Associé(e) au Programme Gouvernance et Etat de Droit - PNUD Burundi

Bujumbura

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Bujumbura
Grade: Administrative support - GS-6, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
Occupational Groups:
- Democratic Governance
- Public Policy and Administration
- Governance and Peacebuilding
- Project and Programme Management
- GOUVERNANCE ET ETAT DE DROIT
Closing Date: Closed

Background

Sous la supervision directe du Chef de l’Unité Gouvernance et Etat de Droit, l’Associé(e) Programme assure l`exécution effective et efficace du Programme de Pays par la création de projets, la gestion et le suivi dans ATLAS. Il/elle s’emploie à promouvoir l’approche orientée vers les clients de façon soutenue, en conformité avec les règles et procédures du PNUD.

L’Associé(e) de Programme supervise et encadre tout le personnel d’appui recruté dans le cadre de la mise en œuvre des activités du portefeuille de la gouvernance, si nécessaire. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des projets ainsi qu`avec le personnel du siège, en cas de besoin, pour résoudre des questions liées à la gestion financière du programme et pour échange d`informations.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés:

Appui à la formulation des stratégies de programme et à la mise en œuvre du Plan d’Action du Programme de Pays ;
Appui à la gestion du programme du bureau ;
Appui administratif à l’Unité de Programme ;
Appui à la création de partenariat stratégique et à la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation de ressources ;
Facilitation de l’apprentissage et du partage des connaissances pour le renforcement des capacités.

1. Appui à la formulation des stratégies et à la mise en œuvre du Plan d’Action de Programme de Pays :

Collecte, analyse et présentation des informations pertinentes pour la préparation du CCA, de l`UNDAF, du CPD, du CPAP. Application effective des outils et des instruments de gestion axée sur les résultats et établissement des cibles de gestion (Plan de travail annuel et trimestriel, rapport annuel axe sur les résultats) ;
Mise en place des mécanismes de tracking des outils de gestion axée sur les résultats et entretien des données de base de gestion axée sur les résultats ;
Présentation des informations pour la formulation du programme de pays, l`élaboration des documents de projets, des plans de travail, des budgets, des propositions sur les arrangements de mise en œuvre ;
Présentation d`informations concernant les bailleurs de fonds en vue de la création de partenariats stratégiques et de la mobilisation de ressources.

2. Appui effectif dans la gestion des programmes et projets de l’Unité Gouvernance et Etat de Droit :

Collecte d’informations détaillées pour la formulation du programme de pays, la préparation de documents de projets, plans de travail, budgets, propositions des arrangements de mise en œuvre ;
Analyse de la situation du programme, identification des problèmes opérationnels et financiers ; proposition de solutions ;
Création de projets dans ATLAS en s’assurant que les frais de gestion des projets (GMS) sont correctement pris en compte, préparation des révisions budgétaires requises et toute action requise dans Atlas, relevant de son profil ;
Orientation des agences de mise en œuvre sur des questions de routine dans la mise en œuvre des projets, assurant le suivi de l’utilisation des ressources financières mises à disposition ;
Suivi des indicateurs de performance/critères de réussite, cibles, étapes et repères, préparation des rapports ;
Préparation et suivi des audits des projets sous modalité «mise en œuvre nationale » (National Implementation, NIM) et appui dans la mise en œuvre des recommandations de l’audit ;
Préparation et analyse des rapports financiers dans le cadre des projets NIM, des Lettres d’Accord (Letter of Understanding : LOA), des accords de subvention ou de tout autre accord impliquant la mise à disposition des fonds à une tierce entité;
Participation à la préparation des demandes d’autorisation et des rapports des projets sous modalité « mise en œuvre directe » (Direct Implementation, DIM) ;
Initiation des écritures de correction : régularisation dans le journal comptable (General Ledger Journal Entry, GLJE); écriture de correction d’un paiement (Account Payable Journal Voucher, APJV), etc.;
Préparation des rapports consolidés des dépenses (Combined Delivery Report, CDR) pour leur certification trimestrielle et annuelle ;
Conduite des actions requises pour la clôture des projets

3. Appui administratif à l’Unité de Programme :

Préparation des demandes de paiement et contrôle approprié des pièces justificatives ;
Préparation du processus de micro-achat et soumission à l’approbation ;
Initiation des réquisitions ainsi que des paiements pour des transactions de 2500 $ et plus;
Suivi constant des processus de réquisition, bon de commande (PO) et receipts afin de respecter les délais de paiements et toutes les exigences de « Atlas Business Intelligence and reporting »;
Maintien du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les bordereaux initiés sont en conformité avec les transactions effectuées, qu’ils sont correctement saisis et postés dans ATLAS ;
Correction des bordereaux non postés, y compris ceux avec les budgets non conformes ou accusant des erreurs, des vouchers non approuvés ;
Introduction des demandes de prolongation des contrats avant l’expiration des contrats en cours ;
Gestion des absences du personnel en qualité de leave monitor ;
Archivage des dossiers de l’unité, ainsi que l’inventaire de l’équipement acheté sur les fonds des projets ;
Coordination des inventaires des projets du portefeuille de l’unité et transmission des informations à la fin de chaque trimestre ;

4. Appui dans la création de partenariats stratégiques et dans la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation de ressources :

Analyse des informations sur les donateurs, préparation du profil et base de données sur les donateurs/bailleurs de fonds, établissement des contacts avec la contrepartie des donateurs ;
Suivi des ressources mobilisées et participation dans la préparation des rapports aux donateurs.

5. Facilitation de l’apprentissage et du partage des connaissances pour le renforcement des capacités dans le bureau :

Organisation des sessions de formation pour le personnel des opérations/projets sur le programme.
Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le programme.
Contribution substantive aux réseaux de connaissances et aux communautés des pratiques.

