Global Supply Chain Officer

Sous la supervision de Base Manager/Area Manager, le GSC Officer a pour responsabilitésprincipales d`organiserles achats des services et des biens, la gestion des inventaires et actifs de l`organisation et la logistique dans le respect strict des procédures et politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.

DESCRIPTION DES TACHES

1.PROCUREMENT

Le GSC officer est la personne opérationnelle de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) sera basé à Beni et assurera les différentes fonctions ci-après :

Suivis, préparation des contrats pour renouvellement et signature

Il (elle) assure les suivis des contracts MPA/MSA en voie d`expiration pour renouvellement ou annulation, suivant les performances du fournisseur concerné. Il (elle) maintient un mécanisme d`alerte de revue de chaque contrat ,3 mois avant leurs expirations. Il (elle) s`assure que la procédure des achats dans le cadre des MPA/MSA est suivie avant toute soumission à la revue et à la signature aux organes appropriés.

Il (elle) organisela collecte et l`analyse de données recueillies dans le cadre des activités d`étude de marchés et autres exigences requiseslors d`une activité de la chaine d`approvisionnement. Elle s`assure que la gestion et l`analyse des données se fassent dans le cadre de la ségrégation des taches telles que requise dans le SOP de la demande de cotation de GSC.

a.Les négociations avec les fournisseurs : elle coordonne, avec les différents membres de comité d`achat mis en place, les activités de négociations des prix, de la qualité de services et des délais de livraisons, suivant les termes et conditions du contrat. Elle s`assure que toutes négociations avec les fournisseurs soient faites avec le comité des MPA/MSA et soient documentés au moyen d`un procès-verbal signé par tous.

b.Gestion du processus d'appel d'offres : il (elle) s`assure que ce processus est suivi selon les SOPs de GSC en place en terme des exigences techniques, de délai de soumission des offres et de la gestion d`ouverture des appels d`offre.

c.Développement et diffusion des demandes de propositions (RFP) : il (elle) s`assure d`associer les répondants techniques dans le développement des appels d`offres complexes afin de recueillir les différentes spécifications requises avant la diffusion à travers les voies appropriées.

d.Achèvement d'un processus de demande d'achat : il (elle) s`assure que, durant le processus de soumission d`un lot d`appel d`offre, une vérification de différentes étapes de diligence raisonnable obligatoire est faite à travers un checklist mis en place pour cette fin.

Gestion des relations avec les fournisseurs 

• Il (elle) s`assure qu`à travers un panel composé du comité d`évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations ;
• Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateursconcernés ;
• Il (elle) Élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.
  

Analyse des rapports financiers 

• Sur base de l`outil de BvA, il (elle) suit les différentes dépenses de chaque Grant comparativement au procurement plans développés ;
• Il (elle) approche les différents budgets holders des programmes concernés et discute de soucis liés aux potentiels sous ou sur dépenses suivant l`analyse des plan d`approvisionnement approuvés.

Identification des drapeaux rouges de fraude

• A travers les différents mécanismes d`achats des biens et de services, il (elle) identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation au risques des fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, a son superviseur ou à d`autres instances mises en place par l`organisation pour la gestion de ces cas ;
• Il (elle) déclenche les analyses des marchés, avec le comité d`évaluation des appels d`offres, suivant les exigences de contextes afin de s`assurer de la conformité des prix. 

2.GESTION DES ACTIFS, PROPRIETE, INVENTAIRE ET ENTREPOSAGE

Le GSC officer est en charge de :

• La gestion de l'inventaire, de la sûreté et de la sécurité des entrepôts et la gestion des actifs (maintenance, réparation, évaluation, ventes aux enchères et donations) et la sélection du site d'entrepôt suivant les règles du bailleur et les procédures d’IRC ;
• En collaboration avec les programmes, Il (elle) coordonne les stocks tampons, la gestion du stockage des médicaments et les stocks CIK ainsi que les plans de distribution ;
• Avec le support du Global Supply Chain Manager, il (elle) s`assure que la destruction des stocks expirés est faite selon les procédures d`élimination des stocks en place ;
• Il (Elle) gère le comptage cyclique des inventaires et coordonne le processus de réconciliation avec les équipes d’inventaires ;
• Il (elle) fait approuver tous les rapports de comptage auprès de son superviseur et justifie les écarts des comptages, le cas échéant ;
• Il (elle) s`assure que tous les actifs sont couverts par une assurance valide ;
• S’assurer que les inventaires cycliques soient faits chaque deux mois

3.LOGISTIQUE:

Le GSC officer est en charge de :

• Gérer les opérations de la flotte, développement de politiques locales ;
• Gérer la consommation de carburant des véhicules et générateurs ;
• Gérer les chauffeurs et le dispatch ;
• Gérer les plans de mouvement de la flotte ;
• Gérer des opérateurs radios HF et VHF ;
• Effectuer des évaluations des besoins de transport ;
• Comprendre l'exigence du département local du transport et fournir un support approprié ;
• Gérer l'assurance automobile et de l'enregistrement en cas d`acquisition d`une nouvelle flotte ;
• De suivi de la procédure de dédouanement avec les prestataires de services locaux ;
• Gérer la réparation des actifs en panne suivant le processus mis en place ; 
• Analyse des coûts de gestion des véhicules en développer des stratégies de leurs réductions;
• Gestion de la sécurité des véhicules.

4.RESUME DES RESPONSABILITES

• Conformité aux politiques de l'IRC et des donateurs ;
• Examen et exécution des contrats d`achats des biens et des services ;
• Implémentation des SOP de GSC ;
• Partage des donnéesprécises ;
• Soumission des rapports dans le temps ;
• Formation des membres du comité d'approvisionnement au processus d'appel d'offres ;
• Examiner les documents d'approvisionnement avant les paiements ;
• Enregistrement et documentation des Informations historiques de performance du fournisseur ;
• Enquête de marché et analyse des couts ;
• Séparation des tâches dans la fonction d'approvisionnement ;
• Exigences relatives à l'offre et au service demandé par le programme ;
• Identification des signaux de la fraude et de la corruption et proposer des solutions ;
• S'assurer que les plans d'approvisionnement sont élaborés pour les subventions applicables ;
• Vérification des informations des fournisseurs. Qualifications: Formation / connaissances / Compétences Techniques et Expérience ;
• Implémentation des politiques d'inventaire IRC ;
• Rapport d`inventaire de fin d'année ;
• Mise en œuvre des politiques IRC pour les actifs ;
• Maintenance et suivi des actifs ;
• Exactitude du rapport soumis ;
• Processus de disposition des actifs ;
• Assurance de la sécurité des véhicules ;
• Gestion de la consommation de carburant ;
• Conformité du statut juridique de la flotte (enregistrement, licences, assurance) ;
• Rapports mensuels des véhicules ;
• Planification et suivi du mouvement des véhicules ;
• Gestion des chauffeurs ;
• Coordination avec les finances, les subventions et le programme ;
• Collaborer avec tous les départements.