Secretario/a (tiempo parcial, 50 por ciento)

El puesto está adscrito al Departamento de Investigaciones de la OIT (RESEARCH), cuyo mandato consiste en realizar estudios sobre cuestiones relacionadas con el trabajo y el empleo, a fin de contribuir a la formulación de políticas en beneficio de los mandantes de la OIT a escala mundial. El principal cometido del Departamento es evaluar las repercusiones socioeconómicas de las grandes tendencias, en particular con respecto a las nuevas tecnologías, los cambios demográficos, la escasez de recursos naturales, la evolución del papel de las finanzas y las pautas emergentes del desarrollo y la globalización. Uno de los principales temas de investigación es la evaluación de las soluciones más eficaces desde el punto de vista de los resultados de trabajo decente.

RESEARCH produce la única publicación emblemática de la OIT de carácter anual, el informe titulado Perspectivas Sociales y del Empleo en el Mundo: Tendencias, así como la revista especializada de la OIT revisada por expertos, la Revista Internacional del Trabajo. Realiza estudios en los que se examina la interrelación entre el crecimiento económico y la igualdad social.

RESEARCH es fuente de numerosas publicaciones en distintos formatos, como informes importantes de la OIT, síntesis de investigaciones, artículos para revistas especializadas, documentos de trabajo, informes en colaboración con académicos y otras organizaciones de políticas, y está presente en las redes sociales.

El/la titular del puesto prestará apoyo administrativo y de secretaría al Director, al Director Adjunto y al personal profesional del Departamento.

El/la titular del puesto dependerá de un miembro del Equipo de Dirección de RESEARCH.

1. Preparar transacciones administrativas de rutina, como autorizaciones de viaje, autorizaciones de pagos externos, órdenes de compra y contratos de colaboración externa, y encargarse de su seguimiento con los correspondientes servicios administrativos para su procesamiento.

2. Tomar las disposiciones necesarias para celebrar videoconferencias, según requiera el Departamento, y coordinarse con los departamentos pertinentes.

3. Prestar apoyo administrativo y de secretaría en el Departamento, según proceda.

4. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto establecida por la OIT, que comprende las siguientes funciones genéricas:

1. Encargarse del tratamiento de texto de documentos diversos (correspondencia, informes, cuadros, presentaciones, manuscritos) utilizando los programas informáticos adecuados. Corregir la sintaxis, la puntuación y la gramática, así como el formato del material y los documentos preparados por otros miembros del personal para adaptarlos a los requisitos de la Organización. Enviar faxes y correo electrónico. Puede pedírsele que actualice bases de datos especializadas y/o páginas web.

2. Seleccionar, registrar si es necesario, y redirigir mensajes de correo electrónico y correspondencia. Informar y recordar al personal responsable las fechas de seguimiento, y controlar las fechas límite para dar respuesta o llevar a cabo acciones específicas. Redactar correspondencia estándar en un idioma y mecanografiar en dos idiomas. Ocuparse del seguimiento de las tareas administrativas.

3. Crear y mantener al día los sistemas de archivo y referencias de la unidad de trabajo. Determinar las necesidades, en consulta con el personal de la categoría de servicios orgánicos, en caso de puntualizaciones en relación con la documentación y respecto de su ubicación, para facilitar su búsqueda y la creación de referencias. Ocuparse de reponer el material de escritorio y otros suministros básicos para la unidad.

4. Proporcionar servicios de secretariado de tipo general para las reuniones.

5. Recibir, evaluar y transmitir consultas telefónicas y en persona en dos idiomas al personal apropiado para que dé curso a las mismas, y responder a consultas generales. Concertar citas para el Jefe y para el personal de la categoría de servicios orgánicos de la unidad y, recibir visitas. Iniciar los trámites relativos a los viajes.

Estudios secundarios o escuela comercial.

Cuatro años de experiencia de secretariado. Es fundamental poseer experiencia de trabajo con un sistema de planificación de recursos institucionales (ERP).

Excelente dominio de uno de los idiomas oficiales de la OIT (español, francés, inglés) y conocimientos prácticos de otro idioma oficial para responder consultas, reenviar correos y recibir visitas.

Capacidad para utilizar programas informáticos de tratamiento de textos, un sistema ERP y correo electrónico. Conocimiento de las reglas de la Organización para la preparación de documentos y la utilización de sistemas de archivo. Capacidad para atender de manera adecuada las consultas que se efectúen por teléfono o en persona. Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad para organizar el propio trabajo. Capacidad para realizar búsquedas en Internet. Capacidad para utilizar otros paquetes de programas informáticos en función de las necesidades de la unidad de trabajo. Conocimiento de los procedimientos para la creación y actualización de sistemas de archivo. Conocimientos de procedimientos para preparar formularios administrativos. Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la Oficina para completar las tareas. Capacidad para evaluar la correspondencia y las consultas recibidas a fin de elegir la manera más adecuada de darles curso. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.