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Asistente del Director/a - G5

Buenos

  • Organization: ILO - International Labour Organization
  • Location: Buenos
  • Grade: GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Managerial positions
  • Closing Date: 2020-04-03

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Grado: G5  

Número de la vacanteBUENOS AIRES/RB/G5/2020/030 
Fecha de publicación: 17 de marzo de 2020
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 3 de abril de 2020

 

Job ID: 3184 

Departamento: OR–América Latina y el Caribe 

Unidad: OP-Buenos Aires 

Lugar de destino: Buenos Aires  

Tipo de contrato: Duración determinada  


 

Pueden participar:

  • Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal de la OIT.
  • Personal con más de cinco años de servicio continuo se les anima a postular y se les dará una consideración especial en las etapas de revisión de las candidaturas y de evaluación.


Las candidaturas de los funcionarios que hayan cumplido la edad de la jubilación al 31 de diciembre de 2020, según lo estipulado en el artículo 11.3 del Estatuto del Personal, o que ya se han retirado de la OIT o que se han jubilado anticipadamente no se tendrán en cuenta.

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las solicitudes de candidatas cualificadas. Así mismo alentamos a los/as candidatos/as con discapacidad. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una incapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

Además de las entrevistas y exámenes que se puedan exigir a cualquier candidato/a, es necesario que todos/as los/as candidatos/as externos/as así como cualquier candidato/a interno/a que se presente a un puesto de una categoría superior completen con éxito el Centro de Evaluación de la OIT.

Marco orgánico

La Oficina de la OIT en Argentina tiene por finalidad brindar asesoría técnica a los mandantes tripartitos (gobierno, organizaciones de empleadores y organizaciones de trabajadores). 

 Esta Oficina proporciona apoyo para la promoción del Programa País de Trabajo Decente, alineado con el Marco Estratégico de Cooperación de Naciones Unidas para el Desarrollo, República Argentina (MECNUD) en el contexto del sistema de las Naciones Unidas y así fortalecer las capacidades específicas de los mandantes como un componente importante de las políticas de desarrollo nacionales.

En estrecha colaboración con los equipos de Trabajo Decente en la región y Departamentos en la Sede de la OIT en Ginebra, la Oficina en Argentina tiene entre sus principales funciones:

  • Contribuir a formular políticas y programas para promover los derechos humanos fundamentales, mejorar las condiciones de trabajo y de vida, y aumentar las oportunidades de empleo;
  • Apoyar la plena aplicación de las normas internacionales del trabajo generadas en el seno de la Organización;
  •  Formular e implementar, en asociación con sus mandantes, un amplio programa de cooperación técnica para ayudar a la Argentina a hacer del trabajo decente una realidad,
  • Llevar a cabo actividades de formación, educación e investigación que contribuyen al progreso de todos estos esfuerzos.
Objetivo principal

El Equipo de esta Oficina se encuentra en la búsqueda de cubrir el puesto de Secretaria(o) de la Dirección, que tiene como responsabilidad prestar asistencia secretarial y llevar a cabo tareas administrativas y logísticas para el/la directora(a) y/o especialistas. La persona que ocupe este puesto debe ser proactiva, ordenada, colaboradora, con un alto grado de responsabilidad y sensibilidad para tratar con personas y asuntos confidenciales. De acuerdo con los lineamientos establecidos, su desempeño será evaluado en el Sistema ILOPEOPLE, en función a objetivos y competencias, por su Director(a).

La/el Secretaria(o) de Dirección proporciona una gama de trabajos de oficina y servicios de apoyo administrativo al/la directora(a) de la Oficina y a otros miembros del personal profesional, bajo la supervisión directa del Director/a de la OP-Buenos Aires y se encargará de desarrollar las siguientes funciones:

 

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede para proporcionar apoyo en los ámbitos operacional y administrativo y compartir información sobre los procesos y procedimientos especializados para la prestación de servicios. El/la titular del puesto mantendrá contactos con diversas unidades orgánicas para iniciar solicitudes de acciones administrativas, obtener las correspondientes autorizaciones, procesar esas acciones administrativas y darles seguimiento. 