Impact des Résultats :

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité globale du Programme de Pays et sur la réussite dans la mise en œuvre des stratégies du programme.
L’analyse concise et la collecte d’information requise renforcent la position du PNUD comme partenaire du développement fort et crédible. L’information fournie facilite la prise de décision dans la gestion.

Competencies

Competencies and Selection Criteria
Description of Competency at Level Required

(For more comprehensive descriptions please see the competency inventory)
In this section list all core competencies as well as the most relevant technical/functional competencies the role will require along with the appropriate level. A Detailed list of competencies can be accessed through the following link: https://intranet.undp.org/unit/ohr/competency-framework/SitePages/Home.aspx

Core
Innovation
Ability to make new and useful ideas work
Level 1: Assesses work with critical eye

Leadership
Ability to persuade others to follow
Level 1: Takes responsibility for and ensures high quality of own work

People Management
Ability to improve performance and satisfaction
Level 1: Understands personal and team roles, responsibilities and objectives

Communication
Ability to listen, adapt, persuade and transform
Level 1: Reliably and consistently listens and interprets information and instruction correctly

Delivery
Ability to get things done while exercising good judgement
Level 1: Meets goals and timelines for team deliverables

Technical/Functional

Detailed list of competencies can be accessed through https://intranet.undp.org/unit/ohr/competency-framework/SitePages/Home.aspx
and hiring managers are encouraged to familiarize themselves for more information

Compétences fonctionnelles:

Plaidoyer et proposition d`un agenda axe sur les politiques

Niveau 1.1: Appui dans la préparation des informations pour le plaidoyer

Identifie les informations pertinentes pour le plaidoyer pour un public varie
Effectue des recherches de contacts au niveau des media, du gouvernement, du secteur prive, des bailleurs, de la société civile en vue d`entreprendre des actions de plaidoyer

Le développement et la gestion de programme basé sur les résultats

Niveau 1.1: Contribution aux résultats en fournissant les informations

Fournit des informations et de la documentation sur les étapes spécifiques de la mise en œuvre des projets/programmes
Fournit les données de base pour identifier des opportunités de développement de projet et contribue dans la préparation des propositions de financement
Participe dans la formulation de propositions de projets

Création de partenariats stratégiques

Niveau 1.1: Maintien des informations et des bases de données

Analyse des informations générales et sélectionne du matériel pour l`appui aux initiatives relatives à la création de partenariat
Entretient des bases de données sur les bailleurs de fonds
Traçage et rapports sur les ressources mobilisées

Innovation et Marketing des nouvelles approches

Niveau 1.1 : Mise en œuvre des processus et application des produits

Documente et assure le tracking des stratégies innovatrices, des meilleures pratiques et des nouvelles approches
Adopte une attitude positive aux nouvelles approches

Mobilisation de ressources

Niveau 1.1 : Fourniture d`informations pour les stratégies de mobilisation des ressources

Maintient les informations et les bases de données sur les donateurs actuels et potentiels
Maintient la base de données sur les fiches de projets
Fournit des données et des informations nécessaires à la préparation des documents de projets

Promotion de l'apprentissage organisationnel et du partage de connaissances

Niveau 1.1: Recherche et analyse de base

Recherche les meilleures pratiques et introduit de nouvelles méthodes plus effectives de performer le travail
Se documente sur les stratégies innovatrices et les nouvelles approches

Compétences professionnelles et expertise technique

Niveau 1.1 : Connaissance fondamentale des processus, des méthodes et des procédures

Possède les capacités à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste
Possède les connaissances de base des politiques et procédures de l'organisation liées au poste et les applique de façon consistante dans le travail
Identifie les nouvelles et meilleures approches aux processus de travail et les applique dans le travail au quotidien
S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage
Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail
Démontre une compréhension et une connaissance approfondie des procédures et des outils de gestion de projets et les applique de manière régulière dans le travail

Leadership global et plaidoyer pour les objectifs du PNUD

Niveau 1.1 : Recherche et analyse

Identifie les informations pertinentes pour le plaidoyer des objectifs du PNUD pour un public varie

Orientation vers le Client

Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients

Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes
Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais
Répond rapidement aux besoins des clients

Compétences générales :

Démontre /préserve les valeurs d’éthique et d’intégrité ;
Démontre le sens de connaissances générales et un bon jugement ;
L’auto développement, prise d’initiative ;
Possède le sens d`esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;
Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement ;
Cree des énergies a travers l'autocontrôle ;
Gère les conflits ;
Apprentissage et partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres. Promouvoir l'apprentissage et la gestion et le partage de connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel ;
Prises de décision transparentes et éclairées.

Formation et certification en Prince2, RMG

Required Skills and Experience

Education:

Diplôme des études secondaires, de préférence en Administration, Comptabilité et/ou Finance.
Une formation universitaire dans ces domaines, dans le domaine des Sciences Economiques ou dans tout autre domaine similaire serait un avantage.

Experience :

6 ans d’expérience progressive en administration ou dans la gestion des programmes est requise, soit au niveau national ou international.
Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion.
La maîtrise des outils de gestion des projets utilisés par le PNUD serait un avantage.

Language Requirements :

Connaissance parfaite du Kirundi et du Français exigée ;
Bonne connaissance de l’Anglais.

Other:

Ce poste est ouvert aux candidats de nationalité burundaise et aux étrangers résidant au Burundi et disposant d’un permis de travail du Burundi ;
Les candidatures féminines qualifiées sont vivement encouragées ;
Seules les candidat(e)s présélectionné(e)s remplissant les critères du poste seront contacté(e)s pour la suite du processus.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

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