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Asistente de Servicios de Soporte/ Support Services Assistant

Panama (United States of America)

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Panama (United States of America)
  • Grade: LICA-4, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
    • Sales and Marketing
    • Customer services
  • Closing Date: 2020-02-28

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Background Information - Job-specific

UNOPS viene brindando asistencia técnica en la implementación de proyectos de infraestructura con el Gobierno de Panamá la asistencia comprende entre otros el fortalecimiento de capacidades e implementación de programas y proyectos de inversión, desarrollo y/o revisión de estudios de inversión, diseños y estudios definitivos, y estrategias de adquisiciones, procesos de licitación y contrataciones, gerencia de obras de infraestructuras y supervisión de obras.

Functional Responsibilities

Para la ejecución de este proyecto se requiere la conformación de un equipo multidisciplinario de profesionales en distintas especialidades que lleven a cabo la gerencia técnica del proyecto así como también personal de soporte, quien bajo la supervisión Gerente del Proyecto y/o del/a Coordinador/a Técnico/a, realizará las actividades necesarias para asistir en la ejecución del proyecto.


Responsabilidades


  • Organiza citas, recibe visitas, lugares y pantallas de llamadas telefónicas y responde a las solicitudes rutinarias de información.

  • Provee apoyo administrativo y logístico a reuniones, comités, conferencias, etc

  • Responde o redacta respuestas a la correspondencia estándar / rutinaria y otras comunicaciones.

  • Utiliza un paquete de procesamiento de textos para producir una gran variedad de documentos e informes grandes y complejos.

  • Revisa documentos y edita textos para precisión, gramática, puntuación y estilo, así como para el cumplimiento de las normas establecidas para el formato.

  • Realiza tareas administrativas generales (por ejemplo, registro de licencia y asistencia, arreglos para reuniones y otros eventos, seguimiento del presupuesto, etc.).

  • Realiza los arreglos de viaje y de hotel y prepara las autorizaciones / reclamaciones de viaje para el (los) supervisor (es).

  • Realiza recibos para procesamiento de los pagos.

  • Caja chica de Proyectos.

  • Investiga, compila y organiza información y materiales de referencia de diversas fuentes para los informes. Crea hojas de cálculo y presentaciones; Administra y actualiza bases de datos para listas de correo y otra información; Y mantiene archivos electrónicos y de papel.

  • Revisa, registra, distribuye y procesa el correo entrante. Sigue las acciones inminentes de seguimiento.

  • Apoyar en el proceso de adquisiciones menores (shopping)

  • Otras acciones indicadas por el supervisor inmediato.

Para acceder a la lista completa de roles y responsabilidades, descargue los términos de referencia adjuntos al anuncio. 




Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Education

  • Se requiere estudios de Escuela Secundaria. 

  • Estudios Universitarios a nivel de Licenciatura en Administración, Ingeniería Industrial, Economía u otra disciplina relacionada será considerado una ventaja y  podrá sustituir algunos años de experiencia requeridos.

  • Estudios a nivel de Maestría en Administración, Ingeniería Industrial, Economía y otra disciplina relacionada será considerada una ventaja.

  • Dominio avanzado del excel.

  • Dominio de paquete de Microsoft /  Gsuite.

  • Se valorará conocimiento y manejo de AutoCAD, Microsoft Project y programas afines. 

Languages

  • Dominio del idioma español. 

  • Dominio intermedio del inglés

Experience

  • 4 años de  experiencia ( o menos según nivel de título de estudio)  en el área de administración de preferencia en Proyectos.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: LICA Nivel de Contrato: LICA 4
Duración de Contrato:   Indefinido – sujeto a requisitos organizacionales, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio. 


Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

UNOPS es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y todos los solicitantes calificados recibirán consideraciones para el empleo. Alentamos a las candidatas a postularse.

La posición se encuentra en un lugar de trabajo familiar 

UNOPS busca acomodar razonablemente a los candidatos con necesidades especiales, previa solicitud
.

Para más detalles sobre la modalidad contractual  ICA, por favor siga este enlace: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 


Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). 18:00 horas Panamá
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
 Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala. 

Additional information
Auxiliar de Proyectos_Panama_validacionICS04.pdf (126 KB) 

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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