 

A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con sus homólogos en organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales, embajadas, misiones permanentes y autoridades competentes, a fin de solicitar o proporcionar la información necesaria para ultimar las cuestiones pendientes. El/la titular del puesto también mantendrá contactos con los proveedores de servicios para el seguimiento de las cuestiones pendientes.

Funciones y responsabilidades fundamentales

En función de las necesidades y prioridades de la Oficina a la que esté adscrito el puesto, el/la titular prestará servicios en el marco de las siguientes tareas:

 

  1. Proporcionar una serie de servicios de apoyo en los ámbitos administrativo y/u operacional. Contribuir al funcionamiento fluido y eficiente de la unidad de trabajo evaluando las necesidades, organizando y ejecutando las tareas que se le asignen en función de estas necesidades y proponiendo mejoras en los procesos de trabajo.
  2. Preparar, redactar y ultimar la correspondencia general y administrativa y efectuar un control de calidad de los documentos salientes, comprobando la exactitud de la información que contienen, la gramática, el estilo y su conformidad con la normativa aplicable. Hacer traducciones informales.
  3. Llevar el plan de viajes oficiales de la unidad de trabajo. Ocuparse de los trámites de viaje y alojamiento, coordinar los requisitos en materia de visados y seguridad y procesar las transacciones administrativas.
  4. Iniciar y procesar acciones administrativas relacionadas con los recursos humanos y las finanzas y darles seguimiento, comprobando que la información se ajusta a la normativa aplicable. Introducir datos completos en el sistema de planificación de los recursos institucionales. Desempeñar otras funciones de apoyo en materia de recursos humanos y finanzas cuando corresponda. Hacer las gestiones necesarias para la llegada y/o partida de personal, incluidos viajes, autorizaciones de seguridad, visados, transporte de efectos personales y otras prestaciones y derechos, y ocuparse del seguimiento de dichos trámites con las autoridades correspondientes cuando proceda.
  5. Realizar las operaciones necesarias para que pueda procederse a autorizar gastos y efectuar desembolsos. Preparar aportaciones, generar informes y extraer y compilar datos para sustentar la utilización óptima del presupuesto y la preparación de la  documentación relacionada con el programa y presupuesto y el plan de trabajo.
  6. Coordinar y proporcionar una serie de servicios de apoyo administrativo y financiero para reuniones, talleres y otros eventos. Asegurar la preparación, traducción, publicación y divulgación puntuales de los documentos, presentaciones, archivos de información y materiales conexos. Redactar actas y hacer un seguimiento de la aplicación de las decisiones adoptadas. 
  7. Asegurar el mantenimiento, la accesibilidad y la eficiencia de los sistemas de archivo de la unidad de trabajo. Actualizar los sitios web y las bases de datos. Recopilar, consolidar y presentar información / datos sobre temas específicos.  
  8. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices administrativos y compartir la información con el personal, aportando aclaraciones adicionales, siempre que se requiera. Proporcionar orientaciones a los miembros del personal con menos experiencia, según lo requieran las normas y procedimientos de trabajo aplicables.
  9. Desempeñar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relacionadas con los registros de asistencia y de licencias, los espacios de oficina, el registro, el inventario y las adquisiciones.
  10. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
sección opcional (solo si necesario)

Cuando se trate del puesto de Asistente del Director/a, además de varias de las tareas antes mencionadas, el/la titular del puesto también tendrá los cometidos siguientes:

 

