By continuing to browse this site, you agree to our use of cookies. Read our privacy policy

Archiviste/Bibliothèquere

Bujumbura (Burundi)

  • Organization: UNV - United Nations Volunteers
  • Location: Bujumbura (Burundi)
  • Grade: National Specialist - Locally recruited Volunteer
  • Occupational Groups:
    • Documentation and Information Management
  • Closing Date: 2020-07-10

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.

Eligibility criteria

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

Sous la supervision directe de l’Administrateur de Protection (veuillez compléter le titre fonctionnel du superviseur) le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:

· Faire le classement, conformément aux procédures opérationnelles standards de la gestion des dossiers ;

· Préparer un inventaire des dossiers détaillé et fournir les outils qui permettent, dans un système de référence effective, une recherche facile des dossiers/documents, conformément aux procédures opérationnelles standards relatives á la gestion des dossiers ;

· Préparer un inventaire des dossiers physiques classés et en circulation ;

· Contribuer à la mise en place d’un meilleur arrangement de l’espace de rangement et un inventaire des besoins selon les fichiers classés ;

· Contribuer à la mise à jour du classement des dossiers physiques et à la réorganisation du classement dans l’ordre chronologique ;

· Mettre a disposition les dossiers physiques et suivre leur circulation le cas echeant (circulation)

· Vérifier et gérer les dossiers classés et en circulation ;

· Préparer des copies des fichiers concernant la détermination du statut de réfugié qui ne se trouvent pas dans les archives ;

· Assister avec l’archivage des dossiers clôturés et ceux à utiliser, conformément aux procédures opérationnelles standards de la gestion des dossiers ;

· Scanner les dossiers et faire le classement électronique, conformément aux procédures opérationnelles standards relatives á la gestion des dossiers ;

· Assurer l’intégrité et la sécurité des dossiers ;

· Assurer le soutien pour les taches administratives de l’unité de la protection (y compris la rédaction des rapports des réunions et hebdomadaires).

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :

· Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.

· Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.

· Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.

· Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.

· Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation;

· Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

· Appuyer au besoin les activités liées au rapatriement dans les Centres de Transit, incluant l’acceuil et l’accompagnement des retournés ainsi que la coordination des autres activités d’assistance en collaboration avec les partenaires opérationnelles.

· Participer dans les missions de monitoring de protection ou monitoring des frontières en compagnie des assistant de terrain/ protection.

· Produire des rapports d’activités et formuler des recommandations en vue de l’amélioration de l’assistance de personnes sous mandat du HCR au Burundi.

Qualifications/Requirements Required degree level: Secondary education Education - Additional Comments:

Qualifications/compétences requises :

Niveau de qualifications : Niveau secondaire

Type de qualifications : Archiviste/Bibliothèquaire

Required experience: 24 Months Experience remark:

Nombre d’année d’expérience : 2 ans d’expérience pertinente pour la fonction

Langues : français Excellent- oral et écrit

Permis de conduire : pas nécessaire

Capacité informatique :

  • Connaissance des programmes d'ordinateur (MS Office- Word et Excel)
  • Connaissance d’utilisation de la base de données HCR (proGres) souhaitable
  • Compétences et valeurs :

    Compétences et valeurs :

    • Intégrité et professionnalisme: fait montre d’une expertise dans le domaine de spécialité et d’une capacité d’appliquer un bon jugement; niveau d'autonomie très élevé, de l'initiative personnelle et la capacité de prendre ses responsabilités; la volonté d'accepter les responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant largement son pouvoir discrétionnaire, l'impartialité et la neutralité; capacité à gérer l'information de façon objective, précise et confidentielle; spontané et ayant un sens de service.

    • Responsabilité : mature et responsable ; capacité à fonctionner dans le respect des règles et règlements de l'organisation.

    • Engagement à l'apprentissage continu : fait montre d'initiative et de volonté d'apprendre de nouvelles compétences et se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’expertise ; capacité d'adaptation aux changements qui surviennent dans l'environnement de travail.

    • Planification et organisation : fait montre d’efficacité organisationnelle et des compétences et de la capacité à gérer un grand volume de travail d'une manière efficace et contribue à la résolution des dans les délais ; capacité d'établir des priorités et à planifier, coordonner et suivre son (propre) travail; capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignantes, et de gérer plusieurs projets / activités.

    • Le travail d'équipe et le respect de la diversité : aptitude à travailler efficacement avec les autres secteurs/unités au sein de l’organisation ; aptitude à établir et maintenir des rapports de travail harmonieux dans un environnement multiculturel, multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité et de l'égalité;

    • Communication: fait montre de compétences interpersonnelles; de bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité d’écrire des rapports clairs et concis; capacité d'effectuer des présentations, des options d'articuler et de positions de façon concise; capacité à prendre et défendre des recommandations; capacité à communiquer et faire preuve d'empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers; capacité à garder son sang-froid et rester utile envers le personnel, tout en étant objectif, sans montrer l'intérêt personnel; la capacité de transférer des informations et des connaissances à un large éventail de différents groupes cibles;

    • Flexibilité, adaptabilité et capacité et la volonté d'opérer dans les environnements difficiles, distants et potentiellement dangereux pour de longues périodes, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, et notamment de fréquents déplacements au sein de la zone d’opérations ; la volonté d’être déployé/transféré à d'autres lieux d'affectation dans la zone d'opérations, si nécessaire;

    • Un engagement véritable envers les principes des affectations des volontaires, qui comprend la solidarité, la compassion, la réciprocité et l’autonomie ; et l'engagement envers les valeurs fondamentales de l'ONU.

Language skills:
  • English(Mandatory), Level - Fluent
  • French(Mandatory), Level - Fluent
Area of expertise: Monitoring and evaluation, Translation and interpretation Area of expertise details:

Numerisation et Archivage des dossiers physiques

Driving license: No Application procedure:

L'application se fait en ligne

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

What does it mean?

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.