Funcionario/a de coordinación de los servicios de documentos

El puesto está adscrito a la Unidad de Coordinación de Documentos y Apoyo a la Traducción (DCU) del Departamento de Reuniones, Documentos y Relaciones Oficiales (RELMEETINGS). La DCU tiene la responsabilidad de planificar y coordinar todas las actividades relacionadas con el procesamiento de los documentos oficiales, así como de coordinar la gestión de la terminología de la OIT. La DCU sirve de punto de contacto único para la recepción y entrega de todos los documentos oficiales que se presentan para ser procesados en las siete unidades de traducción (al inglés, francés, español, árabe, chino, alemán y ruso) y el punto focal que centraliza las comunicaciones relacionadas con esos procesos.

El/la titular del puesto se encargará de coordinar la logística del procesamiento de los documentos oficiales,  velar por que se cumplan los requisitos y procedimientos establecidos y prestar servicios para las reuniones oficiales.

El/la titular del puesto dependerá de la Jefa de la DCU.

1. Informar a las unidades autoras sobre los requisitos y procedimientos del servicio de documentos y hacer un seguimiento de las actividades de preparación de los documentos, prestando el asesoramiento pertinente a las personas interesadas. Participar en la fijación de plazos para la presentación de los documentos por parte de las unidades autoras.
2. Verificar que los documentos que se reciben de las unidades autoras cumplan los requisitos establecidos. Verificar que los documentos están completos y organizar sistemáticamente todas las fuentes documentales multilingües recibidas de las unidades autoras antes de enviarlas para que sean procesadas, con objeto de facilitar los trabajos de búsqueda de referencias, edición y traducción. Realizar comparaciones detalladas de las versiones y asegurarse de que sólo el "texto maestro" se distribuye para su procesamiento.
3. Preparar la documentación que se ha de proporcionar a los traductores con toda la información que necesitan para efectuar su trabajo. Esta labor requiere hacer búsquedas para encontrar las referencias que existen en los idiomas de destino pertinentes y analizar los textos con las herramientas informáticas de ayuda a la traducción aplicables para determinar si hay partes del texto que ya han sido traducidas anteriormente e identificar la terminología ya acuñada. Preparar los flujos de trabajo correspondientes en el sistema de gestión del flujo de trabajo.
4. Asegurarse de que todas las informaciones pertinentes sobre cada documento sean compartidas entre las unidades autoras y todos los que participan en las tareas de procesamiento.
5. Llevar a cabo un control de calidad final de los documentos antes de enviarlos para su publicación; asegurarse de que las versiones en los tres idiomas de trabajo concuerdan y de que las correcciones se han introducido adecuadamente en cada idioma.
6. Publicar los documentos en la web mediante el sistema de gestión del contenido de la web (WCMS) y actualizar las páginas web del Consejo de Administración, de la Conferencia Internacional del Trabajo y de las reuniones regionales en los sitios web correspondientes. 
7. Coordinar las solicitudes de los departamentos técnicos durante las reuniones; proporcionar orientaciones para organizar los turnos de trabajo de los equipos correspondientes.
8. Actualizar con regularidad la base de datos terminológicos de la OIT (ILOTERM) y preparar glosarios multilingües.
9. Preparar guías de formación trilingües y directrices sobre métodos y procedimientos de trabajo, actualizarlas periódicamente e impartir formación en inglés, francés y español.
10. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Título universitario de primer nivel en idiomas, administración u otra disciplina conexa o un diploma universitario en una disciplina técnica conexa complementado con dos años de experiencia profesional en el campo técnico.

Al menos dos años de experiencia profesional en la gestión de flujos de trabajo de procesamiento de documentos multilingües. Se valorará la experiencia en la utilización de herramientas de traducción y terminología asistidas por ordenador.

Excelente dominio de un idioma oficial de la Organización (inglés, francés o español) y buen conocimiento de los otros dos idiomas oficiales. Se valorará contar con buenos conocimientos de otros idiomas de trabajo de la Organización.

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Buenos conocimientos sobre terminología. Capacidad para planificar y organizar el trabajo. Capacidad para presentar información de forma fácilmente comprensible. Conocimientos de informática y experiencia en la utilización de programas de tratamiento de textos y bases de datos, y capacidad para utilizar herramientas informáticas para el tratamiento de la información. Capacidad para orientar y formar a personal subalterno. Capacidad para comunicarse adecuadamente tanto de forma oral como por escrito. Capacidad para trabajar por iniciativa propia y en equipo. Familiaridad con las técnicas de búsqueda de información para traductores.

Competencias personales

Capacidad para trabajar con rapidez, precisión y serenidad con plazos apremiantes. Tenacidad. Excelentes dotes para las relaciones interpersonales. Disponibilidad para intercambiar conocimientos e información. Capacidad para promover relaciones de trabajo armoniosas. Vivo interés por las innovaciones en materia de sistemas de flujos de trabajo y de datos, en particular en el campo de la traducción y la producción de documentos. Compromiso con el aprendizaje continuo y la adquisición de nuevas competencias profesionales. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género.