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Program Assistant

goma, democratic republic of congo

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: goma, democratic republic of congo
  • Grade: Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
  • Closing Date: 2020-11-02

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Requisition ID: req8209

Job Title: Program Assistant

Sector: Governance

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Goma, Democratic Republic of Congo

Job Description

IRC répond aux besoins humanitaires et de développement de la République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1996. Aujourd'hui, IRC en RDC concentre ses efforts sur l'apport d'une assistance essentielle et vitale aux populations touchées par les conflits dans les provinces de l'est du pays notamment, le Nord et le Sud Kivu et le Tanganyika. En effet, IRC vise à sauver des vies et à renforcer la cohésion sociale grâce à des programmes soigneusement conçus.

Guidé par ses principes fondamentaux de renforcement des capacités, de participation, de partenariat, de protection et de promotion des droits de l'homme, ainsi que de programmation holistique, IRC en RDC opère dans les domaines de soins de santé primaires, y compris la santé reproductive, la gouvernance et la gestion des conflits, l'autonomisation des femmes et la prévention et l'atténuation des violences basées sur le genre, la protection et l'éducation des enfants, et la préparation et la réponse aux situations d'urgence.

I.Le projet et les objectifs

Le projet « Engager les Autorités Sous-Nationales dans des Pratiques Redevables » (ESAAP) vise à accroître l'influence des citoyens congolais sur les décisions sous-nationales qui affectent leur vie, telles que la gouvernance provinciale et locale et la prestation de services essentiels comme l’éducation, la santé et l’eau et l’assainissement. Le projet ESAAP atteindra ce résultat en établissant tout d'abord un dispositif d'analyse de l'économie politique et de la pauvreté capable d'identifier l’intersection entre les besoins et les opportunités de changement systématique, et en mettant à l'essai des approches de gouvernance innovantes visant à résoudre 25 problèmes de gouvernance et de redevabilité aux niveaux sous-nationales. S'appuyant sur les dernières données factuelles et les leçons apprises sur la manière dont le changement se produit, le projet utilisera une approche adaptative et itérative pour résoudre les problèmes qui sont le plus important pour les citoyens congolais, en particulier les femmes et les filles.

II.Description des Taches

Sous la supervision de Gestionnaire Principal en Gouvernance, le Program Assistant appuiera les programmes ESAAP dans toutes les tâches de support, pour assurer un bon déroulement des activités du projet. Il/elle assurera la liaison entre le projet et les départements opérationnels (ressources humaines, la supply chain, de la sécurité).

L’Assistant Program est le point focal pour la facilitation de toutes les activités des programmes ESAAP.

III.Responsabilités

  •  Orienter le staff de program terrain sur le respect des procédures IRC dans la soumission des différents documents aux autres secteurs (Supply chain, ressources humaines, finances, sécurités, …) ;
  • Gérer les correspondances (réception, transmission, réponse et classement) des programmes ESAAP en province ;
  • Assurer l'archivage des documents de projet en utilisant un système de classification qui assure la confidentialité. Organiser l’archivage électronique de la documentation des programmessur le serveur IRC ; 
  • Assister les équipes de mise en œuvre dans les procédures des opérations : autorisation de voyage, demande de perdiem, justification des fonds,… ;
  • Préparer les déplacements des consultants et partenaires du projet sur terrain : autorisation de voyage, justification des fonds, orientation,… ;
  • Etablir toutes les demandes d’achat du projet en ligne et en assurer le suivi auprès du supply chain jusqu’à la livraison aux demandeurs (programme ou les partenaires) ;
  • Tenir à jour la base des données des commandes d’achats locaux et internationaux (matériels, médicaments et consommables médicaux) et faire le suivi auprès du service du supply chain. ;
  • Préparer les demandes des fonds des partenaires, faire le suivi du paiement et s’assurer que la liquidation des fonds alloués aux partenaires se fait conformément aux procédures IRC ;
  • Participer à la préparation des rencontres du projet : atelier, conférence, réunions,…et pour des activités nécessitant des fonds, élaborer la demande des fonds et la liquidation selon les procédures IRC ;
  • A la demande de la hiérarchie, élaborer le rapport des activités : réunion, rapport hebdomadaire,… ;
  • Veiller à l’approvisionnement régulier en fournitures de bureau et autres besoins de fonctionnement pour le bon déroulement des activités du projet sur terrain ;
  • Orienter les partenaires sur les procédures d’achat et de gestion des fonds d’IRC.

Qualifications

  • Formation commerciale ou administrative ou une expérience dans le domaine. Une formation en sciences sociales  est un atout;
  • Expérience d’au moins 2 années dans un poste similaire (assistant au programme) de préférence avec une organisation internationale ;
  • Expérience de travail au sein d’une ONG internationale reconnue pour la valeur de ses dispositifs organisationnels ;
  • Expérience et/ou intérêt éprouvé pour la problématique de gouvernance ;
  • Excellent niveau de français écrit et oral. Connaissance de l’anglais souhaitée ;
  • Très bien organisé avec de fortes capacités à faire beaucoup de tâches à la fois et à prioriser;
  • Minutieux et attentif aux détails;
  • Maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word and Outlook,...) ;
  • Connaissance et compréhension démontrées en procédures basiques de logistiques;
  • Capacité à respecter et à faire respecter des procédures ;
  • Capacités à porter un regard critique sur son travail et à proposer des améliorations pertinentes à sa hiérarchie ;
  • Fortes capacités d’expression écrite et de synthèse ;
  • Capacité avéré à faire les tâches opérationnelles et administratives ainsi que leur suivi ;
  • Compétence prouvée de travailler en collaboration avec les personnels des départements de support pour assurer le bon déroulement des activités ;
  • Aptitude à rédiger les comptes rendus et/ou rapports qui sont concis et clairs ;
  • Disposé d'être bien organisé et responsable ;
  • Très fortes capacités de travail en équipe et en autonomie ;
  • Parler et écrire couramment le français et le swahili ; la connaissance d’autres langues locales et l’anglais étant un atout ;
  • Capacité à s’adapter à des demandes et à des tâches variées et à travailler sous pression.


 

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