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Adjoint.e aux achats (réservé aux ressortissant.es de la RCA)

Bangui (Central African Republic)

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Bangui (Central African Republic)
  • Grade: LICA-6, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Procurement
    • Legal - Broad
    • Legal - International Law
  • Closing Date: 2020-04-21

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Background Information - Job-specific

Sous la direction et la supervision directe de l'analyste principale aux achats, l'adjoint.e aux achats aura les responsabilités et les attributions suivantes: 

  • Assurer la mise en œuvre du service des achats, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats;
  • Soutenir le processus de gestion des contrats et de l'approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats ;

  • Fournir au bureau et/ou projets un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats;

  • Contrôle et suivi des activités.

La République démocratique du Congo

Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC), depuis 1991, le Hub de l'UNOPS en Afrique centrale (CDOH) couvre onze pays: l’Angola, le Burundi, le Cameroun, la Centrafrique, les Iles Comores, le Gabon, la Guinée Equatoriale, la RDC, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le Hub a noué de solides relations de travail avec les partenaires internationaux, les agences des Nations Unies, notamment les missions des Nations Unies, et les gouvernements des pays d’Afrique centrale.

Il apporte un appui technique et un renforcement des capacités dans des domaines du développement stratégique, notamment, la réhabilitation et le développement d'infrastructures dans les secteurs de la santé, de l'éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l'administration publique; les achats, la gestion de projets et les services consultatifs sectoriels; la paix et la sécurité, la préservation et la protection de l'environnement, entre autres.


Functional Responsibilities

Sous l’autorité de la responsable de l’unité de support et la supervision directe de l'Analyste Principale chargée de l’unité des Achats, l’adjoint (e) aux achats assumera les tâches suivantes :
1. Assurer la mise en œuvre du service des achats, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :
  • Assurer le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés ;

  • Préparation des plans d'achats du bureau et/ou projets et suivre leur exécution ;

  • Organiser le processus de passation des marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres, demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements de l’UNOPS ;

  • Mettre en place un système de contrôle interne pour s’assurer que les bons de commande (POs) sont dûment préparés, approuvés et expédiés ;

  • Prendre des mesures correctives sur les PO, vérifier les erreurs de budget et d'autres problèmes.

  • Procéder au recouvrement des coûts dans Atlas pour tous les services d’achat rendus par l’UNOPS aux projets et aux autres agences ;

  • Assurer la mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements et stratégies de l’UNOPS ;

  • Participer à l'élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière d’acquisition des biens/services/travaux, en consultation avec le superviseur direct

2. Soutenir le processus de gestion des contrats et de l'approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
  • Appuyer le chargé des achats dans toutes tâches relatives à la préparation des plans de passation des marchés du CDOH/RCA et des projets ;

  • Appuyer la logistique dans la réception des produits/services rendus suivant le contrat d’approvisionnement ;

  • Appuyer le chargé des achats dans le processus d’approvisionnement notamment dans la préparation de la publication en ligne des documents de sollicitation ainsi que toutes les étapes de la chaîne d’approvisionnement ;

  • Faire le suivi de la gestion de contrat dans One Unops sur toutes les étapes de paiements et l’évaluation de performance de chaque fournisseur suivant les règles et procédures ;

  • Assurer que tout fournisseur adjudicataire des contrats soit enregistré dans le système UNGM et dispose d’un profile vendor de l’UNOPS. Un suivi permanent devrait être fait avant l’élaboration du contrat ;

  • Développer une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs pour le projet dans One Unops et dans eSourcing ;

3. Fournir au bureau et/ou projets un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :
  • Fournir des réponses orales / écrites aux demandes des clients internes et externes concernant les questions d'approvisionnement.

  • Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d'approvisionnement.

  • Préparer les lettres, notes de service etc. ; surveiller les progrès et assurer la liaison avec les fournisseurs au cours du cycle de passation des marchés publics ; enquêter et résoudre les problèmes post- commande relatifs à la préparation des rapports d'avancement sur les questions de passation des marchés.

  • Assurer la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l'accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l'inventaire a été fait.

  • Veiller à ce que toutes les pièces justificatives qui faciliteront la vérification et le contrôle soient disponibles.

  • Assurer le partage des connaissances au sein du Bureau/projet pour atteindre les résultats suivants:

  1. Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats.
  2. Contribution aux réseaux de connaissances et communautés de pratique.
  3. Réaliser toute autre activité demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements.
4. Contrôle et suivi des activités/produit final

Les résultats attendus de l’intéressé seraient que les tâches qui lui seront confiées soient pleinement remplies.

  • Un roster des fournisseurs mis en place et disponible pour le bureau du CDOH ;

  • Un bon suivi des règles et procédures d’achat dans le cadre des activités du projet ;

  • Aucune erreur soit réalisée dans le processus d’élaboration du bon de commande et d’enregistrement des fournisseurs dans le système One Unops ;

  • Assurer que tout paiement doit être fait conformément aux règles et procédures ;

  • Un résultat positif de suivi de la pratique et l’implication du contrôle interne dans One Unops et l’application des règles et procédures en matières d’achats ;

  • Avoir une bonne relation clientèle internes et externes.

  • Un rapport des contrats et des Purchase Orders (POs)  élaborés mensuellement à toutes les hiérarchies.

Effectuer toute autre tâche liée au travail et demandée par l'Analyste Principale des achats.


Education

  • Un diplôme d’étude secondaire avec six (6) ans d’expérience est exigé ;
  • Les candidat.es titulaires d' un diplôme universitaire BAC + 5 en gestion financière, administration, Approvisionnement ou domaines similaires devraient avoir deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente 

  • Avoir une formation en processus d’achats et logistiques serait un atout;

  • Avoir un certificat professionnel dans le domaine de la passation des marchés et chaîne d’approvisionnement serait considéré comme un atout.

Experience

  • Avoir au moins 6 ans d'expérience pertinente dans l’administration ou gestion des achats est exigé,
  • Les candidats ayant un diplôme de Licence (BAC+5) doivent avoir au moins 2 années d’expérience dans le domaine de gestion des achats et soutien des services administratifs ;
  • Avoir une Expérience dans le soutien des services administratifs aux Nations Unies ou dans une organisation internationale sera un avantage ;
  • Avoir une bonne connaissance des principes de passation des marchés publics est un atout.
  • Avoir une expérience dans les achats des projets d’infrastructure est un atout ;
  • Avoir une connaissance dans la planification et de la gestion des marchés publics serait un atout ;
  • Compétences informatiques solides, et surtout dans la connaissance d’ERP est un atout;
  • Possibilité d'effectuer une variété de tâches de routine financière, administrative et en approvisionnement est un atout;
  • Avoir une expérience similaire dans un organisme international est un atout;

 

Languages

  • La maîtrise du français (parlé, écrit et lu) est obligatoire ;
  • Un niveau d'anglais intermédiaire (parler, écrire et lire) est un atout considérable.

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

Contract type: Local Individual Contractor Agreements
Contract level: LICA 6
Contract duration: indeterminée


For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Considérations supplémentaires

  • Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Les personnes sans expériences au sein des Nations Unies sont encouragées à postuler!
  • Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

 

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

 

 

 

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