Supply Chain Coordinator - CAR

Requisition ID: req8659

Job Title: Supply Chain Coordinator - CAR

Sector: Supply Chain

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: Yes

Location: Bangui, Central African Republic

Job Description

APERÇU DU POSTE
L’IRC définit la Chaîne d’Approvisionnement comme étant les systèmes et les fonctions nécessaires à la mise en œuvre efficace des programmes. Elle comprend la planification, l’approvisionnement, la logistique, la gestion des stocks, la gestion des biens immobiliers et des actifs, ainsi que la gestion de véhicules et de flottes de véhicules. Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement fait partie des membres du CMT[1] en RCA et est responsable de recrutement et de la supervision de l’ensemble de l’équipe de la Chaîne d’Approvisionnement, y compris l’IT Manager.

RESPONSABILITÉS CLÉS
Planification de la Chaîne d’Approvisionnement
Le Coordinateur de la Chaîne d’Approvisionnement est responsable de coordonner la planification et la mise en œuvre des plans de la Chaîne d’Approvisionnement à l’appui de la mise en œuvre du programme en étroite coopération avec les parties prenantes internes (chefs de projets, coordonnateurs et managers Programmes, DDP, Finance) et externes (les fournisseurs). La planification de la Chaîne d’Approvisionnement se compose des volets suivants : plans d’approvisionnement, plans d’entreposage, plans de transport, plans de dotation en personnel, plans de distribution, plans de formation du personnel, plan de déclassement des actifs et plan d’amélioration de la Chaîne d’Approvisionnement à travers les évaluations biannuelles.

Gestion de l’approvisionnement
Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement s’assure que les biens et services appropriés sont approvisionnés au temps approprié, avec les prix appropriés et à l’endroit approprié, en conformité avec les principes de la Chaîne d’Approvisionnement globale et de ceux des bailleurs. Cela inclut de travailler avec le directeur du planning et logistique pour les achats internationaux. Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement doit prioriser un approvisionnement stratégique à travers la mise en place de MPA/MSA[2] pour obtenir un meilleur rapport qualité / prix avec les fournisseurs sélectionnés en toute transparence.

Gestion des stocks
Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de la gestion et du contrôle de toutes les opérations de stocks et les procédures opérationnelles d’entrepôt selon les SOPs[3]. Cela inclut la gestion de produits pharmaceutiques en collaboration avec le programme. Il s’assure de la réalisation tous les deux mois de  l’inventaire cyclique de 20%.

Gestion des actifs
Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de l’approvisionnement, la maintenance, la garde, l’enregistrement et le déclassement de l’ensemble des actifs et des équipements du programme-pays de l’IRC. Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de tous les aspects de la gestion administrative, financière et opérationnelle des actifs, des biens immobiliers et des éléments de valeur, en conformité avec les règles et règlements de l’IRC et des bailleurs de fonds.

Gestion de la flotte
Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de la supervision et de la coordination de l’ensemble des activités de la flotte de véhicules et de transport de l’IRC dans le pays. Il doit s’assurer que toutes les opérations de la flotte de l’IRC sont effectuées en conformité avec les politiques et les procédures de l’IRC relatives aux véhicules, notamment en termes de déplacements des véhicules, de leur entretien et des rapports les concernant. Il en est de même pour les groupes électrogènes.

Conformité et éthique
Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de relever et d’analyser les risques de non-conformité au niveau des processus de la Chaîne d’Approvisionnement, de mettre en œuvre des contrôles solides, d’identifier des alertes rouges concernant l’approvisionnement, de mettre en œuvre des plans de mesures correctives d’audit interne et externe, et de veiller à ce que l’ensemble des activités de la Chaîne d’Approvisionnement soient conduites de manière éthique.

Apprentissage et développement :
Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable et doit rendre compte de la supervision de toutes les initiatives d’apprentissage et de développement, de l’évaluation des besoins de formation et de l’élaboration des plans de formation à l’intention du personnel de la Chaîne d’Approvisionnement.

Développement de budget et propositions de financement
Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement doit participer au développement  des budgets et des propositions de financements, en révise les prix y compris les services associés et la nécessité de nouveau personnel. Il doit participer aux réunions de lancement et de clôture de projet avec tous les documents et preuves nécessaires.

Analyse de Données et Rapportage
Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement doit efficacement utiliser les outils de la Chaîne d’approvisionnement tels que « BvA », « Scorecard », « First time right » etc. pour mieux analyser l’état d’avancement des activités et communiquer le résultat à tous les partenaires qu’il faut. Il doit s’assurer de soumettre les rapports mensuels de qualité à temps, ainsi que les rapports aux bailleurs de fonds et les rapports de fin de projet.

Administration générale
S’assurer du paiement des Droits d’Enregistrement
Préparer les contrats de location (baux) conformément aux dispositions en vigueur
Gérer tout contentieux avec les bailleurs
Suivre avec le Manager Supply Chain/Admin les réservations des voyages internationaux
Coordonner les réservations de voyage interne auprès d’UNHAS et s’assurer du règlement des factures y relatives
Coordonner le suivi du personnel chargé de l’entretien du bureau et des résidences
Identifier des besoins en fournitures de bureau et s’assurer que les demandes d’achat sont faites
Faire le suivi de la gestion du stock des produits d’entretien et fournitures de bureau et résidences.
Coordonner la gestion de la communication : téléphone flotte et post-payé,
S’assurer du paiement des factures des services : SODECA, ENERCA, hôtels, etc.
S’assurer du paiement des factures de communication thuraya avec les fournisseurs internationaux.


PRINCIPALES RELATIONS DE TRAVAIL
Le poste est sous l’autorité du Directeur Pays, avec une supervision technique du Directeur régional de la Chaîne d’Approvisionnement.
Le poste est chargé de la supervision directe de l’équipe de la Chaîne d’approvisionnement.
Autres contacts internes / externes :
Internes : Des relations régulières avec le personnel de la Chaîne d’Approvisionnement régionale, nationale et du siège social à tous les niveaux, les directeurs adjoints chargés des opérations et autres Coordinateurs de la Chaîne d’approvisionnement d’autres pays, les directeurs pays. Il est en contact permanent avec le département des Programmes.
Externes : À la demande du Directeur Pays, il peut servir en qualité de représentant de l’IRC dans le cadre de réunions extérieures, de clusters de d’Approvisionnements, d’autres organisations non gouvernementales, de groupes inter-organisationnels et de fondations, etc.

[1] CMT = Country Management Team
[2] MSA = Master Service Agreement – MPA = Master Purchase Agreement
[3] SOPs = Standard Operating Procedures

Qualifications