  1. Proporcionar y/o coordinar una serie de servicios de apoyo de oficina y administrativos, para ayudar al/a la Director/a a asegurar el funcionamiento fluido de la Oficina. Mantenerse informado/a de los eventos y actividades importantes de la Oficina e informar al personal concernido. 
  2. Actualizar y mantener la agenda del/ de la Director/a. Filtrar y programar sus citas en función del grado de urgencia y de prioridad. Coordinar las peticiones de visitas de alto nivel y establecer programas de información. Recibir a los visitantes y responder a las consultas en persona, por teléfono o por correo electrónico en los plazos debidos.
  3. Examinar la correspondencia y las peticiones recibidas, incluidas las de índole confidencial y delicada, y proporcionar información de referencia para anticiparse a las necesidades del/de la Director/a, asegurándose de que las cuestiones importantes se señalan de inmediato a su atención. Preparar y/o examinar la correspondencia para la firma del Director/a, velando por el cumplimiento de la normativa aplicable.
  4. Asegurar el seguimiento eficaz y oportuno de las peticiones de información, instrucciones y otras acciones procedentes de la Oficina del/de la Director/a, contactando al personal interesado cuando corresponda.
  5. Mantener contactos con ministros, funcionarios gubernamentales, organizaciones de empleadores y de trabajadores, instituciones  nacionales y/o regionales y subregionales, organismos de las Naciones Unidas y otras organizaciones internacionales y miembros del cuerpo diplomático, y mantener al día las listas de contactos correspondientes.
  6. En su calidad de punto focal del sistema de gestión de talentos en la Oficina, apoyar al/a la Director/a con medidas para mejorar el cumplimiento de los distintos módulos del sistema, llevando un control de la situación relativa al cumplimiento por parte del personal en la Oficina y haciendo un seguimiento con los responsables y el personal concernidos cuando proceda. Proporcionar orientaciones y apoyo de primer nivel, remitiendo las cuestiones más complejas al siguiente nivel, generar informes al respecto y darles seguimiento cuando corresponda.
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Requisitos mínimos
Formación

Estudios secundarios completos. 

Experiencia

Un mínimo de cinco años de experiencia laboral en tareas de administración general y apoyo de oficina. Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de recursos institucionales. 

Idiomas

Excelente dominio de un idioma oficial de la Organización (español, francés o inglés). Conocimiento práctico de otro idioma oficial de la Organización o de un idioma oficial nacional del lugar de destino.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Conocimiento general de las áreas de apoyo de oficina y operacional. 
Conciencia de la naturaleza de los programas y actividades de la OIT.
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.

 

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

 

Eficiencia en la prestación de apoyo administrativo para la organización de reuniones y otros eventos.
Capacidad para buscar, extraer y compilar información de fuentes múltiples. 
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos. 
Aptitudes de redacción.
Aptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles. 
Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios. 

 


 

Condiciones de empleo

  • Todo contrato/prórroga de contrato se rige por el Estatuto del Personal de la OIT y por las demás normas internas aplicables. Cualquier oferta de empleo con la OIT está supeditada a la certificación por el Asesor Médico de la OIT de que la persona en cuestión esté apta físicamente para desempeñar las exigencias inherentes y específicas de la posición ofrecida. Por consiguiente, antes de confirmar la oferta de contratación, se solicitará al candidato seleccionado someterse a un examen médico.
  • El primer contrato se prorrogará por un período de 12 meses.
  • Si la persona seleccionada fuere un candidato externo, quedará sujeta a prueba durante sus dos primeros años de servicio.
  • Toda prórroga de contrato posterior al período de prueba se subordina a que la persona haya tenido, durante ese período, una conducta y un desempeño satisfactorios.

 

Para más información sobre las condiciones de empleo: https://jobs.ilo.org/content/International-ES/?locale=es_ES

 

Información importante

Se informa a los funcionarios/as de la categoría de servicios generales interesados/as en solicitar este puesto que, en caso de ser seleccionados/as, se les ofrecerá el sueldo y los subsidios aplicables al grado del puesto solicitado, lo que puede dar lugar a cambios sustanciales en su remuneración neta. De conformidad con el artículo 3.4 del Estatuto del Personal de la OIT, el sueldo de un/a funcionario/a, en caso de ascenso, no será en ningún caso superior al sueldo máximo del grado al que haya sido ascendido/a. Para cualquier pregunta o aclaración, sírvase ponerse en contacto con su colaborador de recursos humanos en hrpartner@ilo.org.

 

Proceso de reclutamiento

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILO PeopleEl sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

 

Evaluaciones (las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una pre-entrevista basada en las competencias) y las entrevistas se llevarán a cabo, en principio, durante los 3 a 4 meses posteriores a la fecha de cierre. Los candidatos deberán garantizar su disponibilidad en caso de pré-selección.

 

Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como Skype, videoconferencia, e-mail, etc para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo el centro de evaluación, las pruebas técnicas y las entrevistas.

 

Peligro fraude

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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