experiencia en posiciones similares de al menos cinco años.

Driving license: No Competencies values:

Commitment to Continuous Learning, Integrity, Planning and Organizing, Professionalism, Respect for Diversity, Working in Teams

Application procedure:

¿Aún no se ha registrado en la reserva de candidatos de VNU?

Primero registre su perfil en https://vmam.unv.org/candidate/signup.

Hay la posibilidad de cambiar la opción de idioma al hacer clic en la palabra "English" en la esquina superior derecha.Importante: Después de crear su cuenta, complete todas las secciones de su perfil y envíelo. Luego diríjase a “Mi Página” a través del siguiente enlace https://vmam.unv.org/candidate/mypagey seleccione la opción de “reclutamiento especial”. Finalmente seleccione el reclutamiento especial al cual usted desea aplicar.

¿Ya se encuentra registrada/o en la reserva de candidatos de VNU?

Primero actualice su perfil en https://vmam.unv.org/candidate/profile. Luego diríjase a “Mi Página” a través del siguiente enlace https://vmam.unv.org/candidate/mypagey seleccione la opción de “reclutamiento especial”. Finalmente seleccione el reclutamiento especial al cual usted desea aplicar.

Fecha límite para postularse: 30-01-2020

Esa es una oportunidad de voluntariado nacional, por lo tanto, solamente son elegibles para esa oportunidad aquellas personas con nacionalidad guatemalteca o residentes en Guatemala que cuenten con el permiso legal de residencia en ese país, o con el estatus de refugiado o de apátrida.

Acuérdese de indicar en su perfil VNU que sí está interesado/a en servir como voluntario/a nacional.