Finance Officer

RESPONSABILITES ET DESCRIPTIF DES TACHES

Sous la supervision Finance Lead, le finance Officer sera en charge des points suivants :

• Faire la revue financière des documents et de PRs jusqu’à la limite autorisée ;
• Recevoir toutes les demandes des paiements (avances), vérifier l'exactitude arithmétique, les signatures autorisées, les documents de support, et le compte utilise, les codes analytiques  (T1, T2, … T7), et s’assurer s'ils sont corrects, conforme à la politique et aux procédures en vigueur ;
• A l’absence du poste de caissier, procéder aux paiements des staffs et fournisseurs par banque/coopec ou en cash selon les politiques et procédures en application. Procéder au cash-count journalier avec le responsable du sous-bureau. Etre le détenteur unique de la clé du cash box qu’il faudra faire garder chaque soir dans le coffre-fort établi à cet effet; 
• Appui technique (financière) à tout le personnel sur les questions relatives à la matière financière ;
• Produire  de manière journalière le Journal de caisse, et selon le cas celui de banque et le soumettre à au Gestionnaire financier  pour vérification, s’assurer que les soldes réconcilient avec respectivement le disponible en caisse mais aussi le solde de l’extrait bancaire ;
• Préparer un rapport faisant état des avances accordées au personnel et qui ne sont pas encore liquide chaque Jeudi de la semaine et le soumettre au Finance Manager après harmonisation avec l’assistant au programme ;
• Selon le besoin, donner un appui dans la préparation de la réconciliation du bilan ainsi que les journaux de corrections éventuelles dans le délai imparti ;
• Faire un suivi sur la gestion des archives de finances et s’assurer que les documents de paiement par banque, caisse sont classe selon le fournisseur mais aussi que les liquidations sont classes selon l’ordre chronologique ;
• Préparer le journal pour l’allocation des couts partages (SPCA) ainsi que la feuille de calcul SPCA chaque mois à la réception du backup provisoire;
• Poster tous les journaux de clôture bimensuelle dans sun après validation dans Q&A et envoyer l’extraction aux Finances Managers en vue de leur permettre de finaliser les rapports BVA ;
• Assurer la mise à niveau des assistants financiers par diverses orientations ;
• Assurer que tous les staffs présentent une feuille de temps (timesheet) chaque mois et que ces feuilles indiquent le code du projet ;
• Assurer que les paiements effectues sont en ligne avec le budget approuve par le bailleur ;
• Assurer que les paiements à effectuer figurent dans le budget de financement approuvé par le bailleur ; 
• Parcourir chaque semaine la liste des transactions dans les livres de banque et de caisse et identifier les éléments qui ne doivent pas figurer dans la facture à soumettre au bailleur ;
• Assurer que les documents de supports des factures sont en place, les scanner chaque semaine et le soumettre a la hiérarchie, selon le calendrier agréé.